Cải tiến năng suất thông qua công cụ 5S

Hiện nay, sự phát triển của xã hội dẫn đến nhu cầu về chất lượng cuộc sống của con người tăng cao trong đó môi trường làm việc chính là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất lao động của nhân viên trong các doanh nghiệp. Từ đó, phương pháp cải tiến môi trường làm việc 5S ra đời, đây là phương pháp quản lý sắp xếp nơi làm việc và được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota, Nhật Bản.

5S là tập hợp 5 từ của tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke. Về bản chất, những từ này có nghĩa như sau: Seiri – phân biệt những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc rồi loại bỏ thứ không cần thiết; Seiton – sắp xếp những thứ còn lại sau khi seiri theo một trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho sử dụng; Seiso – vệ sinh và giữ gìn cho máy móc, môi trường làm việc sạch sẽ; Seiketsu – luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên 3 bước trên; Shitsuke – tạo cho mọi người thói quen tuân thủ quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S.

5S hiện trở thành thuật ngữ chung được phổ biến và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi đưa vào Việt Nam, 5S được dịch sang tiếng Việt với các cụm từ: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng. Hiểu đơn giản, 5S là cụm 5 từ tiếng Nhật thể hiện một triết lý, phương pháp làm việc nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí, đảm bảo an toàn, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Để triển khai 5S, doanh nghiệp cần tuân thủ theo PDCA và thực hiện từng bước một. 5S không phải chương trình ngắn hạn, càng không phải là một trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của mọi người với tinh thần không ngừng cải thiện và sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp. 

Một kế hoạch tổng thể để triển khai hoạt động 5S gồm các phần việc sau: Phần 1 - Chuẩn bị; Phần 2 - Khởi động 5S; Phần 3 – Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày; Phần 4 – Đánh giá định kỳ.

Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang áp dụng công cụ này nhằm nâng cao chất lượng và môi trường làm việc cũng như thúc đẩy năng suất công việc của nhân viên trở nên hiệu quả hơn.

5S đã được chứng minh là một mô hình giúp loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc. 5S tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái, giảm thiểu các chi phí hoạt động, và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động. Việc thường xuyên áp dụng phương pháp 5S sẽ khuyến khích tinh thần tập thể, mọi người làm việc với thái độ tích cực, có ý thức và trách nhiệm hơn, năng suất chất lượng công việc của doanh nghiệp được gia tăng đáng kể. Từ đó tạo dựng, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng.

Có thể nói, 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng mang lại giá trị hiệu quả trong thực tế. Triết lý của tiêu chuẩn 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để nâng cao năng suất chất lượng, áp dụng tiêu chuẩn 5S và rèn luyện 5S hàng ngày là việc nên làm.

5S là chữ cái viết tắt của năm từ đều bắt đầu bằng chữ S. Gồm:

Seri (sàng lọc): là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

Seiton (sắp xếp): là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng.

Seiso (sạch sẽ): là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.

Seiketsu (săn sóc): là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn.

Shitsuke (sẵn sàng): giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.