Tạo ra sự cân bằng, chuẩn hóa giữa hiệu quả vận hành

KPI có nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc có thể định lượng được để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu hoặc đối tượng cụ thể. Chỉ số này cho biết các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của họ, xác định xem có đang đi đúng hướng đi đạt được kết quả mong muốn hay không.

KPI có thể bao gồm lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm... Việc phân tích KPI thường xuyên giúp cung cấp một cái nhìn tổng quan chắc chắn về hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, nhằm có những điều chỉnh cần thiết.

Ngành sản xuất vận tải với đặc thù vừa sản xuất, vừa cung ứng dịch vụ, càng cần đến KPI để tạo ra sự cân bằng giữa hiệu quả vận hành, sự an toàn, trải nghiệm khách hàng.

KPI hướng tới mục tiêu đo lường hiệu suất theo thời gian thực, từ đó giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được sự vận hành của từng bộ phận, từng công đoạn sản xuất vận tải. Trong lĩnh vực sản xuất phương tiện vận tải như lắp ráp xe tải, xe buýt, tàu thủy hay toa xe đường sắt, cũng như các doanh nghiệp vận tải hàng hóa, hành khách, hệ thống KPI có thể được xây dựng xoay quanh năng suất, chất lượng và chi phí, an toàn. Các chỉ số này giúp doanh nghiệp nhận diện chính xác tình trạng vận hành, mức độ hoàn thành mục tiêu, đồng thời điều chỉnh kịp thời để tránh lãng phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Việc thiết lập và theo dõi KPI tạo ra một cơ chế quản trị minh bạch, nơi mọi bộ phận đều nhìn thấy trách nhiệm của mình và mức độ đóng góp cho thành quả chung. Khi KPI được áp dụng xuyên suốt từ khâu sản xuất, bảo dưỡng đến vận hành và dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực, duy trì tính cạnh tranh và hướng tới phát triển bền vững.

4 bước triển khai KPI

Để hoàn thiện công tác triển khai KPI cần qua 4 bước: đo lường, phân tích, giải pháp và điều chỉnh.

Thứ nhất là đo lường: Nếu có thể, bộ phận thực hiện đo lường nên được thực hiện độc lập để số liệu có tính khách quan, chính xác. Chẳng hạn việc đo lường tỷ lệ lỗi của sản phẩm cần được thực hiện bởi đơn vị độc lập với bộ phận sản xuất, ví dụ như bởi Phòng Kiểm định (nhiều nơi gọi là Phòng KCS).

Mục tiêu đưa ra có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng con số, diễn ra thường xuyên. Nói cách khác, việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng; luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Thứ hai là phân tích kết quả: Sau khi có kết quả KPI, các chỉ số phàn nàn của khách hàng, cần xác minh được chính xác nguồn gốc của những lỗi đó. Những lỗi này do những phòng ban nào liên quan, nguồn gốc xuất phát từ những lỗi này.

Thứ ba là giải pháp: Người đứng đầu của mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc.

Thứ tư là điều chỉnh/cải tiến: Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Theo một số chuyên gia quản trị doanh nghiệp, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp là rất cần thiết, đặc biệt là những công ty có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc.

Doanh nghiệp ngành vận tải áp dụng KPI thành công 

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp ngành sản xuất vận tải đã bắt đầu ứng dụng KPI vào quản trị, qua đó thu được kết quả đáng khích lệ. Một trường hợp tiêu biểu là  Công ty CP tập đoàn Trường Hải (Thaco). Trong quá trình sản xuất lắp ráp ô tô, Thaco đã áp dụng hệ thống KPI chặt chẽ cho từng khâu: từ nhập kho linh kiện, lắp ráp, kiểm định chất lượng, đến phân phối ra thị trường. Chẳng hạn, KPI về tỷ lệ lỗi sản phẩm được đặt dưới 1% tổng số xe xuất xưởng, trong khi KPI về thời gian giao xe đúng hẹn đạt mức cam kết 95%. Nhờ những chỉ số quản trị này, tỷ lệ khiếu nại khách hàng giảm 20% chỉ sau hai năm, trong khi năng suất dây chuyền tăng thêm 15%.

Thaco đã áp dụng hệ thống KPI chặt chẽ cho từng khâu

Trải qua hơn 2 thập kỷ phát triển, Thaco đã trở thành tổ hợp sản xuất ô tô hàng đầu tại Việt Nam. Thaco sản xuất lắp ráp cho nhiều thương hiệu ô tô quốc tế như: KIA (Hàn Quốc), Mazda (Nhật Bản), Peugeot (Pháp), BMW (Đức), MercedesBenz (Đức), Iveco (Ý), Mitsubishi (Nhật). Hiện Thaco là doanh nghiệp ô tô có đầy đủ chủng loại sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng, từ xe du lịch, đến xe tải, xe bus, xe chuyên dụng.

Chủ tịch HĐQT Thaco Trần Bá Dương

Thông tin với báo chí, Chủ tịch HĐQT Thaco Trần Bá Dương cho biết, Thaco là tập đoàn công nghiệp đa ngành tư nhân tại Việt Nam. Sau gần 30 năm hình thành và phát triển, doanh nghiệp đã xây dựng một hệ sinh thái tích hợp, bền vững, với các lĩnh vực trọng yếu của nền kinh tế, bao gồm: Ô tô, Cơ khí & Công nghiệp hỗ trợ, Nông nghiệp, Đầu tư – Xây dựng, Thương mại – Dịch vụ và Logistics.

Thaco đã có quan hệ hợp tác sâu rộng và hiệu quả với các Tập đoàn và doanh nghiệp Hàn Quốc từ những ngày đầu thành lập đến nay. Năm 1997, Thaco nhập khẩu xe Tải, Bus cũ về tân trang và bán ra thị trường; năm 2001, nhận chuyển giao công nghệ sản xuất và lắp ráp xe tải, bus KIA; năm 2007, sản xuất và lắp ráp xe du lịch KIA. Đến nay, đã có hơn 390.000 xe du lịch và gần 200.000 xe tải thương hiệu KIA đã được bán tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu sang Ấn Độ, Thái Lan, Myanmar, Campuchia, đồng thời tiếp tục mở rộng thị trường xuất khẩu sang Dominica, UAE, Châu Phi…

Bên cạnh đó, Thaco đang hợp tác với hơn 50 doanh nghiệp Hàn Quốc trong công tác thiết kế và nhận chuyển giao công nghệ sản xuất linh kiện, phụ tùng ô tô với tỷ lệ nội địa hóa đối với xe bus đạt 70%, xe tải trên 60%, xe du lịch trên 45%, cùng với hệ thống jig (đồ gá), dây chuyền sản xuất & lắp ráp ô tô và tham gia xuất khẩu theo chỉ định của đối tác chuyển giao công nghệ. Đến nay, tổng giá trị kim ngạch xuất nhập khẩu của Thaco và các đối tác Hàn Quốc đạt hơn 380 triệu USD/năm, dự kiến hàng năm tăng 10 - 15%.

Dây chuyền lắp ráp ô tô tải tại của Thaco tại Quảng Nam

Thực hiện chiến lược nội địa hóa Ô tô, Cơ khí và Công nghiệp hỗ trợ và mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp Hàn Quốc, Thaco đã đầu tư trực tiếp vào Hàn Quốc thông qua Công ty SMT – Soosung Motors Technology tại tỉnh Gyeonggi, trong lĩnh vực thiết kế và sản xuất xe chuyên dụng và là đầu mối kết nối hợp tác giao thương giữa Thaco và cộng đồng doanh nghiệp Hàn Quốc.

Trong chiến lược 5 năm (2023 – 2027), Thaco xác định giai đoạn từ 2023 đến 2025 là triển khai nhằm hình thành “Mô hình sản xuất, kinh doanh & quản trị của Thaco và các Tập đoàn thành viên theo định hướng chiến lược đã đề ra là sản xuất kinh doanh quy mô lớn mang tính tích hợp & bổ trợ trên nền tảng công nghiệp và số hóa toàn diện".

Bãn lãnh đạo Thaco cho biết, doanh nghiệp đã hoàn thành mục tiêu trên sớm hơn 5 tháng với cấu trúc mới theo hướng tinh gọn cùng với kế hoạch chuyển đổi số một phần đến cuối năm 2025 này. Công việc tiếp theo rất quan trọng và tất yếu là thực hiện công tác nhân sự nhằm hình thành “Đội ngũ nhân sự lãnh đạo và quản lý các cấp theo hướng tinh gọn và phù hợp với phương thức quản trị trên nền tảng công nghiệp và số hóa toàn diện vào năm 2027.”

Với sứ mệnh “Mang lại giá trị cho khách hàng, đối tác và đóng góp vào sự phát triển kinh tế đất nước bằng tinh thần tận tâm phục vụ”, Thaco cam kết tiếp tục đẩy mạnh hợp tác trong các lĩnh vực ô tô, cơ khí, công nghiệp hỗ trợ, thương mại – dịch vụ, logistics, đồng thời sẵn sàng tiếp nhận chuyển giao công nghệ mới, tham gia các dự án chiến lược như đường sắt tốc độ cao, hệ thống tàu đô thị và các sản phẩm công nghệ cao, Chủ tịch HĐQT Thaco Trần Bá Dương thông tin.

Trong bức tranh cạnh tranh toàn cầu, năng suất và chất lượng chính là chìa khóa vàng để doanh nghiệp ngành sản xuất vận tải khẳng định vị thế. KPI không chỉ là công cụ quản lý hiện đại, mà còn là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, đo lường hiệu quả và cải tiến liên tục. Thực tiễn từ doanh nghiệp Việt Nam như Thaco đã chứng minh rằng, khi KPI được xây dựng khoa học và triển khai đồng bộ, hiệu quả sản xuất – vận tải được nâng cao rõ rệt, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đạt chuẩn quốc tế, từ đó góp phần thúc đẩy uy tín thương hiệu và sự phát triển bền vững.