Bộ quy tắc tối thiểu để đảm bảo môi trường sản xuất ổn định

Trong ngành sản xuất điện cơ, nơi các lắp ráp rotor, stator, cuộn dây, động cơ điện và hệ thống điều khiển đòi hỏi độ chính xác cao, bất kỳ lộn xộn, bụi bẩn hay dụng cụ sai vị trí nào đều có thể dẫn đến sai số kích thước, hỏng hóc cách điện hoặc lỗi cân bằng động.

5S tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất thiết bị

Phương pháp 5S gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng, có nguồn gốc từ Nhật Bản, ban đầu là một hệ thống quản lý nơi làm việc đơn giản, nhưng đã chứng minh hiệu quả vượt bậc trong ngành sản xuất. Khi được triển khai bài bản, 5S giúp doanh nghiệp tổ chức không gian làm việc khoa học, loại bỏ những lãng phí không cần thiết, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất thiết bị.

5S được xem như bộ quy tắc tối thiểu để đảm bảo môi trường sản xuất ổn định, an toàn và dễ kiểm soát. Khi thực hiện nghiêm túc, 5S không chỉ làm cho khu vực sản xuất “gọn gàng, sạch đẹp” mà còn trực tiếp giảm thiểu nguồn gây lỗi rút ngắn thời gian tìm kiếm dụng cụ, giảm tỷ lệ phế phẩm và cải thiện tinh thần làm việc của công nhân,  những yếu tố quyết định năng suất và chất lượng trong ngành điện cơ.

Thuận lợi khi áp dụng 5S trong doanh nghiệp điện cơ

Trước hết, 5S giúp giảm thiểu lỗi do thao tác và lắp ráp. Khi dụng cụ và linh kiện được sắp xếp theo chuẩn, công nhân ít có khả năng dùng sai chi tiết hoặc lắp ngược. Với các chi tiết nhỏ như lá thép rotor, ốc vít bắt dây, hoặc vòng bi, việc phân loại và đánh dấu rõ ràng làm giảm lỗi lẫn lộn, đặc biệt ở các dây chuyền làm việc theo đơn vị nhỏ.

Thứ hai, 5S rút ngắn thời gian chu trình sản xuất. Trong một xưởng điện cơ, thời gian mất đi để tìm dụng cụ, kiểm tra thông số hay di chuyển chi tiết giữa các trạm có thể chiếm phần lớn thời gian không tạo ra giá trị. Khi trạm có vị trí tiêu chuẩn cho từng dụng cụ, thời gian chuẩn bị và chuyển đổi giữa các lệnh sản xuất giảm đáng kể, giúp tăng công suất thực tế của máy móc và nhân công.

Thứ ba, 5S hỗ trợ kiểm soát chất lượng và bảo trì. Một khu vực sạch sẽ, được quan sát thường xuyên giúp phát hiện sớm các tình trạng bất thường như rò rỉ dầu, phát nhiệt bất thường ở ổ bi, bụi tích tụ ảnh hưởng cách điện, từ đó giảm sự cố lớn và chi phí sửa chữa. Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa lưu trữ các tiêu chuẩn kiểm tra giúp các bộ phận thực hiện kiểm tra lặp lại đồng nhất.

Thứ tư, 5S góp phần nâng cao an toàn lao động và hình ảnh doanh nghiệp. Trong sản xuất điện cơ, nguy cơ chập cháy do bụi và dầu, tai nạn do dây điện lộ, v.v., luôn tồn tại. Các biện pháp 5S giảm rủi ro này, đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác khi họ đến tham quan nhà máy.

Khó khăn và thách thức khi triển khai 5S

Dù lợi ích rõ rệt, hành trình triển khai 5S không ít trở ngại. Một trong những khó khăn lớn nhất là thay đổi thói quen và văn hóa làm việc. Đối với nhiều công nhân lâu năm, việc phải làm mới cách sắp xếp dụng cụ, tuân thủ và chịu giám sát chặt chẽ ban đầu thường gặp phản kháng thụ động hoặc chỉ làm hình thức khi có kiểm tra.

Thách thức thứ hai là duy trì tính bền vững của 5S. Nhiều doanh nghiệp tổ chức một chương trình 5S rầm rộ trong vài tháng, sắp xếp lại xưởng và treo biển hướng dẫn, nhưng sau đó sự cẩu thả dần quay trở lại khi lãnh đạo không duy trì kiểm tra định kỳ và khen thưởng. 5S chỉ thực sự chuyển thành văn hóa khi được lồng vào KPI hàng ngày, hàng tuần của tổ sản xuất.

Thứ ba, chi phí và thời gian ban đầu để chuẩn hóa có thể khiến ban quản trị đắn đo. Việc mua kệ, dụng cụ chuyên dụng, thẻ nguyên vật liệu, hay đầu tư cho đào tạo và hệ thống 5S tốn thời gian và tiền bạc, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên đây là chi phí đầu tư mang tính nền tảng; nếu không tính toán đúng, doanh nghiệp dễ bỏ dở trước khi thấy tác quả.

Cuối cùng, ở những xưởng có đa dạng sản phẩm, việc thiết kế bố cục sản xuất tối ưu cho từng dòng sản phẩm là bài toán phức tạp. Những nhà máy làm theo đơn đặt hàng có thể phải thay đổi bố trí thường xuyên, làm giảm hiệu quả của các công việc chuẩn hóa.

Doanh nghiệp áp dụng có những thuận lợi và khó khăn

Thực tế từ Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng từng bước đa dạng hóa các loại hình sản phẩm, dịch vụ, thương mại phù hợp với thế mạnh của đơn vị, liên kết cùng các cơ quan chuyên nghành nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm xanh, tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường. 

Áp dụng 5S, Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng có những thuận lợi như sau:

Đa dạng các loại hình sản phẩm: Đơn vị sản xuất nhiều loại quạt (quạt bàn, quạt hộp, quạt đứng, treo tường, quạt hút, đảo trần, công nghiệp,…) cũng như lồng quạt và linh kiện. Việc có nhiều chủng loại, nhiều chi tiết nhỏ sẽ được hưởng lợi lớn từ việc sắp xếp hợp lý – khi mọi vật tư, linh kiện đều được bố trí rõ ràng, nhãn mác dễ tìm, giảm thời gian tìm kiếm, giảm nhầm lẫn.

Hai thương hiệu "Phong Lan"cho dòng quạt dân dụng và "GALE" cho dòng quạt công nghiệp. Sản phẩm của Điện cơ Hải Phòng vẫn giữ vững vị trí là sản phẩm vàng trong lòng người tiêu dùng trên cả nước. Sản lượng hàng năm tăng từ 15-20%, doanh thu tăng gấp 10 lần so với năm bắt đầu cổ phần hóa doanh nghiệp

Tăng giá thành cạnh tranh: Áp dụng 5S giúp Điện cơ Hải Phòng giảm lãng phí, hạn chế hao hụt linh kiện, vật tư, hạn chế thời gian chết của máy do bừa bãi, vệ sinh kém, qua đó đóng góp vào việc giảm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu suất lao động, tăng lợi thế cạnh tranh về giá – chất lượng.

Chất lượng sản phẩm được cải thiện: Sản phẩm điện – quạt điện yêu cầu độ an toàn, độ ổn định cao; lồng quạt, vật tư nhỏ nếu bị sai sót trong khâu xử lý, lắp ráp có thể ảnh hưởng tới độ ồn, độ cân bằng, độ bền, độ an toàn điện. 5S giúp giảm sai sót do môi trường làm việc hỗn loạn, tăng độ chính xác trong lắp ráp, kiểm soát chất lượng từng bộ phận nhỏ.

Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Với sản phẩm dân dụng và công nghiệp, khách hàng và đại lý đều quan tâm không chỉ chất lượng, mà cả hình thức – môi trường sản xuất, mặt bằng sản xuất – như là minh chứng cho sự nghiêm túc, đáng tin cậy. Việc áp dụng 5S rõ rệt sẽ nâng cao uy tín, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác, đồng thời hỗ trợ trong việc mở rộng thị trường, đại lý.

Những khó khăn:

Gặp gián đoạn về thói quen nhân sự: Với số lượng sản phẩm lớn và nhiều loại linh kiện, có nhiều công nhân, nhiều bộ phận khác nhau (sản xuất, lắp ráp, đóng gói, kho, bảo trì,...), việc thay đổi thói quen làm việc cũ, từ việc để linh kiện bừa bộn, đặt sai chỗ, không dán nhãn,… sang môi trường 5S đòi hỏi thời gian và sự luyện tập. Nhân viên lâu năm có thể không dễ chấp nhận, nếu chưa thấy lợi ích rõ ràng ngay lập tức.

Trụ sở Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng

Áp lực tài chính: Để triển khai 5S tốt, Điện cơ Hải Phòng sẽ phải đầu tư vào đào tạo nhân viên, mua sắm thiết bị lưu trữ, khung kệ, thùng chứa phân loại, nhãn dán, sơn kẻ đường đi trong nhà xưởng, biển chỉ dẫn, phương tiện vệ sinh… … Tất cả những cái này có thể là một áp lực tài chính nếu công ty chưa dành ngân sách phù hợp.

Đặc thù sản phẩm: Với nhiều loại linh kiện nhỏ, vật liệu hỗn hợp (nhựa, kim loại), các thành phần đóng gói khác nhau thì việc phân loại – sắp xếp – vệ sinh cần rất chi tiết. Khó ở chỗ là khi số lượng linh kiện lớn, chủng loại khác nhau, việc đảm bảo mỗi loại được bảo quản đúng cách, tránh lẫn lộn, tránh hư hại hay nhiễm bụi không dễ. Sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Áp lực sản xuất & tiến độ: Trong mùa cao điểm đặt hàng hoặc các đơn hàng lớn, ưu tiên thường là đạt tiến độ giao hàng. Việc dành thời gian cho việc thực hiện đúng 5S (vệ sinh, sắp xếp, duy trì trật tự) đôi khi bị xem là “chậm”, dẫn tới tình trạng dồn việc làm 5S khi có thời gian rảnh, hoặc bỏ qua để hoàn thành đơn hàng. Nếu công ty không cân bằng được giữa đảm bảo tiến độ và thực hiện 5S, sẽ khó duy trì được hiệu quả lâu dài.

Như vậy, 5S là công cụ cơ bản nhưng quyền lực đối với ngành sản xuất điện cơ, nó tác động trực tiếp tới những yếu tố then chốt như sai số lắp ráp, thời gian chu trình, an toàn và khả năng kiểm soát chất lượng. Với doanh nghiệp nhỏ, bắt đầu 5S với một dây chuyền tiêu, sau khi thấy kết quả, mở rộng dần ra các phân xưởng khác. Quan trọng là không biến 5S thành “thi đua hình thức”mà phải mang tính xây dựng, tập trung ghi nhận và hỗ trợ khắc phục chứ không chỉ phạt. 

Lợi ích của 5S được thấy rõ khi doanh nghiệp cam kết chiến lược, triển khai bài bản và biến quy tắc thành thói quen. 5S là nền tảng cho chuyển đổi năng suất và nâng tầm chất lượng cạnh tranh trên thị trường. Với một lộ trình thực hiện hợp lý, KPI rõ ràng và sự tham gia thực chất của công nhân, 5S sẽ tiếp tục là bước khởi đầu hiệu quả cho mọi dự án cải tiến lớn trong nhà máy điện cơ.