Doanh nghiệp ngành thiết bị gia dụng chuyển mình nhờ VSM

VSM (Quản lý chuỗi giá trị) là một phương pháp hiểu một quy trình theo các hoạt động tạo ra giá trị (so với các hoạt động không tạo ra giá trị như chờ xử lý, di chuyển trong cơ sở, thời gian thiết lập, làm lại, phân loại...) từ đó thiết kế, cải tiến trạng thái với ít lãng phí hơn và thời gian thực hiện ngắn hơn.

VSM là phương pháp trực quan nhằm phân tích và thể hiện dòng chảy của nguyên vật liệu, thông tin và hoạt động từ đầu vào cho đến khi sản phẩm hoàn thiện. Không chỉ là một sơ đồ mô tả quy trình, VSM cho thấy rõ đâu là hoạt động tạo giá trị và đâu là lãng phí trong chuỗi sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một bản đồ hiện trạng (Current State Map), từ đó thiết kế bản đồ tương lai (Future State Map) để hướng tới hệ thống vận hành tinh gọn hơn, hiệu quả hơn.

Một ví dụ điển hình trong ngành thiết bị gia dụng là Công ty TNHH Điện cơ Aidi - doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng điện gia dụng, đến nay, các sản phẩm của Công ty TNHH Điện cơ Aidi (Hưng Yên) đã được tiêu thụ rộng rãi trên thị trường trong và ngoài nước với các mặt hàng chủ lực như quạt điện, nồi cơm điện, chảo lẩu, bếp từ, chảo chống dính và ấm đun nước siêu tốc...Trước khi áp dụng VSM, Aidi đối mặt với nhiều vấn đề điển hình như tồn kho linh kiện cao, thời gian sản xuất kéo dài, tỷ lệ lỗi sản phẩm sau lắp ráp lớn và quy trình kiểm tra chất lượng chồng chéo, thiếu nhất quán. Quy trình sản xuất của công ty bao gồm hơn 15 công đoạn: từ ép nhựa, sơn vỏ, cuốn dây motor, lắp ráp cơ khí, kiểm tra mạch điện đến khâu đóng gói. Tuy nhiên, chuỗi này vẫn vận hành khá rời rạc, mỗi bộ phận hoạt động như một “ốc đảo” riêng biệt mà thiếu sự phối hợp về mặt dữ liệu và lịch sản xuất.

Cải tiến toàn diện để tăng năng suất và chất lượng

Nhận thấy sự cần thiết phải cải tiến toàn diện để tăng năng suất và chất lượng, Ban giám đốc Aidi đã phối hợp với nhóm tư vấn cải tiến của một viện năng suất trong nước để triển khai công cụ VSM. Bước đầu, doanh nghiệp thực hiện khảo sát chi tiết từng công đoạn, từ thời gian chu trình sản xuất, lưu lượng sản phẩm, tỉ lệ lỗi cho đến thời gian chờ giữa các bộ phận. Bản đồ dòng giá trị hiện tại (Current State Map) chỉ ra rằng chỉ khoảng 11% tổng thời gian chu trình là thời gian thực sự tạo giá trị, phần còn lại bị chiếm bởi các hoạt động chờ, di chuyển, kiểm tra lặp lại và tồn kho bán thành phẩm.

Đặc biệt, bộ phận lắp ráp motor và bộ phận kiểm tra điện hoạt động thiếu đồng bộ. Trong nhiều ca sản xuất, sản phẩm phải chờ trung bình 2-3 tiếng để đến lượt kiểm tra, làm gián đoạn nhịp sản xuất và gây lãng phí nhân công. Ngoài ra, việc sản xuất theo kế hoạch đẩy (push system) cũng khiến nhiều thành phẩm sản xuất ra không phù hợp với nhu cầu thực tế, dẫn đến tồn kho tăng, dòng tiền bị khóa và chi phí lưu kho cao.

Từ những phát hiện đó, bản đồ dòng giá trị tương lai (Future State Map) đã được thiết kế lại với các giải pháp cụ thể: bố trí lại mặt bằng sản xuất theo hướng sản xuất theo nhóm (cell layout), áp dụng cơ chế kéo (pull system) dựa trên đơn hàng thực tế, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận và cải tiến quy trình kiểm tra bằng việc tích hợp phần mềm theo dõi lỗi sản phẩm. Hệ thống kanban nội bộ cũng được thiết lập để kiểm soát luồng nguyên vật liệu, đảm bảo cung ứng “đúng lúc, đúng số lượng”.

Nhờ áp dụng VSM, doanh nghiệp đã nâng cao được nhiều dòng sản phẩm chất lượng

Sau một thời gian triển khai, Aidi đạt được nhiều kết quả tích cực: thời gian chu trình trung bình giảm 30%, mức tồn kho linh kiện giảm 45%, tỷ lệ lỗi sau lắp ráp giảm từ 4,3% xuống còn 1,6%, đồng thời số ca giao hàng đúng hẹn tăng hơn 25% so với cùng kỳ. Đặc biệt, tinh thần cải tiến nội bộ được nâng cao khi người lao động ở các tổ sản xuất tích cực tham gia vào việc giám sát dòng giá trị và đề xuất sáng kiến cải tiến nhỏ hàng tuần.

Tuy nhiên, hành trình áp dụng VSM của Aidi không hoàn toàn suôn sẻ. Rào cản lớn nhất chính là văn hóa tổ chức. Một bộ phận cán bộ kỹ thuật trung cấp và tổ trưởng ca có tâm lý e ngại sự thay đổi, cho rằng “làm thế này đã quen rồi”, hoặc “đổi chỗ máy móc sẽ gây rối loạn sản xuất”. Bên cạnh đó, thời gian đầu việc đo lường dữ liệu để lập bản đồ cũng gặp khó khăn do thiếu hệ thống ghi chép chuẩn hóa, dẫn đến sai lệch và mất thời gian hiệu chỉnh. Ngoài ra, như nhiều doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ khác, Aidi cũng gặp khó khăn trong việc duy trì sự tham gia liên tục của các bộ phận khi áp lực sản xuất gia tăng. Việc duy trì các buổi họp cải tiến và phân tích VSM định kỳ đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo để không bị gián đoạn giữa chừng.

Thông tin với báo chí, ông Vũ Văn Trạc, Giám đốc Công ty TNHH Điện cơ Aidi, chia sẻ, Công ty đặc biệt chú trọng công tác xây dựng thương hiệu, coi đó là sự sống còn của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo và công nhân luôn hướng về khách hàng, thấu hiểu nhu cầu khách hàng nên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Bên cạnh đó, Công ty xác định điện gia dụng là sản phẩm hàng hóa luôn phải chịu sự cạnh tranh khốc liệt với các mặt hàng giá rẻ nhập lậu. Do đó, muốn đứng vững trên thị trường thì sản phẩm của Aidi phải đạt 3 tiêu chí là chất lượng, giá thành và sự đa dạng. Để làm được điều đó, cùng với việc kết hợp đồng bộ các biện pháp hợp lý hóa sản xuất, Aidi luôn nỗ lực huy động mọi nguồn lực, đầu tư chiều sâu công nghệ vào các sản phẩm mới để đạt mục tiêu đa dạng hóa sản phẩm.

Tóm lại, hành trình của Công ty TNHH Điện cơ Aidi là minh chứng sống động cho việc một doanh nghiệp sản xuất thiết bị gia dụng có thể chuyển mình mạnh mẽ nhờ áp dụng đúng công cụ, đúng cách và với tinh thần cải tiến thực chất. VSM – không chỉ là một công cụ bản đồ hóa quy trình – mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp thấy rõ mình đang ở đâu, nên đi về đâu và bằng cách nào để đạt hiệu quả nhất.