Lợi ích việc tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng

Hệ thống quản lý tích hợp (IMS - Integrated Management System) là tích hợp tất cả các hệ thống, quy trình của một tổ chức thành một khung hoàn chỉnh, cho phép một tổ chức hoạt động như một đơn vị duy nhất với các mục tiêu thống nhất. Theo đó, việc sáp nhập này giúp doanh nghiệp (DN) hợp lý hóa công tác quản lý, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả...

Hiện nay, đa phần DN chưa có khả năng tự cải tiến và chuẩn hóa các công việc hàng ngày với quy trình cụ thể để hướng đến một mục tiêu, chính sách nhất định. Khi quy mô hoạt động ngày càng lớn dần, với cách vận hành tự phát sẽ dẫn đến thiếu sự bài bản, không chuyên nghiệp, kiểm soát thiếu chặt chẽ sẽ gây ra một số vấn đề tại DN như: sản phẩm lỗi, khiếu nại của khách hàng, không có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức, thay đổi thường xuyên các hoạt động...

Trước thực trạng này, DN cần áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Việc áp dụng và được chứng nhận của bên thứ 3 về các tiêu chuẩn này bước đầu đã giúp doanh nghiệp củng cố lại và xây dựng được hệ thống một cách bài bản, góp phần vào việc cung cấp sản phẩm một cách ổn định về mặt chất lượng. Việc này đáp ứng tính hiệu lực của hoạt động quản lý, tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng và được chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện cải tiến hệ thống của mình.

Mặt khác, các tiêu chuẩn Hệ thống quản lý mang tính “phổ quát” cao. Chúng được xây dựng để áp dụng cho mọi loại hình hoạt động của các tổ chức. Các tiêu chuẩn này chỉ đưa ra yêu cầu “phải làm gì” nhưng không hướng dẫn “phải làm như thế nào”. Việc tìm một phương pháp, kỹ thuật, cách thức, công cụ vừa phù hợp với thực tế hoạt động vừa đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn là trách nhiệm của tổ chức. 

Hiện nay nhiều tổ chức đã đạt chứng nhận cùng một lúc cho nhiều tiêu chuẩn như: ISO 9001, ISO 22000, HACCP hay ISO 9001 và ISO 14001... Việc chứng nhận này được thực hiện bởi các tổ chức độc lập giúp tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác trên thị trường. Tuy nhiên về lâu dài và trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường như ngày nay, yếu tố chất lượng sản phẩm/dịch vụ có thể đảm bảo giữ chân khách hàng nhưng chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài. Vấn đề đặt ra lúc này là làm sao giảm thiểu chi phí hoạt động, hạ giá thành sản phẩm và tạo nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng.

Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường hiện nay, yếu tố chất lượng sản phẩm, dịch vụ chưa đủ để giữ chân được khách hàng. Để phát triển, doanh nghiệp cần giảm được chi phí hoạt động, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng suất lao động, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng. Đây chính là mấu chốt, yếu tố vô cùng quan trọng để DN tồn tại. Nói cách khác, DN ngoài đảm bảo tính hiệu lực còn phải có tính hiệu quả của hoạt động quản lý. Thực tế cho thấy, các DN đều mong muốn điều này, tuy nhiên, chưa nhiều DN biết cách để giảm thiểu chi phí, gia tăng năng suất lao động.

Trước thực tế này, vai trò của các công cụ cải tiến năng suất chất lượng trở nên quan trọng. Tích hợp hệ thống quản lý kết hợp các công cụ cải tiến năng suất chất lượng đang được ứng dụng trên toàn thế giới nhằm đảm bảo cho DN vận hành tác nghiệp một cách hiệu quả. Với mỗi DN khác nhau, việc áp dụng, tích hợp công cụ nâng cao năng suất sẽ không giống nhau tùy thuộc vào ngành nghề sản xuất, kinh doanh. Nhờ các công cụ này giúp các DN giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất, tiết kiệm nhân lực, thời gian, nguyên, nhiên liệu, năng lượng và cải tiến năng suất đáng kể.

Hiện nay, chưa có nghiên cứu nào áp dụng công cụ năng suất chất lượng để giải quyết các điều khoản hay một nhóm điều khoản nào đó của hệ thống mà chỉ ở mức độ áp dụng riêng lẻ các hệ thống quản lý hoặc công cụ cải tiến năng suất chất lượng (5S, KPI, Lean, Kaizen, QCC, 7 QC Tool...). Vì vậy, cần có phương án tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng để hướng dẫn DN và các chuyên gia tư vấn thực hiện việc tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng tại DN.

Công ty TNHH Tamayoshi Việt Nam áp dụng thành công HTQL tích hợp chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015

Một hệ thống quản lý tích hợp của 2 hay nhiều tiêu chuẩn với công cụ năng suất chất lượng sẽ bao gồm: các chính sách, mục tiêu, nguồn lực, mối quan tâm bên ngoài và bên trong tổ chức, các quá trình, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo được áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Khi đó, việc duy trì áp dụng tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng sẽ giúp DN tối ưu các nguồn lực, mang lại lợi ích về tính hiệu lực của các hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm và sức khỏe nghề nghiệp; làm giảm thiểu sự không đồng nhất giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ, giảm nhẹ hệ thống tài liệu, rút ngắn được thời gian so với áp dụng hệ thống riêng lẻ; kiểm soát các quá trình; hạn chế rủi ro, sự cố về vệ sinh an toàn thực phẩm về môi trường, tai nạn lao động... Từ đó nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của DN; tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý; xác định được hiệu quả công tác quản lý một cách toàn diện: giảm thiểu các sai lỗi, sản phẩm không phù hợp; cải tiến quy trình hoạt động sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng; đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo luật định...

Điều này còn giúp DN chứng minh với khách hàng tinh thần trách nhiệm với định hướng phát triển bền vững; đồng hành cùng cộng đồng, xã hội và bảo vệ môi trường; tăng doanh thu và lợi nhuận cho DN; tăng thu nhập đối với người lao động...

Hiện nay, số lượng doanh nghiệp áp dụng Hệ thống quản lý (HTQL) Chất lượng ISO 9001:2015, HTQL Môi trường ISO 14001:2015 cùng các công cụ cải tiến năng suất chất lượng ngày càng gia tăng. Việc áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ cải giúp doanh nghiệp vận hành và kiểm soát một toàn diện, chặt chẽ và gọn nhẹ nhất. Cụ thể hơn, mọi công việc, hoạt động của doanh nghiệp sẽ được tiêu chuẩn hóa thông qua hệ thống các quy trình, tài liệu cũng như biểu mẫu cụ thể. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các sai sót hay các nguy cơ tiềm tàng nhằm đưa ra những quyết định kịp thời và phù hợp.

Công ty TNHH Tamayoshi Việt Nam (Tamayoshi) là một công ty hoạt động trong lĩnh vực gia công kim loại tấm, với 18 năm hình thành và phát triển, kết hợp với sự hỗ trợ từ phía công ty mẹ đã có 60 năm kinh nghiệm trong ngành, Tamayoshi đã xây dựng được đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao, dây chuyền sản xuất hiện đại, đảm bảo cung cấp những sản phẩm có chất lượng tốt nhất đến tay khách hàng.

Tuy nhiên, không dừng tại đó, với mong muốn ngày càng tự hoàn thiện bản thân hơn nữa, công ty luôn luôn tìm tòi, học hỏi những cái mới để dần dần nâng cao hơn chất lượng sản phẩm, dịch vụ khi đến tay khách hàng.

Đứng trước cơ hội đó, và dựa trên xu hướng của Việt Nam và thế giới cũng như của khách hàng, công ty Tamayoshi mong muốn áp dụng HTQL tích hợp chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 kết hợp QCC để vừa có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp vừa giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường, thu hút được thêm nhóm khách hàng mới, góp phần vào sự phát triển bền vững của đất nước.

Sau 8 tháng triển phối hợp với nhóm chuyên gia tư vấn cũng với sự quan tâm và theo dõi dự án sát sao của ban lãnh đạo, Công ty Tamayoshi đã triển khai áp dụng thành công HTQL tích hợp chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 theo đúng dự định đề ra.

Thông qua áp dụng HTQL tích hợp đã giúp cho doanh nghiệp đạt được các hiệu quả thấy rõ: Xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng và môi trường từ đó làm tăng sự uy tín, hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu tác động xấu đến môi trường; Nhân viên hiểu và xác định được các khía cạnh môi trường, phân tích được khía cạnh môi trường có ý nghĩa, xác định được các rủi ro trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng được kế hoạch, hành động kiểm soát phù hợp; Hệ thống tài liệu được xây dựng đáp ứng tiêu chuẩn giúp gia tăng hiệu quả quản lý, giảm sự cồng kềnh, không thống nhất cho hệ thống tài liệu; Các cán bộ công nhân viên đã có nhận thức cơ bản về tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và QCC thông qua các khóa đào tạo nhận thức và bài kiểm tra để củng cố kiến thức; Nhân viên hiểu về đánh giá viên nội bộ và cách thức để thực hiện tổ chức đánh giá nội bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 trong công ty.

Sau khi p dụng thành công HTQL tích hợp chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015, công ty không chỉ có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình, giảm thiểu phàn nàn không mong muốn từ khách hàng mà còn có thể kiểm soát và giải quyết các vấn đề về môi trường của công ty, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới, mở rộng thị phần, góp phần vào sự phát triển bền vững chung.