Cải tiến hệ thống quản lý môi trường cho tổ chức, doanh nghiệp với bộ tiêu chuẩn ISO 14001

Hệ thống quản lý môi trường cung cấp cho các tổ chức/doanh nghiệp khuôn khổ để bảo vệ môi trường và ứng phó với các thay đổi của điều kiện môi trường cân bằng với nhu cầu về kinh tế xã hội. Một cách tiếp cận có hệ thống đến quản lý môi trường có thể cung cấp cho cấp quản lý cao nhất các thông tin để xây dựng thành công trong thời gian dài và tạo ra các lựa chọn để đóng góp cho sự phát triển bền vững.

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 về hệ thống quản lý môi trường quy định yêu cầu cho phép một tổ chức/doanh nghiệp đạt được các kết quả dự kiến đặt ra cho hệ thống quản lý môi trường của mình. Tiêu chuẩn này cũng như các tiêu chuẩn quốc tế khác không có ý định dùng để tăng hoặc thay đổi yêu cầu pháp lý của tổ chức/doanh nghiệp.

Áp dụng ISO 14001:2015 giúp nâng cao năng lực quản lý các khía cạnh môi trường thông qua chương trình hành động vì môi trường được triển khai trong toàn doanh nghiệp (DN). Bên cạnh đó, kiểm soát tốt hơn các tình trạng khẩn cấp về môi trường của DN thông qua các thủ tục quản lý tình trạng khẩn cấp; Nâng cao năng lực đáp ứng các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác; Ứng xử có trách nhiệm với cộng đồng; Thể hiện phù hợp với các yêu cầu luật định ở hiện tại và tương lai, tuân thủ các quy định về môi trường ở từng nước.

Tăng sự tham gia của lãnh đạo và nhân viên vào quản lý môi trường; Tiết kiệm chi phí về rác thải, tái chế và tiêu thụ; Tạo ưu thế hơn các đối thủ khi thầu các dự án kinh doanh mới; Quản lý các mối nguy về môi trường; Chứng minh rằng tổ chức của bạn là một tổ chức có trách nhiệm với tương lai; Giúp nhân viên nhận thức tốt hơn rằng họ đang làm việc trong một tổ chức thân thiện với môi trường.

Nâng cao uy tín của công ty và sự tin tưởng của các bên liên quan thông qua chiến lược truyền thông; Đạt được mục tiêu chiến lược kinh doanh bằng cách kết hợp các vấn đề môi trường vào quản lý kinh doanh; Cung cấp lợi thế về tài chính và lợi thế cạnh tranh thông qua hiệu quả cải tiến và giảm chi phí; Khuyến khích các hoạt động môi trường tốt hơn bằng cách tích hợp chúng vào hệ thống kinh doanh của tổ chức.

Các bước triển khai xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001: Bước 1: Xây dựng chính sách môi trường. Chính sách môi trường là kim chỉ nam cho việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý môi trường của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình. Do vậy, chính sách cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc tuân theo yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Đây là giai đoạn đầu của cấu trúc HTQLMT, là nền tảng để xây dựng và thực hiện HTQLMT. Chính sách môi trường phải được xem xét thường xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ.

Bước 2: Lập kế hoạch về quản lý môi trường. Đây là giai đoạn lập kế hoạch trong chu trình PDCA: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Đánh giá. Giai đoạn lập kế hoạch được thiết lập một cách hiệu quả là khi tổ chức phải đạt được sự tuân thủ với các yêu cầu về pháp luật và tuân thủ với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và những mong đợi kết quả môi trường do chính mình lập ra.

Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: Xác định yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác về môi trường mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ, các yêu cầu này có thể bao gồm: các yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của khu vực/tỉnh/ngành; các yêu cầu pháp luật của chính quyền địa phương;

Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa: Tổ chức cần xác định các khía cạnh môi trường trong phạm vi HTQLMT của mình, có tính đến đầu vào và đầu ra. Đây là hoạt động rất quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng HTQLMT. Khi xác định khía cạnh môi trường cần tính đến các hoạt động, quá trình kinh doanh có liên quan đến khí thải, nước thải, chất thải rắn, chất thải nguy hại… hay các vấn đề về ô nhiễm môi trường không khí, môi trường nước mặt, môi trường đất và nước ngầm… sử dụng nguyên liệu thô và nguồn tài nguyên thiên nhiên, các vấn đề môi trường của địa phương và cộng đồng xung quanh.

Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra. Mỗi chương trình cần mô tả cách thức tổ chức sẽ đạt các mục tiêu và chỉ tiêu của mình, bao gồm cả thời gian, nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình này.

Bước 3: Thực hiện và điều hành. Giai đoạn thứ ba của mô hình cung cấp các công cụ, qui trình và nguồn lực cần thiết để vận hành HTQLMT một cách bền vững. Giai đoạn thực hiện và điều hành đưa HTQLMT vào hoạt động. Giai đoạn này yêu cầu cập nhật liên tục những thay đổi như phân công lại trách nhiệm cho các nhân viên khi các hoạt động hoặc sản phẩm của tổ chức thay đổi, hay những thay đổi nhu cầu đào tạo theo thời gian, hay chính sách và thủ tục thông qua sự cải tiến liên tục.

Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: Cơ cấu và trách nhiệm: Tổ chức chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện và duy trì HTQLMT và cung cấp các nguồn lực cần thiết; Năng lực, đào tạo và nhận thức: Thực hiện các nội dung đào tạo thích hợp cho các đối tượng quản lý, các nhóm nhân công, nhóm quản lý dự án và các cán bộ điều hành chủ chốt của nhà máy;

Thông tin liên lạc: Thiết lập và triển khai hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận và phản hồi thông tin về môi trường và phổ biến các thông tin cho những cá nhân/phòng ban liên quan. Các thông tin này thường bao gồm: luật định mới, thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng và cộng đồng xung quanh và phổ biến các thông tin về hệ thống quản lý môi trường tới người lao động;

Văn bản hóa tài liệu của HTQLMT: Tài liệu của HTQLMT có thể bao gồm: sổ tay, các quy trình và hướng dẫn sử dụng. Theo tiêu chuẩn, có 11 yêu cầu cần được lập thành văn bản và các hướng dẫn công việc. Nếu tổ chức đã có HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001, có thể kết hợp 6 quy trình cơ bản của HTQLCL với HTQLMT;

Kiểm soát điều hành: Thực hiện các quy trình điều hành (các hướng dẫn công việc để kiểm soát các khía cạnh môi trường quan trọng của quá trình sản xuất và các hoạt động khác mà đã được tổ chức xác định. Tổ chức cần lưu ý đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến các hoạt động và sản phẩm của các nhà thầu và nhà cung cấp; Sự chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp: Thực hiện các quy trình nhằm xác định tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn và giảm thiểu tác động nếu tình trạng đó xảy ra (ví dụ: cháy nổ, rò rỉ các nguyên vật liệu nguy hại).

Bước 4: Kiểm tra và hành động khắc phục. Giai đoạn thứ tư của mô hình thể hiện hoạt động vận hành của hệ thống HTQLMT, đây là giai đoạn để xem xét cải tiến quá trình hoặc quyết định những thay đổi cho các giai đoạn khác. Giai đoạn thể hiện bước kiểm tra trong chu trình PDCA.

Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: Giám sát và đo: Tiến hành thủ tục giám sát và đo tiến trình của các dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hiệu quả hoạt động của quá trình so với các tiêu chí đã đặt ra, định kỳ kiểm tra sự tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình; Đánh giá sự tuân thủ: Tổ chức cần chứng minh rằng tổ chức đã đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật đã định rõ.

Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa: Thực hiện các thủ tục nhằm đưa ra hành động khắc phục và phòng ngừa phù hợp khi xảy ra những sự không phù hợp của HTQLMT như các vấn đề về kiểm soát quá trình, không tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật, sự cố về môi trường.

Hồ sơ: Thực hiện thủ tục lưu giữ hồ sơ của HTQLMT, các hồ sơ có thể bao gồm: hồ sơ về giám sát quá trình; các hồ sơ về nhà thầu và nhà cung cấp, hồ sơ về sự cố, các hồ sơ về thử nghiệm và sự chuẩn bị sẵn sàng với các tình huống khẩn cấp, hồ sơ về các cuộc họp môi trường, hồ sơ pháp luật…

Đánh giá HTQLMT: thực hiện thủ tục đánh giá HTQLMT và các hoạt động của tổ chức nhằm xác nhận sự tuân thủ với HTQLMT và với tiêu chuẩn ISO 14001. Cần báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo cấp cao. Thông thường chu kỳ đánh giá là một năm/1 lần nhưng tần suất có thể thay đổi phụ thuộc vào mức độ quan trọng của các hoạt động.

Bước 5: Xem xét của lãnh đạo. Là giai đoạn thứ năm và là giai đoạn cuối của mô hình liên quan đến hoạt động xem xét của lãnh đạo về HTQLMT. Quá trình xem xét yêu cầu thu thập các thông tin liên quan tớiHTQLMT và thông báo các thông tin này tới lãnh đạo cấp cao theo kế hoạch định trước.

Mục đích của quá trình xem xét này gồm: Đảm bảo tính phù hợp liên tục của HTQLMT; Xác định tính đầy đủ; Thẩm tra tính hiệu quả của hệ thống; Tạo điều kiện cải tiến liên tục HTQLMT, các quá trình và thiết bị môi trường…

Từ kết quả xem xét của lãnh đạo về thiết bị và nhân lực sử dụng trong quá trình áp dụng HTQLMT cũng như các kết quả hoạt động về môi trường, tổ chức sẽ quyết định được điều kiện hiện tại có thể chấp nhận được và cần phải thay đổi những gì. Giai đoạn này là bước Đánh giá trong chu trình PDCA.