Bài học kinh nghiệm khi áp dụng tích hợp các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý kết hợp công cụ cải tiến

Để giúp các doanh nghiệp áp dụng tốt hơn mô hình tích hợp này, bài viết này nêu ra những thuận lợi và khó khăn trong việc xây dựng và áp dụng mô hình tích hợp để giúp các doanh nghiệp lường trước được và chuẩn bị điều kiện áp  dụng.

Những điểm thuận lợi trong việc áp dụng mô hình tích hợp là Nhà nước ta luôn quan tâm hỗ trợ các doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến và các công cụ cải tiến năng suất chất lượng. Các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều sẵn sàng giúp đỡ, phối hợp với các doanh nghiệp. Chúng ta về cơ bản có đội ngũ các chuyên gia tư vấn có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm triển khai tư vấn trong lĩnh vực này. Các Hệ thống quản lý  theo các tiêu chuẩn ISO 22000, ISO 14001 đều là những Hệ thống quản lý phổ biến đã được biết đến, đã được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và áp dụng rộng rãi tại Việt Nam trong nhiều năm qua. Nhiều khách hàng, đối tác, thị trường yêu cầu bắt buộc về việc áp dụng thành  công, có chứng chỉ phù hợp với các tiêu chuẩn này, coi đó là điều kiện tiên quyết để hợp tác.

Tuy vậy, việc triển khai áp dụng mô hình tích hợp này cũng gặp phải những khó khăn. Trong thời gian qua, nền kinh tế thế giới và Việt Nam phải trải qua nhiều khó khăn do đại dịch Covid 19, làm cho các doanh nghiệp Việt Nam gặp nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp Việt Nam, đặt biệt doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường gặp khó khăn về nguồn lực, thiếu cán bộ chuyên trách tham gia quản lý an toàn thực phẩm và môi trường. Do hạn chế về tài chính và quy mô, đa số các doanh nghiệp nhỏ không có cán bộ chuyên trách làm công tác quản lý hệ thống, mà phần lớn là kiêm nhiệm. Bên cạnh những cán bộ, nhân viên tham gia tích cực, vẫn tồn tại những nhân viên chưa có ý thức kỷ luật và thái độ tốt. Những nhân viên này thường làm theo thói quen hoặc làm theo cách thức đối phó, không cùng hợp tác xây dựng, cải tiến công việc. Ngoài ra các doanh nghiệp thường có biến động nhân sự, gây trở ngại cho quá trình triển khai. Tại nhiều đơn vị, nhân sự phụ trách hệ thống sau khi đã được đào tạo bài bản, có hiểu biết nhất định và nắm vững phương pháp vận hành thì lại chuyển công tác khác.  Nhiều doanh nghiệp chưa có thói quen ghi chép, checklist, thu thập, lưu giữ dữ liệu…Trong một số trường hợp do hạn chế về khả năng tài chính, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cải tiến, mua sắm thiết bị, nâng cấp, xây dựng các công trình để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Với thuận lợi và khó khăn có thể gặp phải trong áp dụng mô hình tích hợp trên, điều tiên quyết là Ban lãnh đạo các doanh nghiệp phải có quyết tâm cao, cam kết thực hiện và tạo điều kiện, cung cấp nguồn lực thực hiện; cũng như cần có sự đồng long, sẵn sàng của tập thể cán bộ nhân viên trong việc tham gia triển khai áp dụng mô hình, phải có những con người nhiệt huyết, sẵn sàng tiếp thu, học hỏi, cầu tiến để xây dựng, áp dụng và cải tiến liên tục.

Sau khi đã xây dựng, áp dụng thành công và được cấp Giấy chứng nhận phù hợp, muốn mang lại hiệu quả cao hơn và lâu dài, các doanh nghiệp cần thực hiện duy trì áp dụng, thực hiện cập nhật, tự đánh giá định kỳ, cải tiến liên tục mô hình quản lý. Doanh nghiệp cần quan tâm đến việc đào tạo nhân viên một cách thường xuyên, cử tham gia các khóa đào tạo hoặc mời chuyên gia bên ngoàì đến đào tạo để đảm bảo nhân viên luôn có kiến thức đầy đủ, cập nhật hơn. Trong quá trình duy trì, hoàn thiện mô hình tích hợp trên các Doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ cải tiến năng suất chất lượng khác ngoài công cụ 5S tại đơn vị, bộ phận khác nhau để tăng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Như vậy, kinh nghiệm khi áp dụng tích hợp các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý kết hợp công cụ cải tiến tại doanh nghiệp, tạo dựng được các mô hình tốt để chia sẻ và học hỏi làm cơ sở áp dụng điểm và nhận rộng, huấn luyện và nâng cao năng lực cho đội ngũ chuyên gia chuẩn bị lực lượng tốt nhất cho chương trình năng suất chất lượng quốc gia./.

(Bài/loạt bài tuyên truyền thực hiện Nghị quyết số 84/NQ - CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ).