Hiện nay, doanh nghiệp không thể chỉ dừng lại ở việc sản xuất ra sản phẩm, mà còn phải liên tục đổi mới, tối ưu quy trình, nâng cao năng suất để tồn tại và phát triển bền vững. Tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất không chỉ là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu cấp thiết đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, để quá trình tích hợp này thực sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ một số lưu ý đặc biệt nhằm tránh triển khai hình thức, thiếu trọng tâm. Bên cạnh đó, những bài học thực tiễn từ doanh nghiệp điển hình đã tích hợp thành công sẽ là minh chứng rõ ràng và nguồn cảm hứng cho các tổ chức đang trên hành trình nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.
Tích hợp hệ thống quản lý là quá trình kết nối và đồng bộ hóa các hệ thống như ISO 9001 (quản lý chất lượng), ISO 14001 (quản lý môi trường), ISO 45001 (an toàn và sức khỏe nghề nghiệp), ISO 50001 (quản lý năng lượng)… thành một hệ thống tổng thể, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn, giảm trùng lặp, tăng tính đồng bộ. Song song với đó, các công cụ cải tiến năng suất như Kaizen, 5S, Lean, TPM, Six Sigma… giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. Tuy nhiên, tích hợp không phải là việc “chắp vá” các hệ thống và công cụ với nhau, mà cần có chiến lược, lộ trình cụ thể và phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.
Một trong những lưu ý đầu tiên là doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và lựa chọn hệ thống quản lý, công cụ cải tiến phù hợp. Việc chạy theo xu hướng, áp dụng dàn trải nhiều hệ thống cùng lúc có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng quá tải, không đạt được hiệu quả mong muốn.
Mỗi ngành nghề, quy mô và chiến lược phát triển khác nhau sẽ cần các tiêu chuẩn và công cụ khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất thực phẩm nên ưu tiên các hệ thống liên quan đến an toàn thực phẩm như ISO 22000, kết hợp công cụ như 5S và Kaizen để kiểm soát vệ sinh và cải tiến quy trình. Ngược lại, doanh nghiệp cơ khí có thể chú trọng hơn vào TPM hoặc Lean để tối ưu thiết bị và chuỗi giá trị.
Thứ hai, doanh nghiệp cần triển khai theo lộ trình, tránh thực hiện ồ ạt. Việc tích hợp nên được chia thành các giai đoạn rõ ràng, bắt đầu từ hệ thống cốt lõi như ISO 9001, sau đó mở rộng sang các hệ thống bổ trợ khác. Trong quá trình này, vai trò của bộ phận quản lý chất lượng hoặc đội ngũ cải tiến là rất quan trọng. Họ cần được đào tạo bài bản để có thể vừa triển khai, vừa giám sát và điều chỉnh kịp thời các bước tích hợp.
Thứ ba, sự gắn kết chặt chẽ giữa hệ thống quản lý và công cụ cải tiến. Nhiều doanh nghiệp triển khai các công cụ như Kaizen, 5S một cách rời rạc, mang tính phong trào mà không liên kết với hệ thống quản lý hiện có. Điều này dẫn đến việc các sáng kiến không được duy trì, không có sự đánh giá, tổng kết thường xuyên.
Để khắc phục, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phản hồi giữa các công cụ cải tiến và hệ thống quản lý, ví dụ: các đề xuất cải tiến từ Kaizen phải được đưa vào hệ thống ISO thông qua các hành động khắc phục, hoặc đưa vào đánh giá nội bộ định kỳ để đảm bảo tính liên tục.
Bên cạnh đó, yếu tố con người cũng đóng vai trò then chốt trong thành công của quá trình tích hợp. Doanh nghiệp cần đảm bảo toàn bộ nhân viên từ lãnh đạo đến công nhân, đều hiểu rõ mục tiêu, lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý và công cụ cải tiến. Các chương trình đào tạo, truyền thông nội bộ cần được thực hiện định kỳ, kèm theo cơ chế ghi nhận, khuyến khích sự tham gia tích cực của người lao động. Chính sự đồng thuận, cam kết từ bên trong sẽ giúp hệ thống được vận hành hiệu quả và bền vững.
Theo chuyên gia thuộc Viện Năng suất Việt Nam, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả một cách khoa học. Những chỉ số như năng suất lao động, tỷ lệ sản phẩm lỗi, mức độ hài lòng của khách hàng, mức tiêu thụ năng lượng, thời gian sản xuất… cần được theo dõi định kỳ. Dựa trên các dữ liệu này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược tích hợp hoặc bổ sung các công cụ mới phù hợp hơn với thực tiễn.
Thực tế tại Việt Nam cho thấy, nhiều doanh nghiệp đã đạt được thành công đáng kể khi tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến một cách bài bản. Tiêu biểu là Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông – đơn vị đã kết hợp thành công các hệ thống ISO 9001, ISO 14001 và ISO 45001 với TPM, 5S, Kaizen trong toàn bộ hoạt động sản xuất. Nhờ đó, Rạng Đông đã giảm mạnh tỷ lệ lỗi, tiết kiệm chi phí và tăng đáng kể năng suất lao động.
Một ví dụ khác là Canon Việt Nam – doanh nghiệp FDI hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thiết bị văn phòng. Canon đã tích hợp ISO với hệ thống cải tiến Kaizen và 5S một cách hiệu quả, triển khai chương trình “Kaizen suggestion” với hàng chục nghìn sáng kiến từ nhân viên mỗi năm, giúp cải thiện liên tục các quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng.
HEINEKEN Việt Nam cũng là minh chứng nổi bật trong lĩnh vực sản xuất bia, khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO về môi trường, năng lượng cùng với mô hình TPM. Từ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất thiết bị mà còn tiết kiệm chi phí năng lượng, hướng tới mục tiêu phát triển xanh và bền vững.
Những mô hình thành công trên cho thấy, tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất nếu được thực hiện đúng hướng sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị gia tăng lớn, không chỉ về mặt kinh tế mà còn về mặt văn hóa doanh nghiệp và năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp cần tự xây dựng lộ trình riêng, phù hợp với đặc điểm hoạt động và chiến lược phát triển của mình.
Tóm lại, tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc và tầm nhìn dài hạn. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc hiểu rõ mục tiêu, lựa chọn công cụ phù hợp, triển khai theo lộ trình hợp lý, đào tạo con người và xây dựng cơ chế đo lường hiệu quả. Những bài học từ các doanh nghiệp điển hình tại Việt Nam sẽ là kim chỉ nam quý giá để các tổ chức khác tham khảo, áp dụng và điều chỉnh phù hợp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và sức cạnh tranh trong dài hạn.