Cách tiếp cận và cơ cấu tích hợp giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất

Hệ thống quản lý tích hợp (IMS - Integrated Management System) là một cấu trúc duy nhất được doanh nghiệp sử dụng để quản lý các quá trình hoặc hoạt động của họ nhằm biến nguồn tài nguyên thành sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu chất lượng, sức khỏe, an toàn, môi trường, bảo mật, đạo đức hoặc bất kỳ yêu cầu xác định nào khác.

Nhu cầu tích hợp các hệ thống quản lý của doanh nghiệp đã trở nên cấp thiết. Cách thức để duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu hệ thống ngày càng tăng là tạo ra một hệ thống IMS duy nhất. Doanh nghiệp cho rằng hệ thống IMS là điều bắt buộc để các nhà quản lý có thể hài hòa mối quan hệ giữa các yếu tố không gian và tích hợp sức mạnh của các mục tiêu cá nhân trong việc định hướng tương lai. Trong các tiêu chuẩn có điều khoản tương đồng, việc tích hợp các hệ thống quản lý này sẽ cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tích hợp hệ thống quản lý vào một hệ thống quản lý duy nhất là giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động của mình.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tích hợp không phải yêu cầu bắt buộc trong bất kỳ tiêu chuẩn nào mà là cơ hội để khai thác lợi ích liên quan đến áp dụng hệ thống quản lý. Nếu Hệ thống quản lý môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được tích hợp vào hệ thống quản lý chất lượng, nó có thể giúp doanh nghiệp tránh các quy trình trùng lặp và tìm giải pháp để xử lý cả rủi ro về chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm và an toàn sức khỏe một cách tối ưu.

Một hệ thống quản lý tích hợp thường có các đặc điểm sau: Phạm vi bao gồm toàn bộ các quy trình và hệ thống chất lượng, sức khỏe, an toàn, môi trường, an ninh, nhân lực, tài chính, tiếp thị, quan hệ cộng đồng... liên quan đến các giá trị, hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp; 

Việc biên soạn tài liệu và lưu trữ hồ sơ sẽ được giảm thiểu; Cấu trúc của hệ thống IMS không tuân theo tiêu chuẩn quản lý cụ thể hoặc yêu cầu pháp luật nhưng được thiết kế để kiểm soát và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các quá trình theo cách hiệu quả nhất; Mỗi thành phần của hệ thống quản lý IMS được xây dựng và áp dụng có xem xét đến tất cả thành phần khác; Hệ thống IMS sẽ giúp thỏa mãn yêu cầu chính của các bên liên quan được xác định thông qua các tiêu chuẩn, luật pháp hoặc yêu cầu được xác định khác.

Do đó, lợi ích của hệ thống IMS có thể được suy ra từ các đặc điểm trên. Việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và an toàn và sức khỏe vào một hệ thống duy nhất có thể dẫn đến hiệu quả và tiết kiệm đáng kể trong quản lý doanh nghiệp. Mặc dù hệ thống tích hợp sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bất kể nhu cầu của họ là gì nhưng các mô hình được sử dụng sẽ khác nhau.

Việc triển khai hệ thống IMS là một hệ thống quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh cụ thể và đôi khi cần phải thử nghiệm. Thực tế, hệ thống IMS bao gồm các quy trình quản lý chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm và an toàn sức khỏe của doanh nghiệp, tuy nhiên, quy trình này dựa trên chính sách của doanh nghiệp, kèm theo cam kết mạnh mẽ từ quản lý cấp cao, được củng cố bằng đánh giá nội bộ, các biện pháp khắc phục, đào tạo và theo dõi. Tất cả những điều trên được thực hiện trong bối cảnh cải tiến thường xuyên theo PDCA.

Hệ thống quản lý tích hợp là hệ thống quản lý mà có thể tích hợp tất cả thành phần của hoạt động sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất để có khả năng đạt được các mục đích và nhiệm vụ của tổ chức. Hệ thống quản lý tích hợp nên tích hợp tất cả hệ thống hiện có của tổ chức như chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, tài chính, nhân sự, bảo mật thông tin, quản lý rủi ro... vào một hệ thống. Hệ thống quản lý tích hợp nối liền các yếu tố, thành phần của những hệ thống riêng lẻ lại sao cho đạt mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Các thành phần này bao gồm cơ cấu, nguồn lực và các quá trình hoạt động. Vì vậy, con người, cơ sở vật chất, thiết bị và văn hoá tổ chức cũng là một phần của hệ thống như chính sách và các hoạt động đã được văn bản hóa.