Gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp
Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.
Triết lý quản lý của người Nhật - Kaizen đã được áp dụng rộng rãi và thành công tại các công ty Nhật trong vòng hơn 50 năm qua
Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.
Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ “Kaizen” được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý kinh doanh.
Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi – trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,… tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Kaizen giúp tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể, từ đó giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi & vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…
Ngoài ra, Kaizen sẽ tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả, thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ, xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết. Kaizen liên quan đến mỗi thành viên trong việc thay đổi, tập trung vào xác định các vấn đề tại nguồn, giải quyết vấn đề tại nguồn và thay đổi tiêu chuẩn để đảm bảo vấn đề vẫn được giải quyết tận gốc. Ứng dụng Kaizen, các doanh nghiệp có được 25-30 đề nghị trong một năm đối với một thành viên và có trên 70% ý kiến đề nghị này được áp dụng.
Kaizen giúp giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt và giảm lãng phí trong các quá trình. Bên cạnh đó, Kaizen giúp cải thiện mặt bằng sản xuất, chất lượng sản phẩm, sử dụng vốn, thông tin, năng lực sản xuất và giữ chân nhân viên.
Kaizen mang lại kết quả ngay thay vì tập trung vào các cải tiến lớn, cần đầu tư vốn, Kaizen tập trung đầu tư sáng tạo liên tục giải quyết một số lượng lớn các vấn đề nhỏ. Sức mạnh thực sự của Kaizen là liên tục cải tiến nhỏ các quá trình và giảm thiểu lãng phí.
Theo ông Lê Minh Tâm - Giám đốc Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Kaizen có 5 đặc điểm: Thứ nhất, Kaizen là tập hợp tích luỹ thay đổi nhỏ; thứ hai, Kaizen là cải tiến liên tục, làm nữa và luôn có cách làm tốt hơn nữa; thứ ba, hành động khắc phục khó khăn, bất cứ ai cũng đang làm việc; thứ tư, nhanh và đơn giản, hãy nghĩ về những phương pháp mới mà không phải tốn quá nhiều thời gian, không tốn quá nhiều tiền đầu tư, không cần quá nhiều người; thứ năm Kaizen không phải sửa chữa, sửa lỗi.
Kaizen đem lại lợi như tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn; Giảm các lãnh phí, tăng năng suất; Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết; Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; Xây dựng nền văn hoá công ty.
Về tiềm năng áp dụng Kaizen tại doanh nghiệp, tất cả thành viên trong doanh nghiệp đều có vai trò trong việc áp dụng Kaizen, từ người quản lý cấp cao đến các thành viên tại xưởng. Lãnh đạo cao nhất phải phân bổ nguồn lực và thiết lập chiến lược, hệ thống, thủ tục và cơ cấu tổ chức cần thiết cho chương trình Kaizen được áp dụng hiệu quả. Bên cạnh đó, Trưởng phòng, Quản đốc có trách nhiệm tổ chức thực hành Kaizen, theo dõi kết quả của chương trình cải tiến liên tục và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo sử dụng hiệu quả các công cụ cần thiết.
ThS. Vũ Thắng Văn, Viện Năng suất Việt Nam cũng cho rằng, thực hành Kaizen, nếu được triển khai đúng, có thể khuyến khích nhân viên nghĩ khác về công việc của họ và thúc đẩy tinh thần cũng như ý thức trách nhiệm của nhân viên về nơi làm việc của họ. Điều này là do thông qua sự trao quyền của lãnh đạo cao nhất, nhân viên sẽ bắt đầu cảm thấy rằng họ cũng tham gia một phần vào quá trình ra quyết định và cải tiến.
Cần hiểu và tuân theo 10 nguyên tắc cốt lõi trong Kaizen
Theo Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp, muốn triển khai triết lý Kaizen - Cải tiến liên tục thành công, trước tiên các doanh nghiệp cần hiểu và tuân theo 10 nguyên tắc cốt lõi trong Kaizen.
Nguyên tắc thứ nhất: Tập trung vào khách hàng
Một nguyên tắc bất biến hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại là sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một công ty định hướng khách hàng là một công ty có thể xác định rõ đối tượng khách hàng cũng như nhu cầu của họ và định vị khách hàng hiện tại tương lai của mình. Khách hàng hiện nay có nhiều quyền hơn trong việc lựa chọn đối với những sản phẩm và dịch vụ mà họ muốn mua. Họ lựa chọn sản phẩm, dịch vụ dựa vào nhận thức về chất lượng và giá trị của chúng. Bởi vậy các doanh nghiệp cần nắm được những yếu tố quyết định giá trị và sự hài lòng của khách hàng. Khó khăn lớn nhất đối với doanh nghiệp là phải đảm bảo có được sự nhận thức đầy đủ của tất cả mọi người trong công ty về khách hàng và đảm bảo sao cho không chỉ có những người trực tiếp liên quan đến việc bán hàng và dịch vụ mới là những người duy nhất trong công ty có thể đánh giá và hiểu biết khách hàng. Điều đó cũng có nghĩa là mọi người trong tổ chức đều phải suy nghĩ về công việc của họ dưới góc độ làm sao để cung cấp giá trị cho khách hàng.
Tuy các công cụ Kaizen của triết lý chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, song mục tiêu cuối cùng là nhằm phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không nâng cao giá trị của sản phẩm và không nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ. Triển khai Kaizen, nhất thiết doanh nghiệp phải căn cứ theo nhu cầu của khách hàng và cố gắng đáp ứng nhu cầu đó.
Nguyên tắc thứ hai: Luôn luôn cải tiến
Trong thực tế không có cái gì tồn tại vĩnh cửu, tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Bởi vậy, để cải thiện hoặc duy trì một hệ thống nhất thiết phải có những nỗ lực liên tục. Điều này cũng đúng trong triết lý Kaizen. Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, nếu doanh nghiệp tập trung cải tiến mẫu mã, năng suất và chất lượng sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới và tối đa hóa lợi ích cho khách hàng.
Trong các nhà máy tại Nhật, nhiều nhãn hiệu sản phẩm điện tử, ô tô… mới ra đời đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ và doanh số gia tăng đều đặn. Tại sao các sản phẩm “made in Japan” lại có được những thành công rực rỡ như vậy? Bí quyết chính là Kaizen – triết lý quản lý – Cải tiến liên tục của người Nhật. Các nhà sản xuất đã liên tục cải tiến những sản phẩm trước đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chỉ có một số ít là sản phẩm mới. Quá trình đánh giá và cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái được những sản phẩm và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như NISSAN, HONDA, TOYOTA, MITSUBISHI, MATSUSHITA, SONY, SANYO, HITACHI…
Nguyên tắc thứ ba: Xây dựng “văn hóa không đổ lỗi”
Đối với công chúng, khách hàng, mỗi công ty, doanh nghiệp cũng phải xây dựng một môi trường “văn hoá không đổ lỗi”. Vì là doanh nghiệp định hướng khách hàng nên việc thỏa mãn khách hàng phải là mục tiêu và động lực đối với toàn bộ doanh nghiệp. Khi có vấn đề, khó khăn xảy ra, doanh nghiệp cần xin lỗi và tự giác nhận trách nhiệm về chính mình. Trên cơ sở đó, mỗi thành viên cố gắng sửa lỗi, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đóng góp vào thành công của tập thể, xây dựng công ty ngày càng vững mạnh.
Nguyên tắc thứ tư: Thúc đẩy môi trường văn hoá mở
Một trở ngại lớn thường hay xảy ra là đa số mọi nhân viên không muốn nói về những lỗi cá nhân và không thích sự thay đổi. Bởi vậy, muốn xây dựng được một môi trường “văn hóa không đổ lỗi” thì cần thúc đẩy sự cởi mở nơi làm việc. Môi trường văn hóa mở giúp nhân viên mạnh dạn nói ra sai sót, khó khăn trong công việc và yêu cầu đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ để mọi nhân viên có thể chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm, thông tin với nhau, với các bộ phận, với lãnh đạo trong toàn công ty và ngược lại.
Nguyên tắc thứ năm: Khuyến khích phương pháp làm việc theo nhóm
Một trong những phương pháp hữu hiệu để phát huy sáng kiến là giúp người lao động tham gia làm việc theo nhóm. Các công ty nước ngoài, đặc biệt là các công ty Nhật Bản đã hỗ trợ rất tốt và khuyến khích người lao động làm việc theo nhóm. Bởi thông qua hoạt động theo nhóm, những đề xuất, sáng kiến cải tiến của nhân viên được hiện thực hóa; kỹ năng và kiến thức của người lao động được nâng cao.
Nguyên tắc thứ sáu: Quản lý theo chức năng chéo
Sự thành công của doanh nghiệp định hướng khách hàng không chỉ phụ thuộc vào kết quả công tác tốt của từng bộ phận riêng rẽ mà còn phụ thuộc vào việc phối hợp tốt các hoạt động của các bộ phận khác nhau. Thực tế cho thấy, các bộ phận trong doanh nghiệp thường có xu hướng tăng tối đa lợi ích của bộ phận mình, chứ không vì lợi ích của công ty và khách hàng. Để giải quyết tồn tại này cần chú trọng nhiều hơn đến việc quản trị hài hòa những quá trình kinh doanh cốt lõi, vì hầu hết những quá trình này đều đòi hỏi đầu vào và sự hợp tác đan chéo về chức năng. Bởi vậy, một công ty muốn triển khai Kaizen thành công thì phải quản lý các dự án kết hợp các bộ phận chức năng. Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở kết hợp nguồn lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực bên ngoài.
Nguyên tắc thứ bảy: Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”
Để đạt được điều này, ngoài việc xây dựng môi trường văn hóa mở, văn hóa không đổ lỗi, nhà lãnh đạo cần nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đối với mọi nhân viên. Có như vậy, tinh thần đoàn kết trong nội bộ công ty, văn hóa tập thể mới phát triển. Tại Nhật, các doanh nghiệp thường đầu tư nhiều cho các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo, bởi lẽ đó là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất. Kinh nghiệm của lãnh đạo một công ty tại Nhật đã triển khai Kaizen gần 10 năm cho thấy: “Người lãnh đạo phải học tính kiên nhẫn và tôn trọng tính tự chủ của người lao động”. Có trường hợp, giám đốc nhìn thấy sự chưa hợp lý của nhân viên nhưng không dám có ý kiến nặng lời bởi ông quan niệm đó là sự tôn trọng ý kiến cá nhân và tính tự chủ của mỗi người. Cùng với thời gian, sự kiên trì trong triển khai triết lý, công ty của ông đã thay đổi từng ngày và đạt được thành công trong Kaizen.
Nguyên tắc thứ tám: Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác
Hoạt động Kaizen không thể thành công nếu thiếu ý thức kỷ luật tự giác của người tham gia, nhân viên cũng như nhà quản lý. Vì vậy, tại các công ty đã thực hiện Kaizen thành công trong thời gian dài như Toyota, Nissan…, ý thức kỷ luật tự giác của từng thành viên trong công ty rất cao. Đây là một yếu tố quan trọng giúp Kaizen trở thành một thói quen, nếp suy nghĩ trong triển khai công việc của từng nhân viên. Bất kể sự áp đặt của lãnh đạo, Kaizen sẽ không thể thành công nếu không thu hút được đông đảo nhân viên tham gia.
Nguyên tắc thứ chín: Thông tin đến mọi nhân viên
Một trong những đặc điểm của Kaizen là thu hút đông đảo người lao động tham gia cùng cam kết mạnh mẽ của nhà lãnh đạo. Do đó, việc thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. Nhân viên không thể hoàn thành được nhiệm vụ khi chưa hiểu mục tiêu, yêu cầu của lãnh đạo cũng như giá trị, kết quả kinh doanh … của công ty. Việc duy trì một hệ thống thông tin đầy đủ, rõ ràng, nhanh chóng trong công ty sẽ giúp cho việc triển khai chiến lược kinh doanh, dự án cải tiến đạt hiệu quả và thúc đẩy nhân viên hăng hái làm việc.
Nguyên tắc thứ mười: Thúc đẩy năng suất và hiệu quả
Nếu năm 1962, tại Nhật chỉ có 3 nhóm chất lượng được thành lập thì đến năm 1968 đã có 16.000 nhóm chất lượng. Kết quả là chất lượng hàng hóa Nhật đạt tiêu chuẩn hàng đầu trên thế giới chỉ trong vòng một thập kỷ. Ra đời từ phong trào nâng cao chất lượng, mục tiêu chính của triết lý Kaizen là thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc, tạo ra sản phẩm, dịch vụ với năng suất và chất lượng cao nhất, chi phí – thời gian - lãng phí thấp nhất, tối đa hóa lợi ích cho khách hàng. Bởi vậy, việc áp dụng Kaizen là tổng hợp của các phương pháp: đào tạo đa kỹ năng; khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc; xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc; phân quyền cụ thể… nhằm tạo ra chuẩn mực mới trong năng suất và hiệu quả công việc.So với các phương pháp khác như Lean hay 6 Sigma, Kaizen có ưu thế hơn bởi tính đơn giản. Các doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn có thể áp dụng Kaizen thành công khi đã hiểu đúng và áp dụng triệt để triết lý này.
Doanh nghiệp áp dụng thành công Kaizen
Theo nhiều chuyên gia, một doanh nghiệp được coi là doanh nghiệp mạnh có tốc độ phát triển nhanh, ổn định không chỉ có nguồn lực dồi dào, công nghệ sản xuất hiện đại mà còn là doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự trình độ cao, có kinh nghiệm và quan trọng hơn đó chính là tinh thần đổi mới, sáng tạo không ngừng, đó chính là nhân tố đóng góp trực tiếp vào năng suất, chất lượng sản phẩm, khẳng định uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp.
Có thể thấy, Kaizen là một trong những phương pháp cải tiến năng suất được áp dụng thành công ở nhiều loại hình doanh nghiệp. Trong bối cảnh năng suất, chất lượng tiếp tục là quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp trước xu thế mới đến từ cuộc Cách mạng Công nghiệp lần thứ tư, phương pháp cải tiến liên tục Kaizen tiếp tục phát huy giá trị và được đông đảo doanh nghiệp Việt Nam áp dụng.
Minh chứng rõ nhất là Toyota – công ty dẫn đầu trong việc áp dụng Kaizen trong chiến lược kinh doanh. Với hệ thống Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy của Toyota luôn thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản. Bằng cách tự chế tạo xe chuyên chở trong nội bộ nhà máy từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền và lắp thêm động cơ, Toyota có thể tiết kiệm gần 3.000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng. Việc áp dụng Kaizen cũng giúp Toyota cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, giảm thiểu công việc trong quy trình và sự sắp xếp hàng hóa tồn kho.
Do vậy, công nhân chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung chúng dựa trên những gì mà khách hàng thật sự lấy đi. Điều này giảm thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm.
Trường Long đang áp dụng triết lý Kaizen và luôn tổ chức các khóa học định kì cho đội ngũ cán bộ công nhân viên
Công ty Trường Long tự hào khi là đối tác của nhiều thương hiệu lớn đến từ Nhật Bản. Công ty là một trong những đại lý 3S đầu tiên của Hino Motors Việt Nam (trực thuộc của HINO Nhật Bản, vốn là công ty con của Tập đoàn Ô tô Toyota). Thừa hưởng những giá trị tuyệt vời từ phong cách quản lý của những đơn vị ô tô hàng đầu trên thế giới, Trường Long đã và đang áp dụng triết lý Kaizen vào trong quá trình vận hành, sản xuất của mình. Đây là bước tiến quan trọng, góp phần giúp cho công ty thêm vững mạnh, đoàn kết và sáng tạo hơn trong công việc.
Hoặc đơn cử như Công ty TNHH Sinh Việt (Bắc Ninh) đã và đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hóa chất, trong quá trình phát triển, nhận thấy vai trò của người lao động là yếu tố then chốt quyết định năng suất, đặc biệt là tính chủ động, sáng tạo giữ vị trí trung tâm.
Công ty TNHH Sinh Việt đã áp dụng phương pháp cải tiến liên tục Kaizen. Nhờ đó, không những năng suất doanh nghiệp được cải thiện mà còn giúp người lao động phát huy được tính sáng tạo, chủ động hơn, tích cực hơn trong các hoạt động cải tiến, thay đổi hoàn toàn tâm lý làm việc rập khuôn, máy móc, mệnh lệnh một chiều. Sự chủ động, sáng tạo và đổi mới không ngừng chính là tinh thần cốt lõi của Kaizen, với việc truyền tải tinh thần này đến mọi người lao động của doanh nghiệp. Trong đó, người lao động chủ động đề xuất, đưa ra những cải tiến, giải pháp mới có tính khả thi và hiệu quả cao.
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp cũng đã thành công nhờ áp dụng triết lý Kaizen
Trong doanh nghiệp quản lý theo phương pháp truyền thống, mọi hoạt động sản xuất đều do ban lãnh đạo, cán bộ quản lý đưa ra, người lao động chỉ có nhiệm vụ chấp hành, các ý kiến cá nhân, nguyện vọng hoặc giải pháp xử lý vấn đề hiếm khi được đề xuất chủ động từ phía nhân viên, người lao động chấp hành mọi mệnh lệnh và làm việc theo guồng quay lặp đi lặp lại.
Hay tại Nestlé S.A – công ty đa quốc gia chuyên về thực phẩm và đồ uống của Thụy Sỹ cũng là một điển hình thành công trong áp dụng mô hình Kaizen. Đây là công ty thực phẩm lớn nhất thế giới tính về doanh thu, và được xếp hạng thứ 72 trong danh sách Fortune Global 500 vào năm 2014. Sản phẩm của Nestlé bao gồm thức ăn trẻ em, thực phẩm y tế, nước đóng chai, ngũ cốc, cà phê, trà, bánh kẹo, các sản phẩm từ sữa, thực phẩm đông lạnh, thực phẩm vật nuôi và đồ ăn nhẹ. Giảm thiểu lãng phí là một nhiệm vụ thường xuyên và liên tục của Nestle trong mọi hoạt động, trong đó vai trò của sản xuất tinh gọn và Kaizen ngày càng trở nên quan trọng.
Kinh nghiệm của các doanh nghiệp đó là trong giai đoạn đầu khi áp dụng hệ thống cải tiến Kaizen, các doanh nghiệp nên tập trung vào mục tiêu số đông nhân viên tham gia và số lượng sáng kiến đề xuất, cho nên thủ tục phải rất đơn giản, không đòi hỏi quá cao về tính khả thi. Khi làm tốt giai đoạn đầu thì chuyển sang giai đoạn hai là tập trung nhiều hơn tính khả thi và quy chuẩn hóa hệ thống cải tiến. Tới giai đoạn ba thì doanh nghiệp mới tập trung nhiều vào vấn đề tăng năng suất và hiệu quả kinh tế của đề xuất cải tiến….
Có thể nói, áp dụng cải tiến kaizen đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải quyết tâm, kiên nhẫn, thực hiện bài bản, có chiến lược, có cơ chế và phương pháp thích hợp, như vậy, mới có thể thu được kết quả tối ưu nhất.