Trong bối cảnh sản xuất công nghiệp cạnh tranh toàn cầu như hiện nay, duy trì sản xuất liên tục và hiệu quả, giảm thiểu lãng phí hoặc tổn thất luôn là mục tiêu hàng đầu của các nhà sản xuất.
Giảm thời gian chuyển đổi và cài đặt, gọi tắt là chuyển đổi nhanh (Quick Changeover) là công cụ thực hành giúp nhà sản xuất giảm thời gian thay đổi một dây chuyền hay máy móc sản xuất từ sản phẩm này sang sản phẩm khác, chuẩn bị, xử lý hay đóng gói nhiều sản phẩm khác nhau trên một máy, dây chuyền hay đơn vị làm việc. Đây là một trong những công cụ của Lean (Phương pháp sản xuất tinh gọn) hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng.
Công cụ chuyển đổi nhanh hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng. (Ảnh minh họa)
Các chuyên gia đánh giá, chuyển đổi nhanh là một công cụ dễ hiểu và dễ áp dụng. Thực hiện thành công công cụ chuyển đổi nhanh là “chìa khóa” tạo lợi thế cạnh tranh cho bất kỳ nhà sản xuất nào trong sản xuất, chuẩn bị, xử lý hay đóng gói nhiều sản phẩm khác nhau trên một máy, dây chuyền hay đơn vị làm việc.
Công cụ này cho phép doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuyển đổi làm giảm các loại lãng phí bao gồm: Sản xuất thừa; tồn kho; chờ đợi; sức lao động; lỗi sản phẩm; đáp ứng yêu cầu khách hàng hoặc tiến độ sản xuất tốt hơn, đạt tiến độ giao hàng tốt hơn, có thể biết trước thời gian có thể giao hàng một cách ổn định, từ đó giảm được chi phí vận chuyển hàng hóa.
Có thể kể đến một số lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng công cụ chuyển đổi nhanh như sau:
Giảm phế phẩm, thất thoát trong suốt quá trình chuyển đổi: Thời gian chuyển đổi lâu doanh nghiệp buộc phải sản xuất một lô lớn một lần. Nếu sản xuất một lô lớn nhiều đơn vị thành phẩm thì có nhiều rủi ro phát sinh phế phẩm trong quá trình lưu kho tạm, để chờ cho công đoạn sản xuất tiếp theo, cũng như là các hàng phế phẩm vẫn nằm trong kho mà chưa được phát hiện. Ngược lại, với một lô sản xuất nhỏ thì đơn vị sản phẩm sẽ được chuyển sang công đoạn tiếp theo ngay và các dạng lỗi sẽ được ngay lập tức được phát hiện và chỉnh sửa, điều này cũng có nghĩa là chi phí chỉnh sửa các dạng lỗi sẽ giảm. Nhận dạng được ngay các vấn đề thuộc về chất lượng. Khi sản phẩm làm ra theo lô hàng lớn, chúng được cất trong kho đến khi cần đến cho đến khi những vấn đề về chất lượng chỉ được phát hiện sau một khoảng thời gian khá dài.
Giảm bớt lượng hàng tồn kho: Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Vì vậy việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất. Hàng tồn kho quá nhiều là một trong những lãng phí nghiêm trọng. Nhưng đây là vấn đề nan giải, vì nếu sản xuất vừa đủ, doanh nghiệp có thể bị thiếu hụt do sản phẩm hư hại, còn nếu sản xuất dư thừa thì sản phẩm sẽ chiếm diện tích và lãng phí nguồn tài nguyên. Hoặc việc thu mua hàng với số lượng lớn rồi tích trữ lại, nhưng do không nắm bắt được tình hình nên giá cả hàng hóa bị giảm, dẫn đến doanh nghiệp bị thua lỗ. Một nguy cơ khác mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi tồn kho không phù hợp là nguy cơ về hàng quá hạn.
Bên cạnh đó, trong quá trình lưu kho, nếu điều kiện về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị không đảm bảo hoặc thời gian lưu kho dài sẽ dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng như ban đầu. Ngoài ra, doanh nghiệp tồn kho không hợp lý có thể dẫn đến việc bị chiếm diện tích kho, khu vực sản xuất. Giảm nhỏ lô hàng giúp ta sản xuất và gửi hàng đi theo đúng yêu cầu khách hàng hơn là làm ra rồi để đó trong kho.
Công cụ chuyển đổi nhanh mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. (Ảnh minh họa)
Giúp việc bố trí mặt bằng tại doanh nghiệp/tổ chức hiệu quả hơn: Bố trí mặt bằng trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, nó vừa ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hàng ngày, vừa có tác động lâu dài trong quá trình phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc bố trí mặt bằng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tác động của nó lên việc sử dụng nguyên liệu, thời gian và không gian sử dụng.
Bố trí mặt bằng tạo ra sự hợp lý trong cách sắp xếp bố trí các bộ phận trong không gian, tối thiểu hóa chi phí hoạt động và tồn trữ nguyên vật liệu, đảm bảo các mối liên hệ sản xuất kinh doanh chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, sử dụng hợp lý, tiết kiệm không gian hoạt động. Theo đó, việc bốc dỡ và xử lý nguyên vật liệu có hiệu suất cao hơn. Khi có ít vật tồn kho phải dịch chuyển thì công bốc dỡ nguyên vật liệu giảm rất đáng kể. Sử dụng không gian kho có hiệu suất cao hơn, vì thời gian lưu giữ hàng trong kho ngắn hơn trước.
Hiện nay, trên thế giới công cụ này đã được áp dụng rộng rãi và mở rộng áp dụng cho hầu hết tổ chức/doanh nghiệp hoạt động trong mọi ngành nghề sản xuất, kinh doanh, dịch vụ như ngành sản xuất công nghiệp nhẹ, công nghiệp nặng, kể cả các dịch vụ về chăm sóc sức khỏe, kinh doanh thương mại, nhà hàng, khách sạn,... Tuy nhiên, công cụ này được các doanh nghiệp sản xuất trên thế giới triển khai áp dụng hơn là trong lĩnh vực dịch vụ.