Vai trò then chốt

Việc áp dụng KPI ngày nay đóng vai trò rất quan trọng và thiết yếu đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh cao, chuyển đổi số nhanh chóng và nhu cầu đo lường hiệu quả ngày càng lớn.

KPI đóng vai trò thiết yếu đối với doanh nghiệp

Đo lường hiệu quả công việc một cách cụ thể, minh bạch: KPI giúp lượng hóa kết quả công việc thay vì đánh giá cảm tính, từ đó tạo cơ sở rõ ràng để đánh giá nhân viên, nhóm, phòng ban. Ví dụ: Thay vì “làm tốt việc bán hàng”, KPI cụ thể như “đạt 120 triệu doanh số/tháng” giúp đo chính xác hiệu suất.

 Hướng đến mục tiêu rõ ràng và thống nhất: KPI liên kết chiến lược công ty với hành động cụ thể của từng nhân viên, từ đó giúp toàn bộ tổ chức tập trung vào cùng một mục tiêu, tránh phân tán nguồn lực. Ví dụ: Công ty có mục tiêu mở rộng thị phần, KPI của phòng marketing sẽ là “tăng 30% lượng khách hàng mới từ kênh digital”.

 Tăng tính chủ động và trách nhiệm cá nhân: Khi mỗi người có KPI riêng, họ sẽ chủ động hơn trong công việc, vì biết rõ mình cần làm gì và kết quả mong đợi ra sao, đồng thời, tăng tinh thần trách nhiệm và tự giám sát hiệu suất cá nhân.

 Cải thiện quản lý hiệu suất và ra quyết định: KPI cung cấp dữ liệu định lượng, giúp nhà quản lý nhận biết: Từ việc biết rõ ai đang làm việc hiệu quả, khâu nào đang tắc nghẽn, xu hướng hiệu suất theo thời gian để từ đó, đưa ra quyết định chính xác và kịp thời hơn.

 Công cụ hỗ trợ đãi ngộ công bằng: KPI là cơ sở rõ ràng để tính thưởng, đánh giá tăng lương hay thăng chức, góp phần tạo môi trường công bằng, minh bạch, giảm mâu thuẫn nội bộ, tạo nền tảng cho cải tiến liên tục (Kaizen). Thông qua việc theo dõi KPI định kỳ, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các điểm yếu cần cải thiện. Đây là nền tảng của tư duy quản trị hiện đại: “liên tục tối ưu hóa”.

Việc áp dụng KPI không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là một phương thức quản trị chiến lược, tạo nên sự liên kết, đo lường, minh bạch và cải tiến liên tục. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, doanh nghiệp nào triển khai KPI hiệu quả sẽ có lợi thế lớn về hiệu suất, cạnh tranh và tăng trưởng bền vững.

Doanh nghiệp thành công

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc sở hữu một hệ thống KPI không còn là lợi thế, mà là điều kiện cần. Lợi thế cạnh tranh thực sự đến từ khả năng không ngừng cải tiến hệ thống KPI ấy để nó thực sự trở thành tấm bản đồ dẫn lối doanh nghiệp đến mục tiêu chiến lược. Việc áp dụng các công cụ công nghệ chuyên biệt đang là con đường ngắn nhất và hiệu quả nhất giúp các doanh nghiệp Việt Nam vượt qua những thách thức truyền thống, biến KPI thành đòn bẩy mạnh mẽ cho sự phát triển bền vững.

Doanh nghiệp phát triển bền vững nhờ KPI

Cụ thể, Tổng Công ty Bảo hiểm Quân đội (MIC) áp dụng KPI mà doanh thu tăng 23,2%. MIC bắt đầu áp dụng KPI từ năm 2015. Việc này không chỉ giúp khắc phục những hạn chế trong mô hình quản lý trước đây mà còn nâng cao lợi thế cạnh tranh và giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận. Kết quả là, MIC đã tăng vốn điều lệ lên 800 tỷ đồng và doanh thu bảo hiểm tăng hơn 23,2%, cao hơn 7% so với mức tăng doanh thu bình quân của thị trường bảo hiểm.

Theo các chuyên gia, điểm chung của các doanh nghiệp áp dụng thành công KPI là sự quyết tâm cao của Ban Lãnh đạo trong việc xây dựng hệ thống và cam kết thực hiện. Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức triển khai phù hợp với trình độ quản lý và khả năng ứng dụng quản lý thông tin doanh nghiệp; không nên “tham” nhiều chỉ tiêu; không vội vàng đòi hỏi hệ thống phải có kết quả ngay tức thì.

Tập đoàn Đất Xanh đã quản lý hiệu quả với phần mềm KPI. Đơn vị đã triển khai phần mềm KPI digiiTeamW để quản lý hiệu suất công việc. Phần mềm này giúp theo dõi và đánh giá kết quả công việc của nhân viên một cách minh bạch và hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc .

Công ty Cổ phần Giải pháp Di động Thông minh (SMI) đã tăng năng suất lao động lên 30%. SMI đã triển khai phần mềm quản trị hiệu suất iHCM, giúp giảm 80% thời gian xử lý số liệu và tăng năng suất lao động toàn đơn vị lên 30% trong 3 quý liên tiếp. Phần mềm này hỗ trợ quản lý công việc, đánh giá hiệu suất và giao tiếp nội bộ một cách hiệu quả. 

Giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp hiện nay

Chỉ số KPI đã được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng từ những năm 2000, nhưng đến nay, số lượng doanh nghiệp Việt sử dụng công cụ quản lý này vẫn còn rất hạn chế và không phải đơn vị nào cũng thành công.

Theo các chuyên gia, nguyên nhân là do các doanh nghiệp thường phạm một số sai lầm trong quá trình áp dụng như: thiếu tính liên kết khi triển khai KPI; các doanh nghiệp áp dụng KPI nhưng lại không quyết liệt trong việc cải tổ hệ thống giao việc và định biên; không mạnh dạn đổi mới; không điều chỉnh hoặc không kịp điều chỉnh hệ thống trả lương, thưởng theo nguyên tắc giá trị của vị trí và kết quả công việc…

KPI là công cụ hiện đại được nhiều doanh nghiệp phát triển trên thế giới áp dụng trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của người lao động. Để các doanh nghiệp ở Việt Nam có thể triển khai áp dụng thành công KPI, các đơn vị cần chú trọng nâng cao nhận thức của người lao động trong quá trình xây dựng và triển khai áp dụng công cụ này. Công tác truyền thông trước khi doanh nghiệp triển khai KPI là rất quan trọng, để người lao động hiểu được đúng bản chất, nắm rõ vai trò của chỉ số KPI với cá nhân, với bộ phận và với doanh nghiệp.

Thứ hai, quá trình xây dựng và triển khai KPI trong doanh nghiệp đòi hỏi cần có sự giám sát thường xuyên để phát hiện những sai sót, từ đó có những giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Thứ ba, với các doanh nghiệp mới triển khai áp dụng KPI thường gặp phải khó khăn với tâm lý đối với người lao động. Người lao động trong doanh nghiệp thường không ủng hộ sự thay đổi về cách thức quản lý do họ chưa nhìn thấy rõ lợi ích của bản thân khi thay đổi phương thức quản lý. Vì vậy, bên cạnh việc xây dựng và hoàn thiện KPI trong đánh giá thực hiện công việc, doanh nghiệp cần chú trọng hoàn thiện hệ thống đãi ngộ (đặc biệt, đãi ngộ tài chính) để người lao động thấy được rõ lợi ích của mình khi doanh nghiệp triển khai KPI, từ đó, vượt qua rào cản tâm lý để cùng doanh nghiệp tham gia quá trình xây dựng và triển khai KPI.

Việc áp dụng KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường và cải tiến hiệu suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, công bằng và hiệu quả. Tuy nhiên, để triển khai KPI thành công, doanh nghiệp cần có sự quyết tâm cao từ ban lãnh đạo, lựa chọn phương pháp phù hợp và cam kết thực hiện lâu dài. Chỉ khi đó, KPI mới phát huy được tối đa hiệu quả trong việc nâng cao năng suất và cạnh tranh trên thị trường.