Doanh nghiệp ổn định chất lượng, nâng cao năng suất nhờ mô hình huấn luyện TWI

TWI chính là một công cụ hữu ích

Mô hình nhóm huấn luyện (Training Within Industry - TWI) là một phương pháp đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp được phát triển bởi chính phủ Hoa Kỳ. Đây là mô hình giúp tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên trong cùng một nhóm, tạo ra môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự hợp tác. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, TWI chính là một công cụ hữu ích nhằm cải thiện quy trình sản xuất và nâng cao năng suất lao động cho các doanh nghiệp Việt Nam.

 TWI chính là một công cụ hữu ích nhằm cải thiện quy trình sản xuất và nâng cao năng suất lao động 

Về lịch sử hình thành, mô hình TWI xuất hiện lần đầu tiên tại Hoa Kỳ năm 1940 khi quốc gia này đang bước vào cuộc Chiến tranh thế giới thứ II. Lúc đó, Mỹ thiếu hụt trầm trọng nguồn nhân lực phục vụ cho các hoạt động sản xuất vũ khí và thiết bị tác chiến như chiến hạm, máy bay, súng phòng không... Cũng tại thời điểm đó, Hoa Kỳ có 8 triệu người thất nghiệp, phần lớn những người này chưa bao giờ được thấy bên trong một xưởng sản xuất, đa số thuộc các dân tộc thiểu số và phụ nữ với học lực rất thấp hay mù chữ.

Mô hình TWI đã được áp dụng và tạo ra những thay đổi rất tích cực đối với nguồn nhân lực lúc đó. TWI giúp các xí nghiệp Hoa Kỳ cung cấp thiết bị, vũ khí và nhu yếu phẩm phục vụ nhu cầu của quân đội Hoa Kỳ và đồng minh. Điều này là yếu tố mấu chốt dẫn đến thắng lợi của cuộc chiến. Sau khi chiến tranh kết thúc, TWI được chuyển giao cho Nhật Bản để hỗ trợ công cuộc tái thiết đất nước. Đến nay, TWI được áp dụng và kiểm định tại nhiều nơi trên thế giới như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Anh, Đức, Hà Lan, Úc, Trung Quốc, Đài Loan (Trung Quốc), Hàn Quốc, Malaysia, Indonesia. Tại Việt Nam, TWI đã được áp dụng thành công trong Chương trình nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì.

Về nội dung, TWI gồm 3 chương trình huấn luyện chính: JIT (Job Instruction Training) – Kỹ năng chỉ dẫn việc; JRT (Job Relations Training) – Kỹ năng quan hệ công việc; JMT (Job Methods Training) – Kỹ năng cải tiến phương pháp làm việc. Cả 3 chương trình hầu như tập trung đào tạo cho nhóm đội ngũ quản lý giám sát trong doanh nghiệp. 3 chương trình này của TWI chính là nền tảng đào tạo của các hệ thống quản lý như Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS), Mô hình sản xuất tinh gọn Lean, công cụ cải tiến 5S, Kaizen, Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể (TPM, Quản lý chất lượng toàn diện (TQM)...

Trong đó, nguyên tắc của TWI chính là tạo ra tác động nhân bản “Multiplier Effec” phát triển một phương pháp đã được chuẩn hóa và tiến hành đào tạo chuyên sâu những huấn luyện viên TWI về phương pháp chuẩn này. Những huấn luyện viên TWI sẽ đào tạo những nhóm người khác (giám sát viên) sử dụng các phương pháp chuẩn để xử lý vấn đề cụ thể nhằm đạt mục tiêu đề ra.

Theo Chuyên gia tư vấn Trung tâm hỗ trợ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ 2 (SMEDEC 2) bà Lê Thị Hoàng Anh cho biết, để áp dụng TWI doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố như: Hệ thống quản trị - doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống quản lý như ISO hoặc công cụ cải tiến là một lợi thế; cam kết của lãnh đạo – lãnh đạo tham gia với vai trò quan sát và hỗ trợ mọi nguồn lực cần thiết; nguồn lực về con người, tài chính, sắp xếp kế hoạch công việc, người hỗ trợ; con người gồm các giám sát viên là giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, quản đốc, tổ trưởng, trưởng ca, trưởng nhóm; nơi thí điểm – 1 công ty, 1 nhà máy, 1 phân xưởng, 1 bộ phận.

TWI không nhằm giải quyết vấn đề trước mắt mà chú trọng vào việc phát triển kỹ năng giải quyết các vấn đề khi chúng nảy sinh. Điều này có nghĩa là người gặp vấn đề (công nhân) và người có thể kèm dẫn, hỗ trợ (giám sát viên) cần thường xuyên làm việc bên nhau. Khi các giám sát viên sử dụng kỹ năng học được từ TWI để giải quyết các vấn đề sản xuất, họ tự nhiên đóng vai trò huấn luyện viên, từ bỏ vai trò chỉ đạo và kiểm soát của một người "sếp” truyền thống và tạo ra môi trường học hỏi".

Nhận diện cơ hội áp dụng TWI 

Để nhận diện cơ hội áp dụng TWI đó là khi doanh nghiệp gặp phải 4 vấn đề sau: Vấn đề sản xuất - doanh nghiệp xuất hiện tình trạng giao hàng chậm trễ do sai lỗi hay nhầm lẫn; giao nhầm sản phẩm cho khách hàng; nhân viên không đạt năng suất; sản phẩm bị trả lại; nhân viên vận hành không đáp ứng sự thay đổi kỹ thuật, công nghệ; thiết bị hư hỏng nhiều; Vấn đề an toàn - nhân viên không biết quy định về an toàn; nhân viên không biết các mối nguy trong công việc; nhân viên trở nên bất cẩn; thương tích nhẹ không báo cáo; vật liệu không được sắp xếp ngăn nắp; máy móc thiết bị hư hỏng nhiều hơn...

Vấn đề chất lượng - doanh nghiệp không đáp ứng tiêu chuẩn của sản phẩm; không theo yêu cầu kỹ thuật; quá nhiều phế phẩm hay làm lại; thiết bị không được sử dụng đúng cách; sản phẩm bị trả về hoặc phàn nàn. Cuối cùng là vấn đề nhân sự - nhân viên không thích thú với công việc của mình; nhân viên được chỉ dẫn sai cách, cảm thấy chán nản học việc; nhân viên muốn thuyên chuyển vì nghĩ rằng có triển vọng tốt hơn ở nơi khác; nhân viên thôi việc; các thủ tục nội bộ rườm rà...

Phần lớn các giám sát viên đều cho rằng 80% vấn đề nêu trên có thể được giải quyết nếu có lực lượng nhân sự được đào tạo tốt hơn, bởi vậy việc áp dụng TWI là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề phát sinh, nâng cao năng suất lao động và hướng đến sự phát triển bền vững.

Doanh nghiệp áp dụng TWI tạo được chất lượng sản phẩm đầu ra

Trong quá trình triển khai áp dụng TWI đã trang bị thêm các kỹ năng chỉ dẫn, cải tiến và quan hệ công việc cho đội ngũ giám sát; nâng tay nghề nhân viên cho mỗi công ty và tạo sự đồng đều hơn; giảm sản phẩm sai hỏng; giảm chi phí sản xuất, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm.

Áp dụng TWI nâng cao tay nghề nhân viên

Điển hình, từ năm 2020, Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Vĩnh Phát đã tiếp cận được công cụ mô hình nhóm huấn luyện (Training within indutry - TWI) thuộc Chương trình quốc gia Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam do Trung tâm hỗ trợ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ 2 (SMEDEC 2) trực tiếp thực hiện. 

Đây là đơn vị trong ngành Khuôn mẫu và Nhựa tại Việt Nam; chuyên thiết kế và sản xuất khuôn mẫu - Sản xuất và thương mại các sản phẩm nhựa công nghiệp thiết bị điện, bao bì dược phẩm, điện lạnh, điện gia dụng cho thấy, Công ty đã huy động mọi nguồn lực có thể, duy trì đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu và tiên tiến về công nghệ làm khuôn và ép phun để không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, cung cấp các sản phẩm có chất lượng tốt hơn để thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Các sản phẩm của Công ty có chất lượng tốt hơn để thỏa mãn nhu cầu khách hàng

Để luôn nhận được sự tín nhiệm và đánh giá cao đối với các sản phẩm và dịch vụ, không chỉ từ đơn vị trong nước mà cả thị trường nước ngoài, 60% công suất nhà máy của Vĩnh Phát được sử dụng để sản xuất các sản phẩm xuất khẩu cho khách hàng tại các thị trường quốc tế như Mỹ, Nhật Bản, EU và 40% còn lại dành riêng cho thị trường nội địa.

Nội dung chương trình xoay quanh việc xây dựng và đào tạo các kiến thức, kỹ năng căn bản cho nhóm huấn luyện gồm: kiến thức về công việc, kiến thức về trách nhiệm, kỹ năng chỉ dẫn công việc, kỹ năng cải tiến phương pháp làm việc, kỹ năng quan hệ công việc. Hướng dẫn xây dựng các chỉ dẫn công việc; Xây dựng chương trình huấn luyện và chuẩn bị tài liệu huấn luyện; hướng dẫn nhóm huấn luyện phương pháp đánh giá hiệu quả áp dụng mô hình TWI thông qua các chỉ tiêu: nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí, chi phí…

Trong đó, các học viên sẽ được thực hành tại xưởng sản xuất các nội dung đã học và trao đổi hai chiều với huấn luyện viên trong quá trình đào tạo. Học viên được hiểu rõ hơn về vai trò của TWI trong hoạt động cải tiến năng suất, chất lượng, kết quả áp dụng TWI tại một số doanh nghiệp đã đưa lại những kết quả thiết thực.

Việc áp dụng TWI tại Vĩnh Phát đã giúp công ty sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính chuyên nghiệp, tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về chuyên môn, nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai.

Thông qua việc trang bị kỹ năng, kinh nghiệm cho học viên giúp các học có kỹ năng chỉ dẫn việc cho người khác nhanh chóng làm một công việc đúng cách, an toàn, tận tâm, có thể tham gia sản xuất ngay. Xây dựng được hệ thống tài liệu đào tạo, xác định được các kỹ năng, công việc cần đào tạo và thiết lập các bảng phân tích công việc. Đánh giá trình độ kỹ năng của người lao động từ đó có kế hoạch đào tạo chủ động và phù hợp. Với kết quả, rút ngắn thời gian đào tạo từ đó loại bỏ tái đào tạo nhân viên mới, giảm sai hỏng, chất lượng ổn định và làm việc an toàn hơn.

Còn đối với Công ty Cổ phần gỗ Minh Dương ở tỉnh Bình Dương, đơn vị đã đạt tiêu chuẩn qua các kỳ đánh giá Audit của những công ty có tên tuổi, đạt chứng chỉ ISO 9001 do Bureau Veritas cấp vào tháng 5/2011, thực hiện tiêu chẩn CSR (Cam kết trách nhiệm xã hội) cho tất cả nhân viên và bảo đảm các thiết bị và điều kiện làm việc luôn đạt tiêu chuẩn, 5 năm liên tiếp đạt danh hiệu 50 Doanh nghiệp xuất khẩu đồ gỗ hàng đầu Việt Nam, là đơn vị được tặng bằng khen về danh hiệu "Doanh nghiệp đạt thành tích cao trong xuất khẩu đồ gỗ".

 Trước cải tiến, tại Công ty trong quá trình sản xuất, người công nhân dùng chổi quét màu và cục bả màu. Với phương pháp này thì năng suất là 1 cái/30 giây, trong khi đó công đoạn trước và sau chỉ sử dụng 20 giây/1 cái dẫn đến tình trạng sản phẩm bị dồn lại ở công đoạn bả màu filler, công đoạn sau sẽ phải chờ đợi, bên cạnh đó là chất lượng chưa đồng đều, tốn nhiều màu bả.

Trong quá trình phát triển, Công ty luôn hướng tới tiêu chí cung cấp sản phẩm hợp thị hiếu, đạt chất lượng và giá cả cạnh tranh, không ngừng nâng cao trình độ kỹ thuật để đem lại những sản phẩm đa dạng, cam kết tiến độ giao hàng đúng hạn, cung cấp dịch vụ Marketing và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ quản lý, cải thiện hiệu quả hoạt động nhà máy.

Công ty TNHH Minh Dương

Khi người giám sát quyết định cải tiến bằng cách chuyển sang dùng bao tay cao su và bao tay vải để bả màu filler. Kết quả là năng suất tăng 75%, tỉ lệ từ chối giảm từ 20% xuống còn 5%, số công nhân giữ nguyên trong khi đó hiệu suất tăng từ 67% lên 93% và tiết kiệm được màu bả.

Việc áp dụng mô hình TWI đã giúp Công ty Minh Dương trở thành 1 trong những doanh nghiệp nâng cao thương hiệu, uy tín về chất lượng sản phẩm

Trong quá trình phát triển, Minh Dương sự hỗ trợ, tư vấn cách thức tổ chức sản xuất, quản lý chất lượng từ tổ chức có chuyên môn như Quỹ hỗ trợ Mê Kông, Chương trình hợp tác phát triển từ Hà Lan, Đan Mạch, Quỹ hỗ trợ Mê Kông... Với nỗ lực không ngừng phát triển về quy mô, doanh thu và thị trường, trong vòng 10 năm, Minh Dương đã trở thành 1 trong những doanh nghiệp hàng dầu tại Việt Nam trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nội thất.

Với trụ sở chính và bộ máy quản lý chủ chốt đặt tại tỉnh Bình Dương Việt Nam, Minh Dương hiện đang sở hữu 1 lực lượng lao động trên 2,000 nhân viên. Những mặt hàng chinh của Công ty là nội thất phòng khách, phòng ngủ, bàn ghế ăn, kệ tivi, bàn cafe... Đơn vị dùng những loại nguyên liệu chính là gỗ cao su, thông, sồi, tần bì.

Với quan niệm, năng suất, chất lượng của doanh nghiệp có được là do đội ngũ nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất và cung cấp dịch vụ, do đó cần tập trung nâng cao năng lực cho lực lượng này. Đây cũng là nhiệm vụ mà mô hình nhóm huấn luyện TWI hướng tới. Điều này đã được chứng minh bằng hiệu quả thực tế tại nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công.