Trong bối cảnh sản xuất công nghiệp thế giới cạnh tranh toàn cầu hóa hiện nay, duy trì sản xuất liên tục, giảm thiểu lãng phí hoặc các tổn thất luôn là mục tiêu hàng đầu của các nhà sản xuất. Sự bất hợp lý trong quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm kém, lưu kho, sản xuất dư thừa… luôn là ưu tiên hàng đầu phải giải quyết của các chương trình cải tiến. Bên cạnh đó, một hình thức lãng phí khác thường xảy ra ở sản xuất công nghiệp là hoạt động tìm kiếm và sai lỗi của người lao động. Quản lý trực quan chính là một công cụ cải tiến nhằm tập trung giải quyết các vấn đề đó.
Quản lý trực quan là một công cụ cải tiến bằng cách sử dụng hình ảnh để giúp mọi vấn đề tại nơi sản xuất được hiển thị một cách trực quan. Mục tiêu của Quản lý trực quan là dễ dàng phát hiện những vấn đề có thể xảy ra tại nơi sản xuất chỉ bằng quan sát, từ đó là cơ sở để nâng cao năng suất, đồng thời nâng cao ý thức và sự hài lòng với công việc của người lao động.
Nhằm khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có, Quản lý trực quan được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Quản lý trực quan là một phương pháp bao gồm những hoạt động tập trung vào việc nhận diện thiết bị, khu vực để nguyên liệu, bán thành phẩm... được thực hiện bởi những thành viên thuộc các chức năng khác nhau trong công việc, đặc biệt là thành viên thuộc nhóm vận hành sản xuất và nhóm bảo dưỡng thiết bị nhằm đảm bảo sự sẵn sàng cho sản xuất liên tục.
Đồng thời, Quản lý trực quan là một kỹ thuật quản lý giúp truyền đạt và nhận biết thông tin một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng tín hiệu hình ảnh thay vì một văn bản viết hoặc đánh máy thường dùng. Theo kinh nghiệm quản lý sản xuất, thông tin được truyền đạt hiệu quả nhất thông qua thị giác. Do đó, sử dụng phương pháp Quản lý trực quan cho phép các công nhân có được thông tin đầy đủ về các quy trình sản xuất, tiến độ và các thông tin quan trọng khác, người công nhân nhanh chóng hiểu thông tin được truyền đạt, đặc biệt là những thông tin quan trọng để tăng hiệu quả công việc.
Quản lý trực quan giúp cho việc kiểm soát và quản lý của một công tác đơn giản nhất có thể. Các vấn đề, sự bất thường, hoặc sai lệch so với tiêu chuẩn được hiển thị trực quan đến tất cả mọi người. Khi những sai 8 lệch được nhìn thấy một cách rõ ràng, tổ chức có thể thực hiện những hành động ngay lập tức để sửa chữa khắc phục kịp thời.
Quản lý trực quan là một kỹ thuật để kiểm soát các hoạt động hay quá trình dễ dàng thực hiện hơn hoặc hiệu quả hơn bằng cách sử dụng có chủ ý của các tín hiệu thị giác.
Quản lý trực quan đưa ra các chỉ dẫn đơn giản, rõ ràng và dễ nhìn thấy mà có thể ngay lập tức chỉ ra tình trạng của quá trình, nguồn lực hay toàn bộ khu vực làm việc có liên quan tới một kế hoạch hay mục tiêu rõ ràng bằng “Một bức tranh có thể thay cả nghìn từ”.
Phương pháp Quản lý trực quan nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của một quá trình bằng cách làm cho các bước trong quá trình đó có thể nhìn thấy rõ hơn. Lý thuyết cơ sở của Quản lý trực quan là nếu một cái gì đó rõ ràng là có thể nhìn thấy, nó rất dễ dàng để nhớ và lưu giữ trong tâm trí.
Một khía cạnh khác của Quản lý trực quan là tất cả mọi người được đưa ra các tín hiệu thị giác tương tự nhau và do đó có thể hiểu giống nhau. Những tín hiệu truyền thông tin bằng phương pháp trực quan có thể có hình thức, dạng trực quan đơn giản như sử dụng màu sắc để phân biệt các nhóm sản phẩm, các loại sản phẩm hoặc các nhóm công việc, hoặc hình thức phức tạp hơn như các bảng hiển thị điện tử, các hộp Canban (dạng thẻ truyền thông tin sản xuất và vận chuyển) và Heijunka (cân bằng chuyền sản xuất) và nhiều ví dụ đa dạng khác.
Các công cụ trực quan thường ở các hình thức như: Hình thức hiển thị trực quan: Hình thức hiển thị trực quan cho dấu hiệu nhận biết giúp cho người công nhân tránh được sai sót trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, điều này dựa trên một nghiên cứu cho thấy rằng hơn 83% thông tin mà con người thu nhận được thông qua thị giác. Bởi vậy, bằng cách tạo ra các dấu hiệu nhận biết, tác động trực tiếp tới thị giác của người lao động sẽ giúp giảm các sai lỗi vô ý của con người trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hình thức cảnh báo trực quan: Có thể thực hiện cảnh báo bằng màu sắc do màu sắc tạo ra sự tương phản và từ đó tác động trực tiếp tới thị giác của người lao động, bởi vậy sử dụng màu sắc để giúp người lao động nhìn ra các vấn đề trong hoạt động sản xuất là rất cần thiết. Ngoài ra, các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng…
Ví dụ các bảng mà chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quá trình vận hành vượt mức cho phép. Thẻ Kanban là một ví dụ khác về kiểm soát bằng trực quan.
Hình thức chỉ dẫn trực quan: Hình thức này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng. Để thực hiện Quản lý trực quan tại nơi sản xuất cũng như khu vực dịch vụ thì việc xác định tên hàng hóa, bao gồm: Hàng thành phẩm, sản phẩm sản xuất dở dang, sản phẩm loại bỏ là rất cần thiết, điều này sẽ giúp tránh sử dụng nhầm lẫn các loại sản phẩm này để đưa vào sản xuất, kinh doanh.
Quản lý trực quan bước đầu phải bằng việc gắn tên nhãn phù hợp cho nguyên vật liệu, sản phẩm, dụng cụ, hồ sơ - tài liệu. Đó là cách thức trực quan hóa, giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết, từ đó sử dụng đúng ngay từ đầu cũng như giảm thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất lao động