Phương pháp quản lý tinh gọn Lean bắt nguồn từ mô hình vận hành nhà máy của Toyota vào đầu thế kỷ 20. Như đúng tên gọi, phương pháp Lean (tinh gọn) tập trung vào vấn đề tinh giản quy trình thông qua loại bỏ những bước gây lãng phí thời gian, năng lượng, vật liệu trong chuỗi sản xuất. Từ đó rút ngắn thời gian sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm để mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng. Ngày nay, Lean được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, và trở thành một trong những mô hình quản trị được các doanh nghiệp ưa chuộng.
Loại bỏ những bước gây lãng phí thời gian, năng lượng, vật liệu trong chuỗi sản xuất
Không chỉ đơn thuần là phương pháp giảm lãng phí, Lean còn là cách tiếp cận toàn diện, đặt khách hàng ở trung tâm, tối ưu quy trình từ khâu thiết kế, thi công cho tới bàn giao, giúp doanh nghiệp bứt phá cả về năng suất, chất lượng lẫn uy tín thương hiệu.
Khi bước vào ngành xây dựng, Lean tập trung vào ba nguyên tắc then chốt: loại bỏ lãng phí, gia tăng giá trị và thúc đẩy cải tiến liên tục. Trong một dự án xây dựng truyền thống, lãng phí có thể xuất hiện ở nhiều công đoạn: thời gian chờ đợi vật liệu, nhân công dư thừa, vận chuyển không cần thiết, thay đổi thiết kế liên tục, thậm chí là tồn kho nguyên liệu vượt mức. Mỗi sự lãng phí đều kéo theo chi phí tăng, tiến độ chậm và chất lượng giảm. Lean ra đời để giải quyết triệt để những điểm nghẽn này, tạo ra một hệ thống làm việc tinh gọn và hiệu quả hơn.
Khi ngành xây dựng và sản xuất được tích hợp và có mối quan hệ chặt chẽ hơn thì các nguyên lý hoạt động của phương pháp Lean cũng bắt đầu thâm nhập vào quy trình quản lý dự án xây dựng.
Theo Viện Xây dựng Tinh gọn (LCI), Lean Construction được định nghĩa là một hệ thống áp dụng các phương pháp trong sản xuất tinh gọn vào quy trình thiết kế, lập kế hoạch, thi công để tối đa hóa giá trị của các bên liên quan, giảm lãng phí và tăng cường sự hợp tác giữa các đội nhóm trong 1 dự án. Mục tiêu của xây dựng tinh gọn là tăng năng suất, tăng lợi nhuận và cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Điểm đặc biệt của Lean trong xây dựng nằm ở việc quản lý dòng công việc. Thay vì các bên tham gia dự án làm việc rời rạc, Lean xây dựng cơ chế kết nối chặt chẽ giữa chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, nhà thầu và đội ngũ thi công.
Sự minh bạch và phối hợp được tăng cường nhờ các công cụ cụ thể. Last Planner System giúp điều phối và dự báo tiến độ sát với thực tế hơn. Just-in-time bảo đảm vật liệu được cung ứng đúng lúc, đúng nơi, tránh tình trạng tồn kho hoặc thiếu hụt gây gián đoạn. Quan trọng hơn, Lean khuyến khích tư duy Kaizen – cải tiến liên tục, nghĩa là sau mỗi dự án, doanh nghiệp cần tổng kết, rút kinh nghiệm để lần sau làm tốt hơn, nhanh hơn, ít lãng phí hơn. Chính nhờ triết lý này, ngành xây dựng vốn bị coi là bảo thủ và chậm đổi mới đã có cơ hội trở nên năng động, linh hoạt hơn rất nhiều.
Một minh chứng rõ nét cho hiệu quả của Lean trong thực tiễn Việt Nam là trường hợp Công ty Cổ phần Xây dựng Hòa Bình – một doanh nghiệp lớn, đi đầu trong việc áp dụng Lean vào quản lý dự án.
Trong dự án xây dựng tổ hợp căn hộ cao cấp tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hòa Bình đã áp dụng thử nghiệm Last Planner System để kiểm soát tiến độ. Trước đây, các nhà thầu phụ thường gặp khó khăn khi phối hợp, đơn vị thi công kết cấu chậm bàn giao mặt bằng khiến đội ngũ hoàn thiện phải chờ đợi, tiến độ bị kéo dài, chi phí phát sinh ngày một tăng.
Khi triển khai Lean, Hòa Bình đã thay đổi cách tiếp cận từ “đẩy” sang “kéo”. Các tổ đội không còn bị động nhận chỉ thị từ cấp trên mà trực tiếp tham gia xây dựng kế hoạch, dự đoán rủi ro và tìm giải pháp cùng nhau. Nhờ đó, tiến độ được phản ánh sát thực tế hơn và mức độ cam kết cũng cao hơn.
Kết quả mang lại hết sức ấn tượng, thời gian thi công rút ngắn 15% so với kế hoạch ban đầu. Chi phí phát sinh giảm khoảng 10%, chủ yếu nhờ hạn chế tối đa thời gian chờ đợi và kiểm soát tốt nguyên vật liệu. Chất lượng công trình cải thiện rõ rệt, tỷ lệ sai hỏng cần sửa chữa giảm gần 30%. Đặc biệt, tinh thần hợp tác trong đội ngũ lao động thay đổi tích cực, khi người công nhân không còn là người thừa hành bị động, mà trở thành mắt xích chủ động đưa ra ý kiến và đề xuất. Từ thành công của dự án này, Hòa Bình đã mở rộng mô hình Lean ra nhiều công trình khác, coi đây như một phần của văn hóa dự án chứ không chỉ là một công cụ quản lý đơn thuần.
Giá trị Lean mang lại cho ngành xây dựng không chỉ dừng lại ở lợi ích ngắn hạn về tiến độ hay chi phí, mà còn tạo nền tảng bền vững cho sự phát triển lâu dài. Lean giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, bởi trong các gói thầu, nhà đầu tư luôn ưu tiên những nhà thầu có khả năng kiểm soát tiến độ và chất lượng.
Lean tạo dựng uy tín với khách hàng, khi công trình bàn giao đúng hẹn, ít sai sót, qua đó tăng cơ hội hợp tác lâu dài. Đồng thời, Lean thúc đẩy sự tham gia của con người, biến nhân lực thành trung tâm của cải tiến. Mỗi công nhân, kỹ sư, quản lý đều có vai trò trong việc nhận diện lãng phí và tìm giải pháp, nhờ vậy tinh thần đổi mới được lan tỏa mạnh mẽ.