SWIFT không phải là một tiêu chuẩn quốc tế cố định như ISO, mà là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tăng tốc thông lượng, giảm lãng phí và tối ưu năng suất.
SWIFT là công cụ tập trung vào việc phân tích và tái cấu trúc các quy trình sản xuất theo hướng tinh gọn
Trong quản lý năng suất, SWIFT là công cụ tập trung vào việc phân tích và tái cấu trúc các quy trình sản xuất theo hướng tinh gọn, loại bỏ các điểm nghẽn, giảm thiểu thời gian chết và tối ưu hóa sự phối hợp giữa các bộ phận. Khác với các phương pháp cải tiến truyền thống vốn thiên về “chạy đua” tăng ca, bổ sung nhân lực hoặc mua sắm thêm thiết bị, SWIFT đi sâu vào bản chất quy trình, xác định rõ từng bước tạo ra giá trị, loại bỏ những hoạt động lãng phí và thiết lập luồng công việc tối ưu. Điểm mạnh của SWIFT chính là tốc độ triển khai nhanh, chi phí đầu tư thấp, dễ dàng đo lường hiệu quả.
Đối với ngành điện tử, là nơi quy trình sản xuất đòi hỏi độ chính xác cao, tốc độ lớn, tính đồng bộ cao và khả năng đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường – SWIFT trở thành một lựa chọn phù hợp để vừa nâng cao năng suất, vừa kiểm soát chất lượng.
SWIFT trở thành một lựa chọn phù hợp để vừa nâng cao năng suất, vừa kiểm soát chất lượng để doanh nghiệp thành công
Công ty TNHH Điện tử Minh Phát chuyên sản xuất bảng mạch điện tử và cụm lắp ráp linh kiện cho các thương hiệu lớn trong và ngoài nước. Những năm đầu, Minh Phát liên tục tăng trưởng nhờ nhu cầu thị trường tăng cao. Tuy nhiên, đến giai đoạn công ty bắt đầu gặp khó khăn, năng suất chững lại, tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng, khách hàng phàn nàn về thời gian giao hàng kéo dài.
Ban lãnh đạo Minh Phát nhận ra vấn đề không nằm ở thiết bị hay con người, mà chính là sự bất hợp lý trong quy trình sản xuất. Thời gian chờ đợi giữa các công đoạn quá dài, kế hoạch sản xuất thiếu đồng bộ, dẫn đến công đoạn nọ phải “xếp hàng” chờ công đoạn kia. Khoảng 15-20% thời gian sản xuất thực tế bị lãng phí do các hoạt động không tạo giá trị.
Với sự tư vấn của một chuyên gia năng suất, Minh Phát quyết định triển khai công cụ SWIFT. Ban đầu, công ty thành lập nhóm cải tiến gồm đại diện các bộ phận sản xuất, kỹ thuật, kho vận, chất lượng… để vẽ lại toàn bộ sơ đồ dòng giá trị. Qua đó, họ phát hiện ba nút thắt lớn là thiếu đồng bộ kế hoạch sản xuất – kiểm tra – giao hàng; thao tác thủ công nhiều ở công đoạn kiểm tra; và lưu kho bán thành phẩm quá lâu.
Dựa trên phân tích, nhóm cải tiến đề xuất tái cấu trúc quy trình theo SWIFT. Kế hoạch sản xuất được đồng bộ hóa theo chuỗi, hệ thống bảng kế hoạch trực quan được thiết lập ở từng phân xưởng. Công đoạn kiểm tra chất lượng được chuyển sang kiểm tra ngay tại chỗ thay vì tập trung cuối chuyền. Hệ thống đẩy-kéo hợp lý được áp dụng để giảm tồn kho bán thành phẩm. Quá trình cải tiến được thực hiện từng giai đoạn nhỏ, với thời gian huấn luyện chỉ kéo dài 2 tuần, nhân viên nhanh chóng nắm bắt được cách vận hành mới.
Chỉ sau 6 tháng triển khai SWIFT, Minh Phát đã ghi nhận những kết quả rõ rệt. Năng suất trung bình của dây chuyền tăng 22% so với trước. Tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm từ 2,8% xuống 1,1%. Thời gian giao hàng rút ngắn trung bình 4 ngày cho mỗi đơn hàng. Tồn kho bán thành phẩm giảm 35%, tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho.
Không chỉ cải thiện các chỉ số định lượng, SWIFT còn tạo ra thay đổi về tinh thần làm việc. Người lao động hào hứng hơn vì quy trình trở nên khoa học, giảm áp lực, tăng tính phối hợp. Khách hàng cũng ghi nhận sự thay đổi tích cực, nhiều đối tác nước ngoài gia hạn hợp đồng dài hạn với Minh Phát nhờ năng lực cung ứng ổn định hơn.
Khi áp dụng SWIFT vào ngành điện tử, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cải tiến để phát huy tác dụng tốt nhất khi doanh nghiệp đã nhận diện rõ những vấn đề của mình và cam kết giải quyết triệt để. Tiếp theo, phải có sự tham gia đồng lòng từ ban lãnh đạo tới nhân viên, ví dụ từ Công ty Minh Phát, chính việc thành lập nhóm cải tiến liên bộ phận đã giúp mọi người thấu hiểu, đồng thuận và phối hợp nhịp nhàng. Từ đó, doanh nghiệp cũng nên triển khai từng bước, đo lường liên tục. SWIFT chú trọng cải tiến nhanh – gọn nhưng vẫn cần kiểm tra dữ liệu định kỳ để tránh xao nhãng hoặc duy ý chí. Và cuối cùng, chú trọng đào tạo, cần chuẩn bị tốt công tác huấn luyện nhân viên để ai cũng hiểu quy trình mới và thực hiện đúng.
Nhìn rộng hơn, SWIFT không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp điện tử, mà còn có thể nhân rộng ra nhiều lĩnh vực sản xuất khác, SWIFT sẽ nhanh, gọn, hiệu quả, đây chính là một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp Việt Nam trên hành trình nâng cao năng suất và hội nhập sâu rộng với thế giới.