Kanban – Chìa khóa nâng cao năng suất và chất lượng cho doanh nghiệp ngành giấy

Hiện nay, ngành giấy vốn là ngành đòi hỏi sự vận hành liên tục của dây chuyền sản xuất với khối lượng lớn nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Do vậy, việc kiểm soát tồn kho, đảm bảo cung ứng đúng lúc và hạn chế tồn đọng, lãng phí nguyên vật liệu là những bài toán khó khiến nhiều doanh nghiệp trăn trở. 

Nhiều doanh nghiệp đã chủ động tìm đến các công cụ quản lý tinh gọn

Trong thực tế, không ít nhà máy giấy rơi vào tình trạng “thừa chỗ này, thiếu chỗ kia”, gây mất cân đối, giảm hiệu suất thiết bị và nhân công. Trước những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã chủ động tìm đến các công cụ quản lý tinh gọn (Lean), trong đó Kanban được lựa chọn nhờ tính đơn giản, dễ triển khai và hiệu quả rõ rệt.

Kanban là một hệ thống ngăn ngừa tình trạng cung ứng quá mức hoặc sản xuất quá mức, có thể được sử dụng trong toàn bộ chuỗi cung ứng, đây là phương pháp quản lý công việc đơn giản và minh bạch, tập trung vào việc giới hạn công việc đồng thời và tối ưu hóa quy trình làm việc. Trên cơ sở này, Kanban sử dụng thẻ hoặc bảng để biểu diễn công việc và di chuyển qua các giai đoạn khác nhau để theo dõi tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về trạng thái công việc và nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc.

Không chỉ đơn thuần là một phương pháp quản lý công việc, Kanban còn tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo. Nó khuyến khích sự hợp tác, giao tiếp và cải tiến liên tục trong tổ chức. Bằng cách áp dụng Kanban, công việc được tổ chức một cách cấu trúc, cho phép mọi người nhìn rõ các vấn đề và tìm cách cải thiện công việc, nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu một cách nhất quán.

Ý nghĩa cốt lõi của Kanban là hạn chế lãng phí tài nguyên, tăng năng suất. Mục tiêu chính của phương pháp Kanban là tạo ra giá trị tốt nhất cho khách hàng với chi phí tối ưu nhất. Ngoài sử dụng thẻ thị giác để quản lý việc sản xuất theo thời gian, Kanban còn hướng đến giảm tắc nghẽn và tăng hiệu quả trong quy trình sản xuất.

Điển hình doanh nghiệp áp dụng thành công công cụ Kanban để tăng năng suất, chất lượng sản phẩm trong thời gian qua là Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn (Saigon Paper). Doanh nghiệp xem đây là một phần quan trọng trong hành trình chuyển đổi số và tinh gọn hóa quản trị sản xuất. Theo đại diện công ty, trước đây, mỗi bộ phận trong nhà máy thường làm việc rời rạc, phòng kế hoạch dự báo sai lệch nhu cầu thực tế, dẫn đến tình trạng nguyên liệu dư thừa hoặc thiếu hụt cục bộ, tồn kho lớn và chất lượng sản phẩm không đồng đều. Quy trình này không những gây lãng phí mà còn làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng khi thời gian giao hàng kéo dài, nhiều lô hàng không đạt tiêu chuẩn.

Doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho, diện tích nhà xưởng

Việc triển khai Kanban giúp Giấy Sài Gòn thiết lập các điểm kiểm soát tồn kho hợp lý theo từng công đoạn sản xuất. Các thẻ Kanban được thiết kế với thông tin rõ ràng về mã sản phẩm, số lượng, vị trí lấy hàng và thời điểm bổ sung, giúp công nhân dễ dàng nhận biết và tuân thủ. Quy trình sản xuất được chia thành các “trạm” với nguyên tắc chỉ sản xuất khi nhận được tín hiệu từ khâu tiếp theo, tránh việc sản xuất dư thừa không cần thiết.

Kể từ khi áp dụng, kết quả mà Giấy Sài Gòn đạt được rất ấn tượng. Tỷ lệ tồn kho nguyên vật liệu và bán thành phẩm giảm khoảng 30%, thời gian sản xuất rút ngắn trung bình 15%, đồng thời tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng loại A tăng từ 93% lên 98%. Ngoài ra, nhờ giảm thiểu tồn kho, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho, diện tích nhà xưởng được tối ưu hóa để bố trí thêm các dây chuyền mới. Quan trọng hơn, tinh thần làm việc của công nhân được cải thiện rõ rệt khi mọi người đều thấy rõ quy trình rõ ràng, minh bạch, tránh tình trạng chờ việc hoặc làm sai dẫn đến lãng phí công sức.

Đại diện ban giám đốc Công ty Giấy Sài Gòn chia sẻ: “Chúng tôi chọn Kanban vì đây là công cụ vừa dễ áp dụng, vừa mang lại hiệu quả rõ rệt. Việc quản lý tồn kho hiệu quả hơn giúp chúng tôi chủ động hơn trước biến động nhu cầu thị trường, giảm chi phí mà vẫn nâng cao chất lượng".

Ngoài ra, Giấy Sài Gòn cũng kết hợp Kanban với hệ thống quản trị dữ liệu điện tử, giúp cập nhật tức thời các tín hiệu sản xuất, từ đó nâng cao tính chính xác và tốc độ phản hồi. Điều này không chỉ giúp quản lý kho và sản xuất chính xác hơn mà còn hỗ trợ bộ phận kinh doanh đưa ra các quyết định bán hàng và chăm sóc khách hàng kịp thời.

Thành công của Công ty Giấy Sài Gòn trong hành trình áp dụng Kanban không chỉ là kết quả của một công cụ quản lý đơn thuần, mà còn là minh chứng sống động cho tinh thần đổi mới, dám thay đổi để bắt kịp xu hướng quản trị hiện đại.