Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc áp dụng Kaizen không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí mà còn tạo nên một văn hóa làm việc sáng tạo, gắn kết toàn thể nhân viên. Triết lý này nhấn mạnh những cải tiến dù nhỏ bé, nếu được thực hiện một cách liên tục và có hệ thống, sẽ dần dần tạo nên những thay đổi to lớn, nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm, từ đó góp phần đưa doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường.
Bên cạnh đó, Kaizen không chỉ giới hạn trong môi trường sản xuất mà còn lan tỏa sang tất cả các khía cạnh của hoạt động doanh nghiệp, từ quản lý, kinh doanh đến chăm sóc khách hàng, giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thân thiện.
Lợi ích của việc áp dụng công cụ Kaizen
Theo các chuyên gia năng suất, việc áp dụng công cụ cải tiến Kaizen sẽ mang đến cho doanh nghiệp lợi ích cả hữu hình và vô hình, trong đó:
Lợi ích về mặt hữu hình: Tạo ra kết quả to lớn trong thời gian dài với tích lũy cải thiện vô cùng nhỏ. Gia tăng năng suất làm việc và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, thời gian vận chuyển, nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên.
Lợi ích về mặt vô hình: Triết lý Kaizen giúp thúc đẩy khả năng làm việc tập thể, gắn kết tinh thần làm việc nhóm, liên kết nội bộ, tạo động lực để nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức, xây dựng văn hóa với thói quen tiết kiệm, chú trọng hiệu quả trong từng chi tiết.
Khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần tập trung vào khách hàng: Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động, do đó các hoạt động và quyết định của doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Kaizen cắt bỏ mọi hoạt động thừa trong quá trình vận hành doanh nghiệp, những hoạt động không mang tính chất nhằm cải tiến sản phẩm và quản trị chất lượng hàng hóa.
Đổi mới liên tục: Doanh nghiệp luôn cần phải tìm cách để cải tiến và phát triển mọi hoạt động của mình, từ quy trình sản xuất đến marketing và dịch vụ khách hàng. Bởi nhu cầu của khách hàng không bao giờ dừng lại, có thể là thay đổi điều chỉnh về kỹ thuật, tính năng hay giá cả. Mặt khác, việc đổi mới sản phẩm sẽ tiết kiện thời gian và chi phí thực hiện hơn so với thiết lập sản xuất một sản phẩm mới.
Đào tạo và phát triển nhân viên: Để thực hiện triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, tạo dựng văn hóa "không đổ lỗi" giúp họ có thể đóng góp và phát triển trong công việc của mình.
Tổ chức làm việc hiệu quả: Tổ chức làm việc phải được thiết kế để tối đa hóa hiệu quả, bao gồm tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng công nghệ mới nhất. Bên cạnh đó, mạng lưới thông tin nội bộ cũng cần được thiết lập chặt chẽ, mang tính liên kết cao để nhân viên đủ điều kiện cập nhật tin thức, thuận tiện chia sẻ thông tin và kinh nghiệm.
Kết hợp các bộ phận trong một dự án: Với phương pháp Kaizen, ưu tiên tận dụng triệt để các nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện dự án. Nếu không thể tự xử lý công việc mới cần đến hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài.
Khuyến khích teamwork: Theo triết lý Kaizen, làm việc nhóm tối ưu kết quả và hiệu suất làm việc. Team-leader cần có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt và định hướng nhân sự của mình từ nỗ lực của bản thân.
Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần đảm bảo thực hiện chuẩn chỉ các quy định của doanh nghiệp trên tinh thần tự nguyện, chấp nhận đặt lợi ích doanh nghiệp lên lợi ích cá nhân và luôn tự giác rèn luyện, kiểm điểm bản thân để cải thiện phù hợp với doanh nghiệp.
Thiết lập các mối quan hệ bền vững: Triết lý Kaizen định hướng doanh nghiệp cần có buổi đào tạo nhân sự bài bản và chuyên sâu, phù hợp với từng cấp bậc nhân sự. Cấp quản lý sẽ học về các kỹ năng quản trị, khả năng điều phối, thúc đẩy nhân sự. Nhân viên cấp dưới sẽ học tập về kỹ năng nâng cao nghiệp vụ. Việc làm này tạo dựng lòng tin, tạo môi trường cho nhân viên học hỏi và làm việc lâu dài.
Thúc đẩy năng suất làm việc: Thúc đẩy năng suất có thể được áp dụng bởi các phương pháp như kích thích bằng khen thưởng hoặc công nhận thành tích thông qua bằng khen.
Cập nhật thực trạng phát triển của doanh nghiệp: Nhân viên sẽ không thể xác định mức độ quan trọng của việc mình đang làm ảnh hưởng tới kết quả tăng trưởng chung của doanh nghiệp. Thường xuyên chia sẻ thực trạng sẽ là nguồn động lực lớn cho nhân viên.
Nhờ vào những lợi ích toàn diện và dài hạn mà Kaizen mang lại, việc áp dụng phương pháp này là một lựa chọn chiến lược giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển và đạt được thành công bền vững.
Công cụ Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
Việc áp dụng Kaizen đòi hỏi một quá trình được xây dựng có hệ thống và khả năng thích ứng với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp dù có quy mô và ngành nghề khác nhau đều có thể áp dụng Kaizen thông qua một chu trình cải tiến liên tục.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công triết lý Kaizen và gặt hái được những kết quả ấn tượng. Chẳng hạn, Công ty TNHH Dệt may Xuất khẩu Minh Ánh, một doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm khăn bông cao cấp phục vụ thị trường Nhật Bản, đã áp dụng Kaizen vào toàn bộ quy trình sản xuất. Từ khâu nhập sợi, phân phát, dệt, kiểm tra cho đến công đoạn đóng gói, mỗi bước được cải tiến nhỏ nhưng liên tục. Nhờ đó, công ty đã tăng gấp ba lần số lượng lãnh đạo được đào tạo trực tiếp tại chỗ, giúp họ hiểu rõ và áp dụng các giải pháp Kaizen ngay tại hiện trường.
Đồng thời, số lượng giải pháp để xử lý tình trạng hàng ùn tại phân xưởng may cũng tăng gấp 2,5 lần, góp phần giảm thiểu lãng phí về diện tích, tài chính và nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, việc giảm 25% thời gian cắt ngang khăn tay và tăng 150% công suất kho nguyên liệu nhờ tận dụng không gian theo chiều cao đã giúp công ty tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó tạo ra sản phẩm chất lượng cao và giảm thiểu chi phí sản xuất.
Không chỉ dừng lại ở ngành dệt may, triết lý Kaizen còn được áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực khác như ngành xi măng, may mặc, sản xuất máy móc thiết bị và thậm chí là dịch vụ. Công ty xi măng Nghi Sơn, với gần 20 năm kinh nghiệm áp dụng tinh thần Kaizen, đã cải thiện đáng kể không chỉ về chất lượng sản phẩm mà còn về điều kiện làm việc, qua đó xây dựng được một mô hình giao tiếp hai chiều hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên.
Công ty TNHH MTV Động cơ & Máy nông nghiệp Miền Nam áp dụng công cụ cải tiến Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
Trong lĩnh vực sản xuất máy móc, Công ty TNHH MTV Động cơ & Máy nông nghiệp Miền Nam (SVEAM) đã cho thấy hiệu quả rõ rệt khi áp dụng Kaizen. Trước đây, sản lượng của doanh nghiệp chỉ đạt khoảng 900 bộ sản phẩm thân máy khâu Juki mỗi tháng. Tuy nhiên, sau khi liên tục điều chỉnh và cải tiến quy trình công nghệ gia công mẫu, sản lượng đã tăng lên đến 1.700 bộ mỗi tháng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường mà còn củng cố vị thế cạnh tranh trong ngành sản xuất máy móc thiết bị.
Tại Tài Trường Thành, Kaizen không chỉ là một phương pháp, mà còn là một văn hóa được thấm nhuần vào từng khâu sản xuất và quản lý. Từ việc giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu suất đến cải thiện chất lượng sản phẩm, Kaizen đã trở thành nền tảng giúp Tài Trường Thành vươn lên mạnh mẽ trong ngành sản xuất dây cáp điện.
Nhờ việc áp dụng Kaizen, Tài Trường Thành đã tối ưu hóa quy trình sản xuất, giúp nâng cao năng suất lao động mà không làm gia tăng chi phí. Những cải tiến nhỏ nhưng liên tục trong từng khâu sản xuất đã giúp công ty giảm thiểu thời gian chờ đợi, lãng phí nguyên vật liệu và đảm bảo các máy móc hoạt động ở mức tối đa.
Một trong những thành công quan trọng của Tài Trường Thành khi áp dụng Kaizen là cải thiện đáng kể chất lượng sản phẩm. Các quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng đã được tinh chỉnh, giúp loại bỏ các lỗi sản xuất ngay từ giai đoạn đầu. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm dây cáp điện của Tài Trường Thành mà còn giảm thiểu chi phí phát sinh từ việc sửa chữa và bảo hành.
Một trường hợp thành công khác được ghi nhận tại Nhà máy Đúc VEAM, nơi mà việc cải tiến quy trình xử lý chất thải, tái sử dụng vật liệu và tối ưu hóa khâu xuất nhập hàng đã cho phép dây chuyền đúc tự động hoạt động hết công suất 3 ca mỗi ngày. Nhờ đó, doanh nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, ước tính mang lại lợi ích kinh tế hàng tỷ đồng mỗi năm.
Những ví dụ thực tiễn này cho thấy rằng, dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn, dù thuộc ngành nghề nào, việc áp dụng công cụ Kaizen sẽ mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu suất, chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc.