Thực hiện công cụ KPI giúp doanh nghiệp tăng năng suất, đạt mục tiêu đề ra

Chỉ số KPI là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả

Theo các chuyên gia, chỉ số KPI là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện các chiến lược; giúp nhà điều hành luôn được cập nhật tình trạng của doanh nghiệp. Chỉ số KPI đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân so với mục tiêu đề ra.

Theo David Parmenter (2009), KPI là các chỉ số hiệu suất giúp đo lường và kiểm soát những việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất. Nhà nghiên cứu này cho rằng, các chỉ số hiệu suất có một số đặc điểm cơ bản gồm: (1) Các chỉ số phi tài chính; (2) Được đánh giá thường xuyên; (3) Chịu tác động bởi ban điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao; (4) Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh; (5) Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân và từng nhóm; (6) Có tác động đáng kể đến các phương diện của thẻ điểm; (7) Có thể tác động tích cực.

Nghiên cứu của Alexandra Twin (2021) đã cho thấy, KPI đề cập đến một tập hợp các phép đo có thể định lượng được dùng để đánh giá hiệu suất dài hạn tổng thể của một DN. KPI giúp xác định các kết quả về chiến lược, tài chính và hoạt động của một DN, đặc biệt là so với các DN khác trong cùng lĩnh vực. Như vậy, KPI còn đo lường sự thành công của một công ty so với một tập hợp các mục tiêu, mục tiêu hoặc các công ty cùng ngành.

Theo Strategy Management Group (2021), KPI là các chỉ số quan trọng về sự tiến bộ đối với kết quả dự kiến mà DN muốn đạt được. KPI giúp nhà quản trị DN nhận thức được, liệu DN có đang đạt được mục tiêu đề ra hay không. KPI tạo cơ sở phân tích cho việc ra quyết định và giúp tập trung sự chú ý vào những gì quan trọng nhất. Như vậy, KPI sẽ được sử dụng để cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu, Tập trung chú ý vào những gì quan trọng, cung cấp bằng chứng để thông báo cho việc ra quyết định.

Chỉ số KPI hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng theo kết quả hợp lý; nhờ vậy có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn. Chỉ số KPI giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc; hiểu rõ các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu. 

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực. Ví dụ, đối với lĩnh vực nhân sự có thể gồm: Tuyển dụng, Đào tạo, Năng suất của nguồn nhân lực, An toàn lao động, Giờ làm việc, Lương, Đánh giá công việc, Hoạt động cải tiến, Lòng trung thành, Tài chính...

Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Một tổ chức, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động khác nhau, tùy thuộc và mục tiêu chiến lược của mình. Có thể là các chỉ số liên quan đến hiệu quả tài chính, liên quan đến thị trường và cạnh tranh, hay quản lý nguồn nhân lực, chất lượng và môi trường...

Cán bộ quản lý ở các cấp trong tổ chức, doanh nghiệp có thể theo dõi KPI để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được mục tiêu kinh doanh không và hiệu quả tăng lên hay giảm sút. KPI có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các nhóm khác nhau trong doanh nghiệp hoặc đối thủ cạnh tranh khác.  Đặc biệt, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cũng thiết lập các KPI, từ đó hỗ trợ đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Dữ liệu về mức độ hiệu quả của từng bộ phận có thể hình thành nên KPI của cả doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp...

Doanh nghiệp cần nắm được một số nguyên tắc cơ bản như thiết lập KPI đảm bảo tiêu chí SMART trong đó:

S – Specific (Cụ thể): Chỉ tiêu phải thật cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. Cấp dưới biết mình cần làm gì và làm thế nào để đạt được kết quả mà sếp mong muốn.

M – Measurable (có thể đo lường): KPIs có thể đo lường và quy đổi bằng con số cụ thể. Tránh đặt chỉ tiêu KPI một cách chung chung, vô nghĩa.

A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu đặt ra đảm bảo nhân viên có thể thực hiện được. Không thiết lập mục tiêu quá cao hoặc quá thấp.

R – Realistic (Thực tế): Các chỉ số đặt ra cần phải thực tế, không xa rời mục tiêu chung mà tổ chức hướng đến.

T – Timebound (Giới hạn thời gian): Mỗi KPI nên có thời hạn cụ thể. Nhân viên hình dung được việc này phải làm trong bao lâu hoặc deadline khi nào, giúp họ kiểm soát chính công việc đang làm.

Tuy nhiên, hiện nay, trước những thay đổi của môi trường kinh doanh dưới tác động của kinh tế số, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER. Theo đó, ngoài việc giữ nguyên 5 yếu tố đầu, có bổ sung 2 yếu tố mới gồm:

E- Engagement (Liên kết): Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. Nếu không có chế độ này, việc triển khai KPI sẽ khó có hiệu quả.

R - Relevant (Thích đáng): Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ. Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp. Như vậy, các chỉ tiêu KPI phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.

KPI là một công cụ được sử dụng để giao nhiệm vụ, định hướng hoạt động, đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và doanh nghiệp/tổ chức gắn với việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPI đo lường “sức khỏe” của doanh nghiệp hoặc bộ phận để rút kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả hoạt động.

4 bước triển khai KPI

Để hoàn thiện công tác triển khai KPI cần qua 4 bước: đo lường, phân tích, giải pháp và điều chỉnh.

Thứ nhất là đo lường: Nếu có thể, bộ phận thực hiện đo lường nên được thực hiện độc lập để số liệu có tính khách quan, chính xác. Chẳng hạn việc đo lường tỷ lệ lỗi của sản phẩm cần được thực hiện bởi đơn vị độc lập với bộ phận sản xuất, ví dụ như bởi Phòng Kiểm định (nhiều nơi gọi là Phòng KCS).

Mục tiêu đưa ra có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng con số, diễn ra thường xuyên. Nói cách khác, việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng; luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Thứ hai là phân tích kết quả: Sau khi có kết quả KPI, các chỉ số phàn nàn của khách hàng, cần xác minh được chính xác nguồn gốc của những lỗi đó. Những lỗi này do những phòng ban nào liên quan, nguồn gốc xuất phát từ những lỗi này.

Thứ ba là giải pháp: Người đứng đầu của mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc.

Thứ tư là điều chỉnh/cải tiến: Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Mục tiêu chung của các nhà quản lý doanh nghiệp là sự tồn tại và phát triển vượt bậc của doanh nghiệp. Việc thiết lập KPI - chỉ số đánh giá nhân viên là việc làm cần thiết, giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thúc đẩy cấp dưới hoàn thành công việc, mục tiêu; từng bước tiến gần hơn tới đích mà tổ chức đặt ra. Do vậy, việc nâng cao hiệu quả vận dụng KPI trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.

Vận dụng KPI giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động cũng như tiết giảm lãng phí

Thời gian qua, việc áp dụng chỉ số KPI đã đem lại cho nhiều doanh nghiệp chuyển biến tích cực. Để áp dụng thành công chỉ số này, mỗi doanh nghiệp phải đảm bảo một số yếu tố nhất định.

Đến nay, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách toàn diện bằng công cụ KPI vẫn còn khá mới mẻ với doanh nghiệp trong nước. Đã có một số doanh nghiệp như Giấy Sài Gòn, Ngân hàng ACB, ICP, Kinh Đô, Searefico, Tân Hiệp Phát... đã ứng dụng KPI. Kết quả bước đầu cho thấy, KPI phát huy tác dụng rõ rệt nhất ở các bộ phận - tiền sảnh - như tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng... Nhờ có công cụ đánh giá hiệu quả của công việc KPI mà động lực làm việc của nhân viên được cải thiện đáng kể.

Một trong những doanh nghiệp ứng dụng KPI thành công đầu tiên tại Việt Nam là Công ty CP Cơ điện lạnh Thủy sản (Searefico). Searefico hoạt động trải dài khắp cả nước từ Bắc chí Nam đến các vùng hải đảo. Sản phẩm Lạnh công nghiệp của Công ty còn được xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài như Indonesia, Philippines, Cambodia, Ấn Độ và Vùng Nam Thái Bình Dương (Quần đảo Solomon).

Searefico đã xây dựng chiến lược kinh doanh và áp dụng KPI trong quản lý

Sau khi thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp và cổ phần hóa, năm 2005, Searefico đã xây dựng chiến lược kinh doanh và áp dụng KPI trong quản lý. Chỉ sau một thời gian, năng suất lao động của công ty này (lợi nhuận/đầu người) đã tăng lên trên 50% và công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán HoSE. Năm 2024 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong hành trình phát triển của Searefico E&C với tinh thần “Vững gốc rễ – Vươn tầm cao”. Giải thưởng Top 5 Nhà thầu cơ điện uy tín 2024 là thành quả xứng đáng cho những nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên Searefico trong suốt thời gian qua.

Ông Nguyễn Khoa Đăng, Tổng Giám đốc Searefico E&C chia sẻ: “Đây niềm vinh dự lớn lao đối với Searefico E&C. Là minh chứng cho sự nỗ lực không ngừng nghỉ của tập thể cán bộ nhân viên trong việc mang đến những dịch vụ cơ điện chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi cam kết sẽ tiếp tục phát huy, không ngừng nâng cao năng lực và đổi mới sáng tạo để trở thành nhà thầu cơ điện uy tín hàng đầu Việt Nam và khu vực.”

Ông Đăng nhấn mạnh, Searefico đang từng bước vượt qua giai đoạn khó khăn, đồng thời củng cố nội lực để chuẩn bị đón nhận cơ hội từ chu kỳ phát triển mới. Ban lãnh đạo cùng tập thể các công ty thành viên đã lên kế hoạch chi tiết chặng đường phát triển sắp tới. Kết thúc nửa đầu năm 2024, kết quả kinh doanh của Searefico đã xuất hiện những điểm sáng, dù thị trường còn nhiều thách thức.

Trong đó, mảng xây lắp của Searefico ghi nhận lợi nhuận gộp ấn tượng ở mức 26,1 tỷ đồng, với biên lợi nhuận gộp tăng từ 4% lên 7%, cho thấy chiến lược xoay trục đang chứng minh được hiệu quả. Mảng bán thành phẩm tiếp tục ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc với doanh thu đạt 120,3 tỷ đồng, tăng 77% so với cùng kỳ năm trước và lãi gộp đạt 13,5 tỷ đồng. Mảng dịch vụ, chủ yếu là cho thuê bất động sản công nghiệp, ghi nhận doanh thu 2,2 tỷ đồng, lợi nhuận gộp đạt 1,1 tỷ đồng, biên lợi nhuận gộp đạt 52%. Đây là kết quả của chiến lược đón đầu dòng vốn FDI quay trở lại, kết hợp với sự chuyên nghiệp và bài bản trong việc đầu tư vào dự án Tổng kho Logistics Searee, ông Khoa cho biết. 

Áp dụng KPI từ năm 2015, chỉ số KPI đã ghi nhận tác động tích cực đến hoạt động của Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Quân đội (MIC). Bên cạnh khắc phục những hạn chế trong mô hình trước đây, nâng cao lợi thế cạnh tranh, giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận, MIC đã tăng vốn điều lệ lên 800 tỷ đồng, doanh thu bảo hiểm tăng hơn 23,2%, cao hơn 7% so với mức tăng doanh thu bình quân của thị trường bảo hiểm…

Theo các chuyên gia, điểm chung của các doanh nghiệp áp dụng thành công KPI là sự quyết tâm cao của Ban Lãnh đạo trong việc xây dựng hệ thống và cam kết thực hiện. Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức triển khai phù hợp với trình độ quản lý và khả năng ứng dụng quản lý thông tin doanh nghiệp; không nên “tham” nhiều chỉ tiêu; không vội vàng đòi hỏi hệ thống phải có kết quả ngay tức thì.

Lợi ích khi áp dụng KPI tại doanh nghiệp là rất lớn. KPI giúp cho việc thiết lập và đạt đươc các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân. Việc thiết lập mục tiêu, thông báo mục tiêu, đưa ra các biện pháp và nỗ lực đạt được mục tiêu sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh.