Cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ
PDCA - viết tắt của Plan - Kế hoạch; Do - Thực thi; Check - Kiểm tra; Act - Hành động, là một công cụ quản lý dự án 4 bước để thực hiện cải tiến liên tục. PDCA khuyến khích việc thử nghiệm cải tiến trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các thủ tục và phương pháp làm việc của cả công ty.
Chu trình này do Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật những năm 1950. Nó còn được gọi là vòng tròn Deming hay vòng tròn chất lượng. PDCA là công cụ không thể thiếu để quản trị chất lượng. Đây là phương pháp đơn giản và dễ dàng để kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục.
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình này cho thấy quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không ngừng.
Khi PDCA được áp dụng trong một chương trình bảo trì, nó có thể tăng tốc cải tiến liên tục và giúp công ty tối ưu hóa quy trình và hoạt động. Nếu mỗi bước được thực hiện một cách nhất quán và chính xác, các vòng lặp có thể diễn ra nhanh hơn, có nghĩa là cải tiến xảy ra nhanh chóng hơn.
Hiểu đơn giản, PDCA là chu trình xoay vòng liên tục, giúp bạn "luôn chuyển động" để cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách bền vững. PDCA là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức cải thiện quy trình, tăng hiệu suất và đạt được các mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp.
Các giai đoạn của chu trình PDCA
Lập kế hoạch (plan): Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.
Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn. Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh.
Thực hiện (do): Ở giai đoạn này, nhóm thực hiện một kế hoạch hành động được phát triển ở giai đoạn trước để thực hiện các thay đổi mong muốn. Bao gồm các bước sau: Thực hiện kế hoạch hành động: tổ chức thử nghiệm trong một bộ phận, một giai đoạn của dây chuyền sản xuất; Thực hành các phương pháp được đề xuất; Thực hiện thay đổi.
Kiểm tra (Check): Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những ưu nhược điểm của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.
Hành động (Action): Hành động là quyết định phải làm gì tiếp theo. Điều này phụ thuộc vào kết quả kiểm tra. Nếu việc thực hiện của doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu, phải tìm ra lý do với một kế hoạch khác để tìm ra một giải pháp mới hoặc tốt hơn để đạt được mục tiêu của đơn vị.
Vai trò của PDCA
Theo các chuyên gia, PDCA sẽ cải thiện hiệu suất, đây là một phương pháp liên tục, giúp các tổ chức tìm cách cải thiện quy trình và hiệu suất của họ bằng cách theo dõi và kiểm tra quy trình, tìm ra những lỗi và sửa chúng; Tăng độ tin cậy: PDCA giúp các tổ chức đạt được độ tin cậy cao hơn trong quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của mình bằng cách đảm bảo chất lượng và giảm thiểu các lỗi và sai sót;
Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: PDCA giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian và tài nguyên bằng cách tìm ra những vấn đề nhanh chóng và đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải quyết chúng; Tăng tính linh hoạt: PDCA giúp các tổ chức trở nên linh hoạt hơn bằng cách đưa ra các quyết định nhanh chóng dựa trên các báo cáo và phân tích của quy trình; Tạo sự đồng nhất trong quy trình: PDCA giúp các tổ chức đạt được sự đồng nhất trong quy trình bằng cách đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin được thu thập trong quá trình thực hiện quy trình.
Hạn chế khi áp dụng PDCA trong doanh nghiệp
Mặc dù vòng lặp PDCA mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp cũng đi kèm với một số thách thức như thiếu sự cam kết từ lãnh đạo: Việc áp dụng PDCA thành công đòi hỏi sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Nếu lãnh đạo không quan tâm hoặc không hiểu rõ về PDCA, việc triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn;
Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa: PDCA có thể đòi hỏi thay đổi văn hóa doanh nghiệp, từ việc tập trung vào việc giải quyết vấn đề theo hướng dữ liệu đến việc khuyến khích sự sáng tạo và thử nghiệm. Thay đổi văn hóa có thể là một quá trình khó khăn và tốn thời gian, đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ và sự tham gia của nhân viên;
Thiếu nguồn lực: Việc triển khai PDCA có thể đòi hỏi nguồn lực bổ sung, chẳng hạn như thời gian, nhân viên và tiền bạc. Các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc dành ra các nguồn lực này, đặc biệt là trong thời kỳ kinh tế khó khăn; Khó khăn trong việc đo lường kết quả: Không phải tất cả các cải tiến đều có thể đo lường được một cách dễ dàng. Việc thiếu các chỉ số phù hợp hoặc dữ liệu không chính xác có thể khiến việc đánh giá hiệu quả của PDCA trở nên khó khăn;
Khả năng chống lại sự thay đổi: Nhân viên thường hoài nghi về các quy trình và cách thức làm việc mới, đặc biệt là khi họ đã làm việc theo cách truyền thống trong một thời gian dài. Việc thuyết phục nhân viên thay đổi cách làm việc của họ có thể là một thách thức; Duy trì động lực: Việc duy trì động lực và sự tham gia của các bên liên quan trong thời gian dài có thể là một thách thức lớn. Khi sự hào hứng ban đầu phai nhạt, các tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc duy trì việc áp dụng PDCA một cách nhất quán;
Quản lý dữ liệu: Thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu hiệu quả là điều cần thiết cho PDCA. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả; Thiếu sự phối hợp: PDCA thường đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận và phòng ban khác nhau. Việc thiếu sự phối hợp có thể dẫn đến sự chậm trễ, lãng phí và mâu thuẫn.
Doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả
Với tiêu chí tối thiểu hóa mọi sự lãng phí trong quá trình hoạt động của công ty, Nestlé đã triển khai phương pháp làm việc PDCA dựa trên cơ sở khái niệm sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) và nguyên tắc Kaizen.
Nestlé đã triển khai phương pháp làm việc PDCA dựa trên cơ sở khái niệm sản xuất tinh gọn
Là một đơn vị kinh doanh về thực phẩm sức khỏe, dinh dưỡng, Nestlé rất thấu hiểu, để nhận được lòng tin của người tiêu dùng đối với sản phẩm là điều không dễ dàng. Vì vậy, “Chính sách chất lượng của tập đoàn Nestlé” luôn đặt khách hàng ở vị trí trung tâm với nhiều cam kết đặc biệt: An toàn thực phẩm và tuân thủ luật pháp; Sự ưa thích của người tiêu dùng và tính ổn định của sản phẩm; Không sai sót và không lãng phí; Sự cam kết của tất cả nhân viên.
Để thực hiện nghiêm túc những cam kết này, Nestlé đã đặt ra những quy tắc nghiêm khắc cho tất cả các dòng sản phẩm. Các sản phẩm của Nestlé được kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt và theo đúng tần suất quy định bởi đội ngũ 8.000 chuyên gia chất lượng trên toàn cầu. Riêng dòng sản phẩm Nescafé sản xuất tại Việt Nam được kiểm định chất lượng bởi nhóm 10 chuyên gia có chuyên môn cao trong lĩnh vực cà phê.
Với quan điểm không ngừng đổi mới và cải thiện hiệu quả chất lượng sản phẩm, Nestlé tin rằng mọi vòng lặp cải tiến dù nhỏ vẫn đem lại sự khác biệt nhất định và góp phần giúp việc giảm chi phí được thúc đẩy. Trong kế hoạch phát triển ở tương lai, khi Nestlé muốn giảm lượng chất thải nhựa khi sản xuất sản phẩm sữa chua, họ sẽ xác định mục tiêu giảm 20% lượng nhựa trong vòng 1 năm, tìm kiếm các giải pháp thay thế như bao bì giấy hoặc nhựa sinh học, lập kế hoạch thử nghiệm (Plan).
Sau đó điều chỉnh quy trình sản xuất và tiến hành thử nghiệm các loại bao bì mới (Do). Tiếp theo sau khi đã có thành phẩm đổi mới và sau khoảng thời gian tung sản phẩm mới ra thị trường, Nestlé sẽ tiến hành so sánh lượng nhựa tiêu thụ trước và sau khi thay đổi bao bì, đánh giá phản ứng của người tiêu dùng (Check). Nếu bao bì mới được người tiêu dùng chấp nhận và giảm được lượng nhựa, Nestlé sẽ áp dụng rộng rãi loại bao bì này, nếu không hiệu quả như bao bì trước, có thể Nestlé sẽ tiến hành việc ngừng sản xuất và quay về loại bao bì cũ hoặc có thể tìm thêm các phương pháp cải tiến mới phù hợp hơn (Act).