Tiêu chuẩn ISO 9000 được chính thức giới thiệu từ năm 1995 thông qua Hội nghị Chất lượng toàn quốc lần thứ nhất do Bộ Khoa học và Công nghệ và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức và mãi đến năm 1996, 1997 mới bắt đầu có doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam được chứng nhận phù hợp. Trong giai đoạn đầu, tư duy nhận thức của một số nhà quản lý đã áp dụng ISO 9000 được hình thành một cách đơn giản là phải được chứng nhận để dễ bán hàng, để nhận được đơn hàng thuận lợi hơn. Tư duy này đã nhanh chóng được thay thế bằng những suy nghĩ tích cực áp dụng ISO để nâng cao năng lực quản lý. Từ đó đến nay, thực tế đã minh chứng, không chỉ ISO 9000 mà HACCP, ISO 14000, ISO 22000, SA 8000, TQM … đã được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm thực sự về tính hiệu quả của các tiêu chuẩn, phương thức quản lý.
Đến nay, nhiều doanh nghiệp không chỉ áp dụng một hệ thống quản lý hay một công cụ năng suất đơn lẻ mà họ đã áp dụng hai hoặc ba hệ thống, cùng với các công cụ cải tiến năng suất chất lượng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng. Qua khảo sát thực tế cho thấy doanh nghiệp áp dụng các công cụ năng suất chất lượng, hệ thống chưa mang tính đồng bộ, chưa có phương pháp tích hợp với nhau, điều này đã gây phức tạp cho doanh nghiệp như: Mang tính độc lập do đặc thù của từng mục đích quản lý; Khó khăn trong vận hành áp dụng, thậm chí có thể mâu thuẫn; Quá nhiều quy định, phát sinh nhiều loại tài liệu, hồ sơ và tốn nhiều thời gian, chi phí mỗi khi đánh giá sự phù hợp.
Nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp với các loại hình doanh nghiệp hiện nay thì việc hình thành hệ thống quản lý tích hợp là tất yếu.
Hệ thống quản lý tích hợp là một hệ thống được hình thành từ sự phối hợp nhiều hệ thống quản lý theo các mục đích khác nhau. Việc áp dụng Hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, 14001, 22000,… cùng với các công cụ năng suất chất lượng như 5S, GHK, 7 công cụ, MFCA… được đánh giá đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cán bộ công nhân viên như: Đơn giản hóa các tài liệu quy trình; Thuận tiện và đảm bảo sự đầy đủ, chặt chẽ trong việc đạt được mục đích quản lý theo từng quá trình phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn; Đảm bảo sự nhất quán, hiệu quả về mô hình và cấu trúc tổ chức, nhân sự (cắt giảm, tiết kiệm 50% nhân lực vận hành hệ thống); Thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên, xây dựng thói quen làm việc an toàn; Dùng các công cụ năng suất chất lượng làm nền tảng giúp cho doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề về chất lượng; Giảm chi phí đánh giá chứng nhận, giám sát hàng năm; Tinh giảm thời gian cho việc tiếp đoán các đoàn đánh giá,….
Mô hình Tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến
Theo khảo sát 30 doanh nghiệp có nhu cầu và thích hợp để triển khai xây dựng áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, các công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp; hướng dẫn cho các doanh nghiệp triển khai áp dụng thành công các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng thì trong đó có 10 doanh nghiệp đã áp dụng thành công các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2015, hệ thống quản lý an toàn lao động ISO 45001:2018, hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013; 10 doanh nghiệp áp dụng thành công các công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S, 7 công cụ, Kaizen, KPI và 10 doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống quản lý kết hợp cùng với công cụ cải tiến năng suất chất lượng.
Áp dụng hệ thống quản lý cho thấy hiệu quả rõ rệt của việc tiết kiệm nhân lực vận hành, giúp cho hoạt động quản lý điều hành tại doanh nghiệp được tinh gọn hơn, khoa học hơn, các doanh nghiệp được tiếp cận với các hệ thống quản lý và các công cụ tiên tiến, dưới sự hướng dẫn chi tiết của các chuyên gia tư vấn, đều có sự thay đổi và nâng cao rõ rệt về mặt nhận thức trong các hoạt động quản lý, hoạt động cải tiến năng suất chất lượng.
Một nhà máy tại Việt Nam áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, các công cụ cải tiến năng suất chất lượng
Tuy nhiên, việc áp dụng các Hệ thống quản lý và các công cụ năng suất chất lượng tại các mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng gặp nhiều khó khăn. Do hạn chế về tài chính và quy mô, đa số các doanh nghiệp nhỏ không có vị trí cán bộ chuyên trách làm công tác quản lý hệ thống hay dự án cải tiến năng suất chất lượng, mà phần lớn là kiêm nhiệm. Tại nhiều đơn vị, nhân sự phụ trách hệ thống sau khi đã được đào tạo bài bản, có hiểu biết nhất định và nắm vững phương pháp vận hành thì lại nghỉ việc. Thêm vào đó, ý thức kỷ luật và tinh thần tự giác của một bộ phận người lao động chưa cao, làm yếu đi tính hiệu lực của hệ thống.
Như vậy, nhìn vào những thành công và hạn chế của nhiệm vụ, thì việc tập trung thúc đẩy các hoạt động cải tiến năng suất trong doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp để chủ động xác định lựa chọn giải pháp phù hợp nhằm cải thiện, tăng năng suất chất lượng sản phẩm hàng hóa là vấn đề cấp thiết của mỗi doanh nghiệp để phát triển bền vững. Cùng với đó, doanh nghiệp cần mạnh dạn, quyết tâm đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ, phương pháp quản lý tương xứng với hệ thống ngày càng được cải tiến, hướng đến tinh gọn, tiện ích và hiệu quả cao.