Lợi ích đối với doanh nghiệp

Trong hành trình nâng cao chất lượng và năng suất, việc kiểm soát tốt từng mắt xích trong quy trình là yếu tố then chốt.

Từ việc cải tiến hiệu quả hoạt động, nâng cao sự rõ ràng trong giao tiếp đến việc tăng cường sự hài lòng của khách hàng

SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer) hay phiên bản đảo chiều COPIS (Customer – Output – Process – Input – Supplier) là mô hình được phát triển nhằm giúp doanh nghiệp vạch rõ mọi yếu tố liên quan đến một quy trình, từ người cung cấp đến khách hàng, từ đầu vào đến đầu ra. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu, cũng như những cơ hội cải tiến tiềm năng để gia tăng hiệu quả vận hành.

SIPOC/COPIS thường được sử dụng trong giai đoạn đầu của các dự án cải tiến quy trình hoặc khi một tổ chức cần có cái nhìn tổng thể về hoạt động của mình. Điểm mạnh đầu tiên của mô hình này là khả năng đơn giản hóa sự phức tạp. Thay vì đi sâu ngay vào từng chi tiết, SIPOC/COPIS cho phép doanh nghiệp phác thảo “bức tranh toàn cảnh” về quy trình hiện tại, từ đó có cơ sở để xác định vấn đề cần giải quyết, ưu tiên cải tiến và đo lường kết quả.

Một trong những lợi ích nổi bật của SIPOC/COPIS chính là sự gắn kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Khi xây dựng sơ đồ SIPOC, các bên liên quan, từ nhà cung cấp, người vận hành, đến người sử dụng đầu ra, đều được xác định rõ vai trò và mối liên hệ, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, nâng cao ý thức trách nhiệm và phối hợp giữa các phòng ban.

Ở khía cạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, mô hình COPIS (phiên bản ưu tiên từ khách hàng) được đánh giá cao khi giúp doanh nghiệp định hướng mọi hoạt động dựa trên kỳ vọng và nhu cầu của khách hàng. Bắt đầu bằng việc xác định ai là khách hàng mục tiêu, họ mong muốn điều gì, doanh nghiệp áp dụng COPIS đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là sự hài lòng của người tiêu dùng – yếu tố sống còn trong nền kinh tế thị trường.

Doanh nghiệp áp dụng hiệu quả

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp đã ứng dụng thành công SIPOC/COPIS như công cụ hỗ trợ triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO, Lean Six Sigma hay các chương trình cải tiến Kaizen.

Việc tối ưu hóa quy trình làm việc là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đạt được thành công bền vững

Ví dụ điển hình doanh nghiệp áp dụng thành công SIPOC/COPIS là Công ty TNHH Cơ khí Chính xác Hưng Phát (Hà Nội) là một doanh nghiệp chuyên gia công chi tiết máy và linh kiện cơ khí chính xác cho các đối tác Nhật Bản và Hàn Quốc. Năm 2023, doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với tình trạng giao hàng trễ, tỷ lệ lỗi chi tiết tăng, và năng suất lao động giảm trong khi khối lượng đơn hàng tăng đột biến.

Ban lãnh đạo đơn vị đã quyết định triển khai mô hình COPIS để cải tiến toàn bộ quy trình sản xuất theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm. Bắt đầu từ việc xác định nhu cầu khách hàng (Customer) như đúng tiến độ, sai số thấp dưới 0.01mm, báo cáo chất lượng rõ ràng, công ty lập sơ đồ COPIS để rà soát lại toàn bộ quy trình.

Qua phân tích, doanh nghiệp nhận thấy điểm nghẽn nằm ở khâu "Process", cụ thể là việc chuyển giao thông tin kỹ thuật chưa chính xác giữa bộ phận thiết kế và sản xuất. Điều này khiến thợ máy lập trình sai chi tiết, phát sinh phế phẩm và tốn thời gian sửa lại. Dữ liệu đầu vào (Input) như bản vẽ, mã code, thông số kỹ thuật chưa được chuẩn hóa cũng góp phần gây lỗi.

Công nhân chú trọng từng khâu kỹ thuật

Từ sơ đồ COPIS, Hưng Phát thiết lập lại quy trình kiểm tra kỹ thuật đầu vào, đồng thời áp dụng phần mềm quản lý dữ liệu kỹ thuật (PDM) để kiểm soát chặt tài liệu. Đội ngũ lập trình CNC cũng được đào tạo lại theo chuẩn giao tiếp kỹ thuật với bộ phận thiết kế. Sau 4 tháng cải tiến, doanh nghiệp giảm tỷ lệ lỗi từ 3,5% xuống còn 0,8%, thời gian giao hàng đúng hạn tăng từ 88% lên 97%, đồng thời tăng được công suất thực tế 15% mà không cần đầu tư thêm máy móc. Ban lãnh đạo Hưng Phát chia sẻ, COPIS giúp chúng tôi nhìn thấy sự thật rằng vấn đề không nằm ở máy móc hay con người, mà là ở dòng chảy thông tin. Chỉ cần điều chỉnh đúng chỗ, mọi thứ vận hành trơn tru hơn.

Không chỉ ở lĩnh vực sản xuất, SIPOC/COPIS còn được ứng dụng hiệu quả trong các ngành dịch vụ, đặc biệt trong quản trị chất lượng dịch vụ khách hàng. Tại Chuỗi nhà hàng Phố 79 ở TP.HCM với hơn 300 món ăn đặc sắc, quy tụ ở nhiều vùng miền trên khắp Việt Nam, từ những món ăn gần gũi, thân quen đậm đà hương vị Bắc Bộ, những món ăn hải sản cao cấp đến sashimi chuẩn vị Nhật, tất cả chứa đầy một nghệ thuật dinh dưỡng giá trị. Không gian sang trọng mang âm hưởng hoàng gia cùng hệ thống sảnh tiệc rộng lớn, phòng riêng đa dạng sức chứa rất hoàn hảo cho những bữa tiệc chiêu đãi, hội họp, tiệc sinh nhật – thôi nôi, tiệc báo hỷ.

 Ban quản lý của Chuỗi nhà hàng Phố 79 đã sử dụng sơ đồ COPIS để rà soát toàn bộ hành trình trải nghiệm khách hàng, từ bước đặt bàn, gọi món đến thanh toán và phản hồi. Qua phân tích, họ phát hiện ra “nút thắt” nằm ở thời gian chờ phục vụ, vốn bị kéo dài do thiếu sự phối hợp giữa khu vực tiếp thực và bếp. Chỉ với thay đổi đơn giản trong khâu giao tiếp nội bộ và sắp xếp nhân sự lại theo dòng COPIS, tỷ lệ khách hàng hài lòng đã tăng rõ rệt, phản ánh qua số lượng đơn hàng lặp lại và đánh giá 5 sao trên các nền tảng trực tuyến.

Sau khi áp dụng COPIS, chuỗi chuyển sang hệ thống gọi món điện tử POS, cho phép đơn hàng chuyển trực tiếp từ bàn khách đến bếp chỉ trong vài giây. Nhân viên được đào tạo lại kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống ngay tại bàn. Đồng thời, nhà hàng tổ chức phân ca chuẩn hóa để đảm bảo đủ người phục vụ trong các khung giờ cao điểm. Chỉ sau 2 tháng cải tiến, thời gian phục vụ trung bình giảm từ 28 phút xuống còn 19 phút, tỷ lệ hài lòng của khách tăng hơn 30% (theo khảo sát tại chỗ và đánh giá Google Maps), đặc biệt lượng khách quay lại trong tháng tiếp theo tăng rõ rệt.

Trong thời đại mà “chất lượng là sống còn, năng suất là sinh mệnh”, các mô hình cải tiến như SIPOC/COPIS đóng vai trò như kim chỉ nam giúp doanh nghiệp Việt không chỉ tồn tại, phát triển vững chắc. SIPOC/COPIS với mô hình nhỏ nhưng sức mạnh lớn, đang trở thành lựa chọn thông minh cho những tổ chức hướng tới chuẩn mực quốc tế và vị thế cạnh tranh bền vững trong tương lai.