Một bản kế hoạch kinh doanh là văn bản mô tả tương lai sự nghiệp kinh doanh của bạn, tài liệu chia sẻ những điều bạn định làm và cách bạn lên kế hoạch thực hiện điều đó. Nếu bạn viết về chiến lược kinh doanh, nghĩ là bạn đã viết một bản kế hoạch, hoặc ít nhất là mầm mống của một kế hoạch.
Kế hoạch kinh doanh vốn dĩ là chiến lược. Bạn bắt đầu ở đây, hôm nay với một số nguồn lực và nhân sự. Bạn muốn ở một vị trí nào đó tại một thời điểm trong tương lai (thường từ 3 đến 5 năm), thời điểm mà mà doanh nghiệp của bạn có nguồn lực và lợi nhuận lớn hơn đáng kể. Kế hoạch của bạn cho thấy, làm thế nào bạn sẽ đạt được điều đó.
Dưới đây là bài viết của Tim Berry, doanh nhân kiêm chuyên gia lập kế hoạch kinh doanh về vấn đề này:
Đây là một bản kế hoạch thương mại thực tế, không phải luận án tiến sĩ. Bạn cần tìm hiểu lý do tại sao một bản kế hoạch tỷ mỉ vẫn có thể thất bại và làm thế nào để khiến nó đơn giản.
Khi tôi bắt đầu với những bản kế hoạch kinh doanh vào cuối năm 1970, độ dài trung bình của mỗi bản dài hơn và phức tạp hơn hiện nay. Vì chúng trở nên phổ biến hơn và nhiều người sử dụng hơn. Đó cũng là vấn đề giữa ngân hàng với người đầu tư, những người sẽ độc chúng. Hoặc có thể vì mọi người có ít thời gian để lãng phí cho việc đọc các tài liệu.
Dù vì bất kỳ lý do gì, xu hướng của kế hoạch kinh doanh ngày nay đã quay trở lại các nguyên tắc cơ bản, với những dự báo chuẩn và phân tích chắc chắn. Một cấu trúc dễ dàng tiếp cận là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu bạn muốn mọi người đọc, bạn phải khiến nó đơn giản. Đừng nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh với luận án tiến sĩ hay một công việc suốt đời. Bạn cần giữ từ ngữ, cấu trúc đơn giản và làm chúng ngắn gọn.
Tuy nhiên, bạn không nên nhầm lẫn giữa từ ngữ và cấu trúc đơn giản với suy nghĩ đơn giản. Lý do bạn làm đơn giản không phải vì bạn chưa phát triển đầy đủ ý tưởng. Bạn làm nó đơn giản vì bạn có thể đọc nó nhanh chóng và dễ dàng với bất kỳ ai đang đọc nó.
Với ý nghĩ đó, bạn cần biết một số điều đặc biệt khi tạo sự đơn giản cho bản kế hoạch kinh doanh.
Kiềm chế văn xuôi: Một văn bản kinh doanh cần dễ đọc. Mọi người sẽ đọc lướt nó trong khi đang nói chuyện điện thoại hay kiểm tra email. Khi bạn chuẩn bị viết, bạn cần ghi nhớ những lời khuyên sau:
Không sử dụng câu dài và phức tạp, trừ khi bạn có ẩn ý. Những câu ngắn là tốt nhất vì chúng dễ đọc.
Tránh các từ thông dụng, từ khó hiểu và viết tắt.
Sử dụng ngôn ngữ đơn từ đơn giản, dễ hiểu. Ví dụ, dùng “sử dụng” thay vì “tận dụng”, “sau đó” thay vì “tại thời điểm đó”
Gạch đầu dòng mỗi ý để tạo danh sách, giúp người đọc “tiêu hóa” thông tin dễ dàng
Tránh các gạch đầu dòng bị bỏ trống
Viết ngắn: Chiều dài trung bình của hầu hết các kế hoạch kinh doanh ngắn hơn thời trước. Bạn có thể truyền đạt mọi vấn đề từ 20 đến 30 trang, cộng thêm 10 trang phụ lục để dự báo hàng tháng, quản lý sơ yếu lý lịch và những chi tiết khác. Nếu bạn có một kế hoạch hơn 40 trang, có lẽ bạn chưa tóm tắt nội dung tốt.
Tất nhiên vẫn có những trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này. Gần đây, tôi thấy một bản kế hoạch về chuỗi cửa hàng cà phê, ví dụ, trong đó có hình ảnh của địa điểm được đề xuất, mô hình của các thực đơn và bản đồ địa điểm đề xuất khác. Các bản đồ họa có thể khiến chúng dài hơn, nhưng sự có mặt của chúng tạo nên các giá trị thực. Những hình sản sản phẩm, ảnh chụp vị trí, thực đơn, đồ án, kế hoạch phòng, logo và biển quảng cáo là rất hữu ích.
Sử dụng biểu đồ: Những con số giúp mọi người dễ đọc và hiểu hơn. Bạn có thể sử dụng các bảng tóm tắt và biểu đồ đơn giản để làm nổi bật những con số chính. Thậm chí, bạn có thể đưa những chi tiết liên quan trong phụ lục.
Bạn cần luôn đặt số liệu với sự xếp hạng trong một bảng tóm tắt để người đọc có thể tham khảo chúng nhanh chóng và nhận ra thứ hạng ngay trong bảng. Không bao giờ để người đọc phải tự tìm nguồn gốc của biểu đồ.
Không sử dụng biểu đồ trong phần tham khảo: Nếu số liệu của bạn chưa được hoàn thiện trong bảng tóm tắt, bạn cần để chúng trong phần phụ lục.
Hoàn thiện tổng thể và cảm nhận: Bên cạnh từ ngữ, bạn cũng phải xem xét cảm quan về hình thức của văn bản. Vì vậy, tôi khuyên:
Nên sử dụng hai phông chữ. Tiêu đề nên dùng phông như Arial, Tahoma hoặc Verdana. Nội dung nên dùng phông chữ chuẩn như Time Roman hay Book Antigua.
Tránh phông chữ nhỏ. Mọi người chỉ cảm thấy dễ đọc ở một số phông chữ với cỡ 10, hầu hết họ thích đọc kích cỡ 11 hoặc 12.
Sử dụng chức năng tách trang để tách phần nội dung và biểu đồ.
Tạo khoảng cách giữa các chữ tự do. Các từ chen chúc nhau trong một không gian nhỏ sẽ khiến mọi người khó đọc.
Luôn sử dụng chức năng kiểm tra chính tả. Sau đó, đọc lại bản kế hoạch cẩn thận để chắc chắn bạn không sử dụng từ sai. Hãy kiểm tra số liệu trên biểu đồ phù hợp với số liệu trong bảng.
Bạn đọc có thể tham khảo thông tin chi tiết tại mục Kinh doanh
Theo MyLink.vn