Hiệu quả của một quy trình

Biểu đồ con rùa (Turtle diagram) là công cụ để trực quan hóa các thành phần hoặc đặc điểm của một quy trình. Nó cung cấp cơ hội để xem xét một quy trình chặt chẽ hơn để hiểu rõ hơn, thực hiện hiệu quả hơn và xác định các lĩnh vực cần hoàn thiện. Biểu đồ trông giống như hình một con rùa, với các thành phần của quy trình là thân, chân, đầu và phần đuôi, đại diện cho các yếu tố hỗ trợ quy trình – biểu đồ này cho phép người quản lý “nhìn thấy tận mắt” các yếu tố tạo nên hiệu quả của một quy trình và dễ dàng phát hiện ra điểm nghẽn.

Ví dụ về biểu đồ con rùa để doanh nghiệp áp dụng thực tế

Điểm mạnh của biểu đồ con rùa nằm ở khả năng “mổ xẻ” từng quy trình theo góc nhìn đa chiều. Thay vì chỉ tập trung vào kết quả đầu ra, công cụ này buộc doanh nghiệp phải trả lời những câu hỏi căn bản: Ai thực hiện quy trình? Cần nguồn lực gì? Dùng công cụ, phương pháp nào? Đầu vào là gì? Đầu ra cần đạt gì? Các chỉ số nào chứng minh hiệu quả? Nhờ đó, mọi hoạt động không còn mang tính cảm tính mà được điều hành dựa trên hệ thống tiêu chí rõ ràng, dễ đo lường.

Biểu đồ con rùa thường được sử dụng trong các dự án cải tiến quy trình kinh doanh để vạch ra trạng thái hiện tại của quy trình và xác định các cơ hội cải tiến. Chúng cũng có thể được sử dụng để vạch ra trạng thái tương lai của một quy trình sau khi thực hiện các cải tiến. Chúng là một công cụ có giá trị cho bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển và cải thiện quy trình kinh doanh của mình.

Các yếu tố của sơ đồ con rùa

Các yếu tố đầu vào, đầu ra, quy trình hỗ trợ và các bên quan tâm trong sơ đồ trở nên dễ dàng hơn bằng cách đặt ra năm câu hỏi sau:

Đầu vào là gì?: Các yếu tố đầu vào trong sơ đồ con rùa biểu thị các nguồn lực cần thiết để bắt đầu quy trình. Điều này bao gồm thiết bị, nguyên liệu thô, thông tin và nhân lực cần thiết cho quy trình. Đầu vào phải đáp ứng các yêu cầu của quy trình và nhu cầu của khách hàng. Ví dụ, trong quy trình tìm nguồn cung ứng, các yếu tố đầu vào có thể bao gồm thông tin nhà cung cấp, tài liệu hợp đồng và thông số kỹ thuật.

Đầu ra là gì?: Đầu ra là sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mà quy trình tạo ra. Chúng phải đáp ứng các yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Ví dụ, đầu ra trong quy trình sản xuất có thể là một sản phẩm hoàn chỉnh, hoặc trong quy trình hướng dịch vụ, đầu ra có thể là một báo cáo dịch vụ.

Thực hiện thế nào?: Câu hỏi này yêu cầu mô tả chi tiết các bước, hoạt động và nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện một quy trình. Câu hỏi này nhằm xác định các hành động cụ thể cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Trả lời câu hỏi này đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về quy trình và trình tự các hoạt động liên quan. Ví dụ, trong một quy trình sản xuất, câu hỏi "Hoàn thành như thế nào?" có thể yêu cầu phân tích từng bước của quy trình sản xuất, bao gồm thông tin chi tiết về thiết bị, công cụ và vật liệu được sử dụng, cũng như bất kỳ hoạt động kiểm tra hoặc thanh tra chất lượng nào diễn ra trong suốt quá trình.

Kết quả thế nào?: Câu hỏi "Kết quả gì?" là một thành phần quan trọng vì nó tập trung vào đầu ra hoặc kết quả của quy trình. Trong nhiều trường hợp, những kết quả này được đo lường bằng KPI, là các chỉ số định lượng hoặc định tính được sử dụng để đánh giá sự thành công của một quy trình hoặc hoạt động. Điều quan trọng là phải xác định các KPI cụ thể liên quan đến quy trình đang được phân tích. 

Với cái gì?: Câu hỏi này tập trung vào các nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình, hỏi về những thiết bị, công cụ, vật liệu hoặc phần mềm nào cần thiết để hoàn thành quy trình một cách thành công. Ví dụ, trong một quy trình logistics, câu hỏi "Với cái gì?" có thể yêu cầu danh sách xe tải, kho bãi và các nguồn lực khác cần thiết để vận chuyển và lưu trữ sản phẩm. 

Với ai?: Câu hỏi này liên quan đến những người hoặc tổ chức tham gia vào quy trình. Câu hỏi này đặt ra câu hỏi ai chịu trách nhiệm thực hiện từng bước của quy trình, ai là các bên liên quan hoặc bên quan tâm, và nhu cầu cũng như kỳ vọng của họ là gì. 

Doanh nghiệp áp dụng ra sao?

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất đã bắt đầu ứng dụng biểu đồ con rùa trong quản trị quy trình nhằm đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng quốc tế cũng như các tiêu chuẩn quản lý chất lượng như ISO 9001, IATF 16949.

Một trong những ví dụ điển hình là Công ty Cổ Phần Tân Hoàng Phát Goku là công ty kinh doanh đa lĩnh vực, sản xuất nước giải khát nước ion kiềm, trà thảo mộc,nước suối, nước trái cây, nước ép các loại thơm ngon, an toàn dịch vụ nhà hàng, karaoke, thực phẩm và trái cây nhập khẩu... Hoàng Phát Goku đã trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các sản phẩm nước giải khát, thực phẩm, dịch vụ liên quan tại Việt Nam. Với sự cam kết đem lại giá trị cao nhất cho khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm, sự đổi mới và sáng tạo, cùng với một môi trường làm việc tích cực và phát triển cho nhân viên.

Sản phẩm chất lượng của doanh nghiệp đến với khách hàng

Trong giai đoạn giữa năm 2024, nhà máy sản xuất nước ion kiềm của công ty liên tục mở rộng công suất để đáp ứng các đơn hàng từ hệ thống siêu thị và đối tác xuất khẩu khu vực ASEAN. Tuy nhiên, tỷ lệ sản phẩm không đạt chuẩn ở khâu chiết rót – đóng nắp có dấu hiệu tăng, trung bình 2,8% mỗi tháng, khiến chi phí tái chế và kiểm định tăng cao.

Trước thực trạng đó, ban điều hành quyết định triển khai mô hình biểu đồ con rùa tại các công đoạn then chốt nhằm kiểm soát hệ thống theo cách trực quan, minh bạch và hệ thống hơn. Quy trình “Chiết rót – Đóng nắp – Kiểm tra vệ sinh” được chọn làm điểm cải tiến đầu tiên. Thông qua sơ đồ con rùa, tổ cải tiến quy trình xác định rõ các yếu tố đầu vào là chai PET tiệt trùng, nước ion kiềm đã qua lọc RO, nắp chai, hệ thống băng chuyền và áp suất bồn chiết.

Đầu ra là sản phẩm đóng kín, đạt tiêu chuẩn vô trùng, thể tích đúng định mức và không có rò rỉ. Các “chân rùa” giúp phân tích rõ người thực hiện (nhân viên kỹ thuật vận hành máy), công cụ hỗ trợ (máy chiết rót tự động, cảm biến áp suất, camera kiểm tra nắp), phương pháp thao tác (SOP theo ISO 22000), cùng chỉ số đo lường (tỷ lệ phế phẩm/ngày, thời gian dừng máy, số lần kiểm định không đạt).

Thông qua việc “mổ xẻ” quy trình theo biểu đồ con rùa, ban kỹ thuật phát hiện ra một vấn đề cốt lõi là áp suất bồn chiết rót không ổn định do van điều áp cũ, gây ra hiện tượng tràn nước nhẹ hoặc đóng nắp thiếu kín. Đồng thời, một số công nhân mới vào ca chưa được huấn luyện đầy đủ về thao tác kiểm tra đầu cuối bằng thiết bị cảm biến, dẫn đến sản phẩm lỗi vẫn bị lọt vào khâu đóng thùng.

Ngay sau đó, công ty tiến hành thay mới van áp suất, nâng cấp cảm biến áp suất bồn chiết rót, xây dựng lại quy trình hướng dẫn vận hành (SOP) trực quan hóa kèm ảnh minh họa, đồng thời tổ chức lại lịch đào tạo kỹ thuật định kỳ theo từng quy trình cụ thể với sơ đồ con rùa làm trung tâm giảng dạy.

Mỗi tổ trưởng được yêu cầu duy trì và cập nhật biểu đồ quy trình hằng quý, phục vụ cho cả việc huấn luyện nội bộ lẫn kiểm tra chất lượng chéo. Kết quả sau 2 tháng cải tiến, tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm xuống chỉ còn 0,9%, thời gian dừng máy do lỗi vận hành giảm 40%, năng suất toàn dây chuyền tăng thêm 12%. Đặc biệt, hệ thống truy xuất dữ liệu sản xuất được cải thiện rõ rệt nhờ sơ đồ con rùa tích hợp với phần mềm ERP, cho phép bộ phận quản lý dễ dàng theo dõi nguyên nhân sự cố và phân tích dữ liệu theo từng lô hàng.

Quy trình sản xuất chặt chẽ

Đại diện Ban lãnh đạo Tân Hoàng Phát Goku, chia sẻ, doanh nghiệp đã có nhiều lĩnh vực kinh doanh,  khâu sản xuất được kiểm soát chặt chẽ chất lượng trong khi vẫn đảm bảo tốc độ giao hàng, chúng tôi phải làm chủ từng quy trình, và biểu đồ con rùa giúp chúng tôi biến những gì phức tạp thành dễ thấy, dễ hiểu và dễ kiểm soát. Việc áp dụng công cụ này đồng loạt không chỉ giúp đồng bộ hóa chất lượng mà còn góp phần xây dựng văn hóa cải tiến liên tục trong toàn hệ thống, từ nhà máy đến nhân sự vận hành.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng đề cao truy xuất minh bạch, sản phẩm an toàn và năng suất cao, những công cụ đơn giản nhưng hiệu quả như biểu đồ con rùa đang trở thành lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty đa ngành như Tân Hoàng Phát Goku. Việc kiểm soát quy trình bài bản, phân tích dữ liệu chính xác và đào tạo nhân sự dựa trên công cụ trực quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro mà còn mở rộng thị trường một cách bền vững và tự tin.

Năng suất và chất lượng không đến từ may rủi mà đến từ quá trình cách doanh nghiệp chọn để hiểu chính mình, vận hành chính mình, không ngừng hoàn thiện từng mắt xích nhỏ nhất trong hành trình áp dụng các công cụ liên quan chinh phục niềm tin của người tiêu dùng. Từ đó với mục tiêu hướng tới lối sống lành mạnh thông qua việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ uy tín, tự nhiên và an toàn, đóng góp tích cực vào cộng đồng thông qua các hoạt động xã hội và bảo vệ môi trường.