Công cụ hỗ trợ trực quan (Visual aid): Đột phá năng suất và chất lượng trong ngành giấy

 Áp dụng trong quá trình sản xuất

Công cụ hỗ trợ trực quan là phương tiện hình ảnh có thể được sử dụng để hỗ trợ chuẩn hóa hoạt động, đánh giá chất lượng sản phẩm và giải quyết vấn đề. 

Trong nhiều năm qua, ngành sản xuất giấy tại Việt Nam đã chứng kiến những thay đổi mạnh mẽ từ công nghệ, yêu cầu chất lượng sản phẩm cho đến áp lực cạnh tranh trên thị trường nội địa và quốc tế.

 Đặc biệt, khi các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, an toàn môi trường, tiết kiệm năng lượng ngày càng được siết chặt, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm và cách quản trị truyền thống. Điều doanh nghiệp cần là những công cụ hỗ trợ hiện đại, đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn, công cụ hỗ trợ trực quan chính là một trong những lựa chọn đem đến giá trị khác biệt.

Công cụ hỗ trợ trực quan hiểu một cách đơn giản, là việc sử dụng các hình ảnh, ký hiệu, màu sắc, bảng biểu, sơ đồ để làm cho thông tin trở nên rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng ngay trong quy trình sản xuất. Từ những biểu đồ kiểm soát chất lượng đặt ngay tại chuyền, đến sơ đồ hướng dẫn thao tác an toàn hay bảng màu phân loại nguyên liệu, tất cả đều góp phần giảm thiểu sai sót, nâng cao tính tuân thủ và rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự. Điều tưởng chừng đơn giản này lại có tác động rất lớn đến năng suất và chất lượng, đặc biệt trong ngành sản xuất giấy, nơi đòi hỏi sự chính xác cao và sự phối hợp liên tục giữa các công đoạn.

Một trong những điểm mạnh nhất của Công cụ hỗ trợ trực quan là khả năng biến những quy trình phức tạp thành dễ hiểu, trực tiếp và minh bạch. Trong sản xuất giấy, từ khâu lựa chọn bột giấy, kiểm soát độ ẩm, xử lý hóa chất cho đến ép, sấy, cắt cuộn đều đòi hỏi sự đồng bộ và kiểm soát nghiêm ngặt. Trước đây, khi thông tin chủ yếu truyền đạt bằng lời nói hoặc văn bản, công nhân dễ mắc sai lầm, dẫn đến hao phí nguyên liệu, sản phẩm lỗi và giảm hiệu quả. Nhưng khi các bước quan trọng được gắn kèm hình ảnh minh họa trực quan, bảng hướng dẫn bằng màu sắc, biểu đồ trạng thái máy móc được treo ngay trên tường phân xưởng, mọi thành viên đều nắm bắt nhanh chóng, thao tác chính xác và chủ động xử lý tình huống phát sinh.

Doanh nghiệp thực hiện như một giải pháp chiến lược

Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương tại Hải Phòng đã nhận ra giá trị này từ sớm và triển khai một cách đồng bộ, sáng tạo. Với hơn 40 năm thành lập đi vào hoạt động, Mỹ Hương từng đối diện không ít thách thức như năng suất không ổn định, tỷ lệ sản phẩm lỗi còn cao, công nhân mới mất nhiều thời gian đào tạo. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, ban lãnh đạo công ty đã quyết định áp dụng công cụ hỗ trợ trực quan như một giải pháp chiến lược.

Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương là doanh nghiệp tiên phong áp dụng Công cụ hỗ trợ trực quan để tăng năng suất, chất lượng sản phẩm

Thông tin với báo chí, ông Nguyễn Văn Vương, Tổng Giám đốc Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương cho biết: Trải qua nhiều biến động khó khăn, thách thức, song Công ty luôn cố gắng, kiên trì duy trì hoạt động sản xuất, tạo nguồn cung ứng sản phẩm giấy bao bì có chất lượng cho thị trường trong nước. Đồng thời, Công ty luôn quan tâm, tạo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, để người lao động gắn bó, đồng hành với Công ty.

Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương được thành lập đi vào hoạt động từ năm 1979 với tên gọi ban đầu là tổ HTX giấy Mỹ Hương ở Hải Phòng; chuyên sản xuất giấy Poluya. giấy gió, giấy phủ màng constantine, giấy màu. Năm 1989, tổ HTX giấy Mỹ Hương đổi thành HTX giấy Mỹ Hương tập trung sản xuất sản phẩm giấy màu và kraft liner. Đến năm 2007, HTX giấy Mỹ Hương chuyển thành Công ty CP giấy Mỹ Hương, chuyên sản xuất giấy kraft liner và duplex coating chất lượng cao. Năm 2020, Công ty CP giấy Mỹ Hương đổi tên thành Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương.

Trước giá trị quan trọng của giấy và nhu cầu về thị trường giấy bao bì, ngay sau khi cơ cấu thành Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương, Công ty đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị; đồng thời tuyển dụng và đào tạo thêm nhiều lao động có trình độ, tay nghề cao… nhằm phục vụ cho hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất, đặc biệt là bảo đảm chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Để đảm bảo sản xuất, cung ứng sản phẩm ổn định, Công ty đã kết nối và thiết lập mối quan hệ hợp tác, nhập khẩu nguyên liệu sản xuất từ những nhà cung cấp nguyên liệu có uy tín tại các nước như Mỹ, Nhật Bản và Châu Âu.

Mỗi khu vực sản xuất đều được bố trí hệ thống bảng trực quan

Công ty CP Sản xuất giấy Mỹ Hương đã tập trung vào sản phẩm mỗi nhọn là giấy bao bì Duplex chất lượng cao với công suất khoảng 40 nghìn tấn/năm, phấn đấu đạt 70 nghìn tấn/năm trong thời gian tới. Mục tiêu, tầm nhìn trong tương lai, Công ty trở thành doanh nghiệp sản xuất giấy Duplex lớn nhất cả nước.

Tại nhà máy Mỹ Hương, mỗi khu vực sản xuất đều được bố trí hệ thống bảng trực quan. Từ sơ đồ dòng chảy sản xuất, bảng quy định màu sắc phân loại nguyên liệu, đến các biểu đồ theo dõi OEE (hiệu suất thiết bị tổng thể), tất cả đều được hiển thị công khai và cập nhật theo thời gian thực. Điều này không chỉ giúp công nhân dễ dàng theo dõi mà còn tạo ra môi trường làm việc minh bạch, nơi mọi vấn đề đều được nhìn thấy và xử lý ngay lập tức.

Một ví dụ cụ thể là ở khâu ép giấy vốn đòi hỏi độ chính xác cao để đảm bảo độ dày, độ dai của sản phẩm. Trước đây, công nhân thường khó nhớ hết các thông số, dẫn đến sai lệch khi thao tác. Từ khi áp dụng bảng hướng dẫn trực quan với hình ảnh minh họa và các mức cảnh báo màu sắc, tỷ lệ lỗi đã giảm tới 30%. Công nhân mới chỉ mất chưa đầy 2 tuần để thành thạo quy trình thay vì 1-2 tháng như trước. Đây là sự tiết kiệm lớn về chi phí đào tạo và nhân sự.

Ở khâu quản lý chất lượng, Mỹ Hương triển khai biểu đồ Pareto và biểu đồ kiểm soát (Control Chart) trực tiếp trên dây chuyền. Khi có biến động, hệ thống hiển thị ngay lập tức để công nhân và quản lý cùng phân tích nguyên nhân. Cách làm này giúp công ty phát hiện nhanh sự cố, giảm thiểu sản phẩm lỗi và tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí nguyên liệu mỗi năm.

Một tác động quan trọng khác của Công cụ hỗ trợ trực quan là tạo sự đồng thuận và văn hóa trách nhiệm trong doanh nghiệp. Tại Mỹ Hương, mọi chỉ số hiệu quả sản xuất, từ năng suất từng dây chuyền đến mức tiêu hao nguyên liệu, đều được công bố trực quan ngay tại phân xưởng. Điều này giúp công nhân thấy rõ đóng góp của mình trong bức tranh chung, từ đó chủ động cải tiến thao tác. Sự minh bạch này không chỉ nâng cao tinh thần làm việc mà còn hình thành văn hóa gắn kết, nơi mỗi cá nhân đều ý thức được vai trò của mình.

Công ty mở rộng thị trường sang nhiều tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu sang các nước

Nhờ áp dụng Công cụ hỗ trợ trực quan, năng suất của Mỹ Hương đã tăng trung bình 20% chỉ sau hai năm triển khai. Tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm đáng kể, từ 8% xuống còn dưới 3%. Đặc biệt, khách hàng đánh giá cao sự ổn định và đồng nhất của sản phẩm, giúp công ty mở rộng thị trường sang nhiều tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu thử nghiệm sang một số nước châu Á. Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy công cụ trực quan không chỉ mang lại lợi ích nội bộ mà còn nâng tầm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Nếu nhìn ở tầm vĩ mô, có thể thấy Công cụ hỗ trợ trực quan không đơn thuần là vài bảng biểu hay hình ảnh trong nhà máy. Nó chính là phương thức quản trị khoa học, lấy sự minh bạch làm trung tâm. Khi mọi quy trình, thông tin, dữ liệu được hiển thị rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu sai sót, nâng cao tốc độ phản ứng, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Với ngành sản xuất giấy nơi sự đồng bộ quyết định chất lượng thì đây chính là giải pháp tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Doanh nghiệp Mỹ Hương đã áp dụng Công cụ hỗ trợ trực quan chỉ phát huy hiệu quả khi được triển khai đồng bộ và gắn liền với văn hóa doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần coi đây là một phần trong chiến lược quản trị, đào tạo nhân sự hiểu và tuân thủ, đồng thời liên tục cập nhật, cải tiến hệ thống để phù hợp với tình hình mới. Sự thành công của Mỹ Hương không chỉ nhờ vào bảng biểu hay sơ đồ, mà chính ở cách họ tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, khoa học, nơi mọi cá nhân đều thấy rõ mục tiêu chung và hành động vì nó.

Trong kỷ nguyên mới, khi dữ liệu và tốc độ trở thành yếu tố sống còn, Công cụ hỗ trợ trực quan càng chứng tỏ sức mạnh. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp sản xuất giấy như Mỹ Hương nâng cao năng suất và chất lượng, mà còn mở ra cơ hội để ngành giấy Việt Nam tiệm cận với chuẩn mực quốc tế, khẳng định vị thế trên thị trường toàn cầu. Đó chính là minh chứng rằng, đôi khi đột phá không nằm ở công nghệ đắt đỏ, mà ở cách chúng ta nhìn nhận và làm cho mọi thứ trở nên rõ ràng, dễ tiếp cận và hiệu quả hơn.