Hệ thống truy xuất nguồn gốc (TXNG) của tổ chức có thể được kiểm tra, đánh giá thông qua các tiêu chí thể hiện dưới dạng danh mục kiểm tra (checklist), nhằm đảm bảo dữ liệu và thông tin cần thiết được ghi lại và được phản ánh dọc theo chuỗi cung ứng, từ sản xuất đến khách hàng. Đây là công cụ phân tích khoảng trống về TXNG rất quan trọng đối với mọi tổ chức sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải đáp ứng các mục tiêu của khách hàng, các yêu cầu luật định và mục tiêu hoạt động.
Công cụ phân tích khoảng trống về TXNG giúp đảm bảo sự tuân thủ đối với các yêu cầu bắt buộc về TXNG trong hệ thống quản lý chất lượng, là cơ sở để kiểm tra các thành phần chính TXNG và thiết kế khung hệ thống TXNG, định danh, thu thập và chia sẻ thông tin TXNG giữa các đối tác thương mại trong chuỗi cung ứng mở rộng.
Trên cơ sở các yêu cầu của TCVN 12850:2019, TCVN ISO 22005:2008 và các yêu cầu cơ bản đối với việc thiết kế và thực hiện hệ thống TXNG thực phẩm, TCVN 13167:2020 đã đưa ra một danh mục kiểm tra TXNG đối với hệ thống TXNG thực phẩm gồm 12 nhóm với 72 điểm kiểm soát sau đây:
Nhóm Lựa chọn đối tượng với 4 điểm kiểm soát
- Nhận thức của tổ chức về các quy định, tiêu chuẩn và hướng dẫn thực hiện TXNG áp dụng đối với thương phẩm được tổ chức phân phối/ gửi/bán hoặc xuất khẩu;
- Nhận thức của tổ chức về tất cả các yêu cầu TXNG của khách hàng đối với thương phẩm của tổ chức;
- Tài liệu (bản giấy/điện tử) xác định mục tiêu, phương pháp luận và phạm vi của hệ thống TXNG của tổ chức, và có người được chỉ định chịu trách nhiệm về hệ thống đó;
- Nhận thức của đội ngũ quản lý về các mục tiêu và phạm vi của hệ thống TXNG của tổ chức.
Nhóm Định danh sản phẩm với 5 điểm kiểm soát
- Mọi thương phẩm mà tổ chức tiếp nhận được định danh bởi một mã định danh đơn nhất và được miêu tả trong một hồ sơ dữ liệu gốc cho mỗi mức hệ thống phân cấp sản phẩm cần được TXNG;
- Thương phẩm mà tổ chức tiếp nhận được định danh bằng mã thương phẩm đơn nhất (ví dụ mã số thương phẩm toàn cầuGTIN) và được miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc cho từng mức phân cấp sản phẩm cần được TXNG;
- Các vật phẩm trung gian quan trọng do tổ chức sản xuất cần được TXNG được định danh bởi một mã định danh đơn nhất và được ghi lại;
-Tất cả các thương phẩm do tổ chức gửi đi được định danh đơn nhất (ví dụ GTIN)và được miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc cho từng mức phân cấp sản phẩm cần TXNG;
- Các tài sản cần TXNG được định danh trong hồ sơ dữ liệu gốc (ví dụ bằng mã số toàn cầu định danh tài sản có thể hoàn lại GRAI và/hoặc mã số toàn cầu định danh tài sản riêng GIAI).
Nhóm Vị trí chuỗi cung ứng với 7 điểm kiểm soát
- Tất cả nhân sự có liên quan trực tiếp trong tổ chức được công nhận và định danh bằng phần miêu tả và mã định danh trong hồ sơ dữ liệu gốc;
- Tất cả các đối tác thương mại được ấn định mã định danh và có phần miêu tả trong hồ sơ dữ liệu;
- Tất cả các đối tác thương mại được ấn định mã địa điểm toàn cầu của GS1 (mã GLN) và có phần miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc;
- Tất cả các địa điểm nội bộ cần TXNG phải được định danh bằng mã định danh và có phần miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc;
- Tất cả các địa điểm nội bộ cần phù hợp với các đối tác thương mại, được định danhbằng GLN và có phần miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc;
- Tất cả các địa điểm bên ngoài (ví dụ: kho bảo quản, trung tâm phân phối, đối tác thương mại) cần được TXNG được định danh bằng mã định danh và có phần miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc;
- Tất cả các địa điểm bên ngoài cần được TXNG được định danh bằng GLN và có phần miêu tả trong hồ sơ dữ liệu gốc.
Nhóm Xây dựng các thủ tục với 10 điểm kiểm soát
- Các thủ tục được xác định để miêu tả và ghi lại các thương phẩm có thể TXNG được tổ chức tiếp nhận, sản xuất và gửi đi;
-Thủ tục dạng văn bản nêu chi tiết định nghĩa cho mẻ/lô sản xuất của từng thương phẩm được tạo ra bởi tổ chức;
- Thủ tục để xem xét việc lập mã vạch và ấn định mã số tuân thủ tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế (GS1);
- Các thủ tục để miêu tả và ghi lại các vật phẩm trung gian quan trọng mà tổ chức sản xuất có thể TXNG;
- Thủ tục về mẻ/lô sản xuất của mỗi vật phẩm trung gian đã kiểm kê và/hoặc vật phẩm được làm lại cần được TXNG;
- Thủ tục điều chỉnh dữ liệu gốc để TXNG với các đối tác thương mại;
- Thủ tục đồng bộ hóa hiệu quả với các đối tác thương mại (ví dụ sử dụng mã đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu GDSN);
- Thủ tục hoặc cơ chế xác định (bản giấy hoặc bản điện tử) ở mỗi giai đoạn của thủ tục TXNG để thu thập dữ liệu chính xác và kịp thời, ghi chép và chia sẻ thông tin giữa các đối tác thương mại và xác định người chịu trách nhiệm về thông tin được ghi lại;
-Thủ tục yêu cầu truy xuất ngược trong nội bộ và bên ngoài;
- Thủ tục để liên lạc với các bên nội bộ và bên ngoài trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thực phẩm, phải thu hồi, tiêu hủy sản phẩm.
Nhóm Dòng vật chất với 12 điểm kiểm soát
- Các chuyến hàng do tổ chức tiếp nhận cần được TXNG được định danh bằng mã định danh;
- Các chuyến hàng do tổ chức tiếp nhận được định danh bằng mã số toàn cầu định danh chuyến hàng (ví dụ GSIN AI 402);
- Các đơn vị logistic do tổ chức tiếp nhận được định danh bằng mã định danh;
- Các đơn vị logistic do tổ chức tiếp nhận được định danh bằng mã côngtennơ vận chuyển của GS1 (SSCC) và vật mang dữ liệu (mã vạch GS1-128 hoặc mã điện tử sản phẩm EPC);
- Các thương phẩm do tổ chức tiếp nhận cần TXNG được định danh bằng mã thương phẩm và vật mang dữ liệu;
- Vật phẩm trung gian (được tiếp nhận và/hoặc phân phối) được tổ chức định danh bằng mã định danh và/hoặc số mẻ/lô sản xuất hoặc số xêri;
- Các chuyến hàng do tổ chức gửi đi cần được TXNG được định danh (ví dụ bằng mã GSIN AI 402);
- Các đơn vị logistic được tổ chức gửi đi được định danh (ví dụ bằng SSCC) và vật mang dữ liệu của nhà cung cấp dữ liệu (ví dụ mã vạch GS1-128 hoặc EPC);
- Các thương phẩm do tổ chức gửi đi được định danh vật lý (bằng GTIN) và vật mang dữ liệu (theo GS1);
- Các thương phẩm do tổ chức gửi đi được định danh với mẻ/lô sản xuất hoặc số xêri (hoặc mã thương phẩm toàn cầu theo xêri SGTIN);
- Sơ đồ liên kết TXNG phản ánh hoạt động sản xuất của tổ chức từ nguyên liệu, vật liệu, bao bì thô đến khi thương phẩm được giao cho khách hàng;
-Lưu đồ minh họa quá trình yêu cầu theo dõi nội bộ.
Nhóm Yêu cầu về thông tin với 13 điểm kiểm soát
- Thông tin của tất cả các chuyến hàng và đơn vị logistic mà tổ chức tiếp nhận và cần được TXNG được miêu tả trong hồ sơ;
- Thông tin của tất cả các chuyến hàng và đơn vị logistic đơn nhất toàn cầu do tổ chức tiếp nhận và cần được TXNG;
-Thông tin giao hàng của tất cả các thương phẩm có thể TXNG mà tổ chức tiếp nhận được miêu tả trong hồ sơ;
- Thông tin để xác định mã định danh mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm đã được gửi đi hay vẫn còn trong phạm vi tổ chức;
- Thông tin về tất cả các chuyến hàng và đơn vị logistic do tổ chức gửi đi và cần được TXNG được miêu tả trong hồ sơ;
- Thông tin về tất cả các chuyến hàng và đơn vị logistic đơn nhất toàn cầu do tổ chức gửi đi và cần được TXNG được miêu tả trong hồ sơ;
- Thông tin của tất cả các thương phẩm có thể TXNG được tổ chức gửi đi được miêu tả trong hồ sơ;
- Thông tin của tất cả các thương phẩm đơn nhất toàn cầu được tổ chức gửi đi và cần được TXNG được miêu tả trong hồ sơ;
-Liên kết thông tin của đầu vào với đầu ra (một với nhiều, nhiều với một, nhiều với nhiều) ở tất cả các mức độ phân cấp;
-Liên kết thông tin của các đơn vị logistic và mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm trong tổ chức bằng cách sử dụng mã định danh đơn nhất toàn cầu;
-Liên kết thông tin của từng mẻ/lô thương phẩm đã gửi hoặc số xêri và đơn vị logistic với khách hàng/điểm đến bằng cách sử dụng tài liệu có sẵn;
- Thông tin TXNG chi tiết của các thương phẩm do tổ chức phân phối có thể được chia sẻ với các đối tác thương mại trong trường hợp có yêu cầu TXNG hoặc nhu cầu thương mại;
-Tài liệu điện tử (ví dụ DESADV GS1) được sử dụng để gửi thông tin thương phẩm cho các đối tác thương mại trước khi giao hàng thực.
Nhóm Yêu cầu về tài liệu, hồ sơ với 5 điểm kiểm soát
-Hồ sơ nội bộ xác nhận hiệu lực của tất cả các giai đoạn quá trình liên quan từ khi thương phẩm được tiếp nhận đến khi thương phẩm được giao cho các đối tác thương mại;
- Tài liệu miêu tả việc quản lý thông tin TXNG như cơ cấu tổ chức, trách nhiệm hoạt động và khả năng của hệ thống TXNG;
- Tài liệu liên quan đến thông tin TXNG của thương phẩm được duy trì cho đến hết vòng đời và được lưu trữ trong thời gian tối thiểu một năm;
- Tài liệu của hệ thống TXNG được cập nhật (ít nhất hàng năm), phản ánh quá trình và thủ tục hiện hành;
- Tài liệu liên quan đến khả năng TXNG (dữ liệu TXNG) được lưu giữ tại một khu vực/địa điểm giới hạn với sự ủy quyền của người được chỉ định;
Nhóm Cơ cấu và trách nhiệm với 3 điểm kiểm soát
- Vai trò, trách nhiệm của nhóm TXNG được xác định và lập thành văn bản;
- Nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống TXNG, bao gồm nhân lực, công nghệ thông tin và ngân sáchcủa nhóm TXNG;
- Nhận thức của nhân viên về các thủ tục và hướng dẫn TXNG áp dụng cho các chức năng của họ.
Nhóm Đào tạo với 2 điểm kiểm soát
-Các khóa đào tạo nhân viên về hệ thống TXNG, các khóa đào tạo này được cập nhật và tiến hành định kỳ;
-Nhân sự chịu trách nhiệm về hệ thống TXNG của tổ chức, đã được đào tạo về TCVN 12850 và hệ thống TXNG.
Nhóm Phối hợp chuỗi cung ứng với 6 điểm kiểm soát
- Thông tin TXNG của tất cả các thương phẩm nhận được từ tất cả các đối tác thương mại một cách kịp thời;
- Khả năng cung cấp thông tin TXNG chi tiết cho các bên yêu cầu kịp thời cũng như thu thập thông tin từ các đối tác thương mại, phù hợp với các thỏa thuận giữa các hội viên của hội, hiệp hội hoặc giữa các doanh nghiệp;
- Quy trình quản lý dạng văn bản nêu chi tiết cách quản lý sự cố về TXNG;
-Vai trò, trách nhiệm của nhómxử lý sự cố về mối nguy an toàn trong tổ chức;
- Kế hoạch (dạng văn bản) để thu hồi sản phẩm bị ảnh hưởng;
- Quy trình và khả năng thực hiện quy trình quản lý mối nguy an toàn hoặc quy trình thu hồi.
Nhóm Giám sát với 2 điểm kiểm soát
-Kế hoạch giám sát và kiểm soát hệ thống TXNG, kế hoạch này được thực hiện định kỳ;
- Báo cáo phản hồi hoặc kết quả việc xem xét hệ thống TXNG theo kế hoạch giám sát và kiểm soát đã có của tổ chức.
Nhóm Đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài với 3 điểm kiểm soát
- Việc theo dõi các cuộc đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài để đảm bảo tuân thủ yêu cầu TXNG, những cuộc đánh giá này được thực hiện định kỳ ít nhất mỗi năm;
-Hồ sơ về các cuộc đánh giá và đánh giá TXNG trước đó;
- Kế hoạch thực hiện hành động khắc phục để giải quyết sự không phù hợp trong các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài (bên thứ ba), liên quan đến các yêu cầu của hệ thống TXNG.
Trên cơ sở các điểm kiểm soát củahệ thốngTXNG thực phẩm, TCVN 13167:2020 cũng quy định các tiêu chí và mức độ tuân thủ đối với mỗi điểm kiểm soát của hệ thốngTXNG thực phẩm. Dựa trên các tiêu chí đánh giá, tùy thuộc quy mô, đặc điểm sản xuất, kinh doanh, tổ chức có thể xây dựng, kiểm tra đánh giá và cải tiếnđể vận hành có hiệu quả hệ thống TXNG của mình,khi tham gia vào chuỗi cung ứng thực phẩm./.
(Bài/loạt bài tuyên truyền thực hiện Nghị quyết số 84/NQ - CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ).