Quản lý chất lượng không thể thiếu KPI
ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành. Với cấu trúc linh hoạt, nhấn mạnh việc tiếp cận theo quá trình và đánh giá rủi ro, tiêu chuẩn này cho phép doanh nghiệp tùy biến áp dụng sao cho phù hợp với thực tiễn vận hành.
KPI (Key Performance Indicators) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp lượng hóa và đánh giá hiệu quả hoạt động trong từng bộ phận, quy trình. Khi được tích hợp trong hệ thống ISO, KPI không chỉ giúp theo dõi mục tiêu chất lượng mà còn phản ánh hiệu quả quản trị, hỗ trợ ra quyết định và cải tiến liên tục.
Theo các chuyên gia tư vấn và chứng nhận quốc tế Isocus, việc tích hợp KPI vào ISO 9001 giúp tổ chức "hướng tới các mục tiêu đo lường được, đảm bảo các quy trình luôn gắn liền với kết quả cụ thể và cải tiến hiệu quả hơn".
Doanh nghiệp hưởng lợi lớn khi tích hợp KPI vào ISO
Thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt đã chứng minh hiệu quả rõ rệt khi áp dụng tích hợp ISO 9001:2015 với KPI. Một trong những trường hợp tiêu biểu là Công ty TNHH sản xuất Hưng Phú (TP.HCM), đơn vị chuyên về cơ khí và linh kiện nhựa. Doanh nghiệp này đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015, đồng thời ứng dụng KPI để đo lường các khía cạnh then chốt như: tỷ lệ sản phẩm lỗi, thời gian chu kỳ sản xuất, hiệu suất máy móc và mức độ hài lòng khách hàng.
Doanh nghiệp hưởng lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2015 và KPI.
Sau hơn một năm triển khai, Hưng Phú ghi nhận tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm 35%, thời gian giao hàng đúng hạn tăng từ 82% lên 96%, năng suất lao động tăng 18%.
Tổng Công ty Đức Giang (Hà Nội) - một trong những doanh nghiệp hóa chất lớn của Việt Nam cũng cho biết, việc áp dụng ISO 9001 kết hợp với bộ KPI chi tiết đã giúp họ giảm lượng tồn kho tới 75%, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao năng suất toàn dây chuyền hơn 30%.
Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông là một ví dụ điển hình khác. Trong quá trình cải tiến chất lượng, Rạng Đông áp dụng ISO 9001:2015 cùng các công cụ KPI và Lean Six Sigma trên dây chuyền sản xuất đèn LED. Kết quả, năng suất tăng 59%, tiết kiệm chi phí sản xuất khoảng 1 tỷ đồng mỗi năm.
Công ty Rạng Đông là doanh nghiệp tiên phong áp dụng các tiêu chuẩn trên.
Ông Đoàn Minh Quang – chuyên gia đánh giá cao cấp của tổ chức chứng nhận TUV NORD Việt Nam nhận định: “Việc tích hợp KPI trong ISO 9001:2015 là bước tiến tất yếu nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chất lượng thực sự. KPI đóng vai trò như công cụ đo lường rõ ràng để xác định hiệu quả của hệ thống và đưa ra quyết định cải tiến chính xác hơn". Chuyên gia này cũng nhấn mạnh, khi KPI được gắn vào từng quy trình cụ thể từ sản xuất, kiểm tra đến giao nhận sẽ giúp hệ thống ISO không chỉ tồn tại trên giấy tờ, mà thực sự hoạt động hiệu quả.
Thực tiễn triển khai, thách thức và giải pháp
Theo các chuyên gia, việc tích hợp không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Doanh nghiệp thường gặp những khó khăn như: Thiếu hiểu biết về cách xác định KPI phù hợp. Hệ thống thu thập dữ liệu chưa đầy đủ hoặc không chính xác. Thiếu sự cam kết từ cấp quản lý cao nhất. Nhân sự ngại thay đổi, thiếu năng lực phân tích số liệu KPI.
Để khắc phục, chuyên gia tư vấn và chứng nhận quốc tế Isocus khuyến nghị: Đào tạo bài bản cho đội ngũ quản lý và nhân sự về cả ISO và KPI. Xác định KPI sát với chiến lược doanh nghiệp, tránh dàn trải hoặc chọn chỉ tiêu không đo được. Sử dụng công nghệ số để thu thập, theo dõi và phân tích dữ liệu KPI theo thời gian thực. Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ, kết hợp chu trình PDCA để cải tiến liên tục.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và tiêu chuẩn hóa chuỗi cung ứng toàn cầu, việc chỉ áp dụng ISO như một "bộ khung" là chưa đủ. Sự tích hợp KPI vào hệ thống ISO 9001:2015 không chỉ giúp nâng cao năng suất, mà còn tạo ra nền tảng cho quản trị dữ liệu, minh bạch hóa quy trình và cải tiến liên tục, điều mà các thị trường xuất khẩu lớn như EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản đòi hỏi.
Với sự hỗ trợ từ các tổ chức tư vấn, chứng nhận và cơ quan nhà nước, doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể chủ động bước vào con đường tích hợp này để đạt hiệu quả vượt trội không chỉ về năng suất, mà còn về chất lượng và uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế.