Tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý đổi mới

Đại dịch Covid 19 trên toàn cầu là một trong những minh chứng thực tiễn rõ nét nhất cho sự cần thiết phải đổi mới một cách nhanh chóng nhằm thích ứng với điều kiện dịch bệnh. Những tổ chức, doanh nghiệp kịp thời đổi mới sản phẩm, phương thức kinh doanh chính là những người đã coi điều kiện dịch bệnh như một cơ hội cho hoạt động đổi mới, tạo cơ hội, phương thức kinh doanh mới và thích ứng kinh doanh trong điều kiện mới.

Năng lực đổi mới của một tổ chức bao gồm khả năng hiểu và đáp ứng với những điều kiện về bối cảnh thay đổi của tổ chức, để theo đuổi những cơ hội mới và để phát huy kiến thức và tính sáng tạo của con người bên trong tổ chức và trong sự hợp tác với các bên quan tâm bên ngoài. Một tổ chức có thể đổi mới một cách hiệu lực và hiệu quả hơn khi tất cả các hoạt động cần thiết và các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau được quản lý theo một hệ thống.Hệ thống quản lý đổi mới hướng dẫn tổ chức xác định tầm nhìn, chiến lược, chính sách và mục tiêu đổi mới của mình và thiết lập việc hỗ trợ và các quá trình cần thiết để đạt được các kết quả dự kiến. Lợi ích tiềm tàng của việc áp dụng hệ thống quản lý đổi mới là: tăng khả năng quản lý sự không chắc chắn;  thúc đẩy tăng trưởng, thu nhập, khả năng sinh lời và khả năng cạnh tranh; giảm chi phí và lãng phí và tăng năng suất và hiệu quả nguồn lực; nâng cao tính bền vững và khả năng thích ứng; nâng cao sự thỏa mãn của người dùng, khách hàng, công dân và các bên quan tâm khác; đổi mới liên tục danh mục sản phẩm, dịch vụ cung cấp; khuyến khích sự tham gia và trao quyền cho mọi người trong tổ chức; tăng khả năng thu hút đối tác, cộng tác viên và tài trợ; nâng cao uy tín và giá trị cho tổ chức; và tạo thuận lợi cho việc tuân thủ các quy định và yêu cầu liên quan khác.

Hệ thống quản lý đổi mới là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác lẫn nhau, nhằm tạo ra giá trị. Hệ thống này đưa ra khuôn khổ chung cho việc xây dựng và triển khai năng lực đổi mới, đánh giá kết quả thực hiện và đạt được các kết quả dự kiến.Các yếu tố có thể dần được chấp nhận để thực hiện hệ thống theo bối cảnh và hoàn cảnh cụ thể của tổ chức. Lợi ích đầy đủ có thể thu được khi tất cả các yếu tố này của hệ thống quản lý đổi mới được tổ chức chấp nhận.

Chu trình Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động/ Cải tiến  (PDCA) hỗ trợ việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý đổi mới và đảm bảo rằng các chương trình đổi mới và các quá trình được hỗ trợ, trang bị nguồn lực và được quản lý một cách thỏa đáng và các cơ hội và rủi ro được tổ chức nhận diện, giải quyết. Chu trình PDCA có thể được áp dụng cho tổng thể hệ thống quản lý đổi mới hoặc cho các phần của hệ thống:

- Hoạch định: Thiết lập mục tiêu và xác định các hành động cần thiết để giải quyết rủi ro và cơ hội;- Thực hiện: Thực hiện những gì đã hoạch định về hỗ trợ và thực hiện; - Kiểm tra: Theo dõi và (khi có thể thực hiện) đo lường các kết quả theo mục tiêu; - Hành động/Cải tiến: Thực hiện các hành động để cải tiến liên tục kết quả thực hiện của hệ thống quản lý đổi mới.

Tổ chức có thể thiết lập cơ cấu thống nhất hoặc tách biệt để thực hiện các hoạt động đổi mới. Cơ cấu này có thể cần các phong cách lãnh đạo, năng lực và văn hóa khác nhau. Việc thực hiện hệ thống quản lý đổi mới có thể khuyến khích tổ chức đương đầu với thực trạng và các giả định và cơ cấu tổ chức được thiết lập. Việc này giúp tổ chức quản lý sự không chắc chắn và rủi ro một cách hiệu lực hơn.

Thấy rõ được tầm quan trọng và xu thế tất yếu của đổi mới và hoạt động quản lý đổi mới, Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) đã đưa đổi mới và quản lý đổi mới thành một trong những đối tượng quan trọng trong hoạt động tiêu chuẩn hóa của mình. Tháng 02/2015, ISO đã bắt đầu dự án đầu tiên xây dựng tiêu chuẩn đưa ra hướng dẫn về hệ thống quản lý đổi mới cho mọi loại hình tổ chức và tiếp theo đó là các dự án xây dựng những tiêu chuẩn liên quan khác về quản lý đổi mới, các tiêu chuẩn này nằm trong bộ tiêu chuẩn về quản lý đổi mới ISO 56000.

Cho đến nay, ISO đã công bố 05 tiêu chuẩn trong bộ ISO 56000 bao gồm: ISO 56000:2020 Cơ sở và từ vựng, ISO 56002:2019 Hướng dẫn áp dụng hệ thống quản lý đổi mới, ISO 56003:2019 Hướng dẫn về công cụ và phương pháp cho hợp tác đổi mới, ISO/TR 56004:2019 Hướng dẫn đánh giá đổi mới, ISO 56005:2020 Hướng dẫn về công cụ và phương pháp quản lý sở hữu trí tuệ. Các tiêu chuẩn khác trong bộ ISO 56000 cũng đang được ISO tiếp tục xây dựng, trong đó có ISO 56001 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý đổi mới đang được bắt đầu xây dựng từ tháng 12/2020.

Hệ thống quản lý đổi mới theo tiêu chuẩn của ISO được xây dựng trên nền tảng tám nguyên tắc cốt lõi là: tạo giá trị; người lãnh đạo hướng tới tương lai; định hướng chiến lược; văn hóa; khai thác hiểu biết sâu sắc; quản lý sự không chắc chắn; khả năng thích ứng; và cách tiếp cận theo hệ thống. Hệ thống này đưa ra khuôn khổ chung cho việc xây dựng và triển khai năng lực đổi mới, nó bao gồm các yếu tố có liên quan và tương tác lẫn nhau, nhằm mục đích cuối cùng là tạo giá trị. Việc thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý đổi mới phụ thuộc vào sự cam kết của lãnh đạo cao nhất và khả năng của người lãnh đạo trong việc thúc đẩy năng lực đổi mới và văn hóa hỗ trợ cho các hoạt động đổi mới. Văn hóa hỗ trợ các hoạt động đổi mới rất quan trọng và cần được thúc đẩy nhằm hỗ trợ sự tồn tại đồng thời của cả tư duy và hành động sáng tạo và định hướng vào hoạt động, vì cả hai đều cần thiết cho việc đổi mới. Văn hóa này được tạo dựng thông qua việc cung cấp một môi trường làm việc được đặc trưng bởi sự cởi mở, ham hiểu biết và hướng vào người sử dụng; khuyến khích phản hồi thông tin và đề xuất; khuyến khích học hỏi, thực nghiệm, sáng tạo, thay đổi và thách thức các giả định hiện tại; khuyến khích chấp nhận rủi ro và học hỏi từ thất bại; sự đa dạng, tôn trọng và bao gồm nhiều người, lĩnh vực và quan điểm khác nhau trong hoạt động đổi mới; các giá trị, niềm tin và hành vi được chia sẻ;…

Các chương trình đổi mới có thể được thực hiện theo các quá trình gồm nhận diện cơ hội, tạo ra và xác nhận giá trị sử dụng các ý tưởng chủ đạo, xây dựng và triển khai các giải pháp. Các quá trình đổi mới này được thực hiện lặp lại và thường theo trình tự phi tuyến tính. Quá trình này cần linh hoạt và có thể thích ứng với loại hình đổi mới tổ chức muốn đạt được.

Hoạt động đổi mới cũng cần giải quyết mức độ biến động và không chắc chắn cao, đặc biệt là trong những giai đoạn sáng tạo ban đầu. Những hoạt động này mang tính khám phá và được đặc trưng bởi việc tìm tòi, thực nghiệm và học hỏi. Theo sự tiến triển của quá trình này, các kiến thức sẽ được thu nhận và sự không chắc chắn được giảm đi. Các chương trình đổi mới đòi hỏi chấp nhận rủi ro và không phải tất cả các chương trình đều mang lại đổi mới. Các chương trình đổi mới không được thực hiện tiếp là một phần gắn liền với quá trình này và là nguồn học hỏi làm thông tin đầu vào cho các chương trình đổi mới trong tương lai. Mức rủi ro có thể chấp nhận phụ thuộc vào tham vọng đổi mới, năng lực của tổ chức và loại hình đổi mới được tổ chức giải quyết. Việc quản lý rủi ro có thể được giải quyết theo các cách tiếp cận khác nhau, ví dụ học hỏi liên tục, hợp tác hoặc đa dạng hóa danh mục với các mức rủi ro khác nhau. Cách tiếp cận theo hệ thống là quan trọng để hiểu sự phụ thuộc lẫn nhau và quản lý sự không chắc chắn.

Bộ tiêu chuẩn về quản lý đổi mới của ISO là chuẩn mực chung và công cụ đắc lực thúc đẩy hoạt động đổi mới tại tổ chức, giúp các tổ chức nắm bắt những ý tưởng tốt nhất và liên tục cải tiến để bắt kịp với đối thủ cạnh tranh. Đây cũng là bộ tiêu chuẩn hướng tới các mục tiêu phát triển bền vững của Liên Hiệp quốc, đặc biệt là Mục tiêu số 8 về Điều kiện làm việc tốt và tăng trưởng kinh tế và Mục tiêu số 9 về Xây dựng cơ sở hạ tầng có khả năng thích ứng, thúc đẩy công nghiệp hóa toàn diện và bền vững, và thúc đẩy đổi mới. 

Nhằm thúc đẩy việc áp dụng tiêu chuẩn về hệ thống quản lý đổi mới tại Việt Nam, thực hiện chủ trương chung của Chính phủ về thúc đẩy tăng trưởng dựa trên đổi mới sáng tạo, năm 2020 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã triển khai xây dựng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 56002 trên cơ sở chấp nhận hoàn toàn tương đương  ISO 56002:2019. Đến tháng 12/2020, TCVN ISO 56002 đã được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Tiêu chuẩn này áp dụng cho mọi tổ chức, không phân biệt loại hình, lĩnh vực hoặc quy mô; cho các hoạt động đổi mới về sản phẩm, dịch vụ, mô hình, phương pháp; từ đổi mới từng bước cho tới đổi mới đột phá; cho các hoạt động đổi mới bên trong tổ chức và các hoạt động đổi mới được định hướng theo người dùng, thị trường, công nghệ và thiết kế. Tiêu chuẩn là công cụ hữu hiệu cho tổ chức, doanh nghiệp trong triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý đổi mới, nâng cao năng lực đổi mới của tổ chức, nâng cao khả năng sinh lời và khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín, giá trị cho tổ chức và thúc đẩy tăng trưởng.

Mới đây nhất, ngày 11/01/2021, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định số 36/QĐ –TTg, ban hành kế hoạch tổng thể nâng cao năng suất dựa trên nền tảng khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo giai đoạn 2021 – 2030, theo đó năng suất sẽ là động lực phát triển quan trọng trong các ngành, lĩnh vực và hướng tới nâng cao năng suất dựa trên nền tảng khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo. Như vậy, khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo chính là động lực cho việc nâng cao năng suất, phát triển kinh tế xã hội. Các tiêu chuẩn về quản lý đổi mới cũng như các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý tiên tiến khác sẽ là một trong những công cụ quan trọng giúp nâng cao năng lực đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý và nâng cao năng suất cho các tổ chức, doanh nghiệp để hiện thực hóa nhiệm vụ này./.