Theo chuyên gia năng suất, để đánh giá năng suất của các tổ chức/doanh nghiệp, cần thiết lập một hệ thống các tỷ số hay còn được gọi là chỉ tiêu năng suất. Việc sử dụng chỉ tiêu năng suất nào là phụ thuộc vào mục đích phân tích, đánh giá và khả năng thu thập các dữ liệu cần thiết. Mục đích của việc tính toán các chỉ tiêu năng suất nhằm phân tích tình trạng hoạt động hiện tại của tổ chức/doanh nghiệp, so sánh với các tổ chức/doanh nghiệp khác hoặc so sánh với các tiêu chuẩn ngành nhằm đặt ra mục tiêu và khắc phục những khu vực có vấn đề.
Ở cấp độ tổ chức/doanh nghiệp, có rất nhiều các chỉ tiêu có thể sử dụng, trong đó chia ra hai loại chỉ tiêu sau:
Các chỉ tiêu định tính: Đây là việc xem xét đến định hướng chiến lược, phương thức quản lý và văn hoá doanh nghiệp. Những yếu tố này là cơ sở cho sự phát triển bền vững. Các yếu tố xem xét bao gồm: Yếu tố lãnh đạo: xem xét đến mục đích, mục tiêu và chiến lược quản lý; Yếu tố quản lý: cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý, chính sách đối với lao động; Yếu tố phát triển sản phẩm, công nghệ; Yếu tố sản phẩm, chiến lược thị trường: chất lượng sản phẩm, khả năng thâm nhập và mở rộng thị trường; Yếu tố tài chính: chính sách tài chính, các chỉ tiêu tài chính.
Các yếu tố khác như các mối quan hệ hợp tác, các mối quan hệ giữa quản lý và người lao động.
Các chỉ tiêu định lượng: Tuỳ theo mục đích phân tích có thể tập hợp các chỉ tiêu cụ thể theo nhóm khác nhau. Nhìn chung hệ thống các chỉ tiêu được chia thành 4 nhóm:
Nhóm chỉ tiêu năng suất lao động: cho thấy khả năng sản xuất sản phẩm hay dịch vụ ở mức chi phí lao động thấp nhất có thể. Yếu tố lao động luôn được xem xét trong mối quan hệ với các yếu tố khác. Các chỉ tiêu thường sử dụng là: giá trị gia tăng trên chi phí lao động, năng suất lao động (giá trị gia tăng/ số lượng lao động), tổng đầu ra tính theo đầu người, chi phí lao động trên một lao động...
Nhóm chỉ tiêu năng suất vốn: phản ánh mức độ hiệu quả trong sử dụng vốn, cho thấy được khi đầu tư một đồng vốn như vậy sẽ đem lại bao nhiêu giá trị. Điều này sẽ không chỉ phụ thuộc vào việc quản lý cho quá trình sản xuất hoạt động ổn định mà đòi hỏi các chủ doanh nghiệp phải luôn tìm tòi để có thể đầu tư cho thị trường nào, sản phẩm nào có hiệu quả nhất. Các chỉ tiêu thường sử dụng: Năng suất vốn (giá trị gia tăng/ tổng lượng vốn), Tỷ lệ quay vòng vốn (tổng đầu ra/ tài sản cố định)...
Nhóm chỉ tiêu phản ánh tính cạnh tranh và khả năng sinh lợi: Nhóm chỉ tiêu này gồm hai dạng chỉ tiêu chính:
Hiệu quả quá trình: Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp như lao động, nhà xưởng, máy móc và vốn để tạo ra giá trị gia tăng. Chỉ tiêu này phụ thuộc rất nhiều vào việc kiểm soát các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ như phân công bố trí lao động hợp lý, bố trí sản xuất phù hợp, kiểm soát chặt chẽ các quá trình đảm bảo chất lượng và giảm lãng phí, phát huy tối đa hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị, tiết kiệm tối đa nguyên nhiên liệu. Chỉ tiêu thường sử dụng: Giá trị gia tăng/ Chi phí nội lực...
Khả năng sinh lợi: phản ánh khả năng tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp. Chỉ tiêu thường sử dụng: Tỷ suất thu hồi vốn đầu tư (Lợi nhuận/ tổng vốn đầu tư), Khả năng sinh lợi (Lợi nhuận/Tổng đầu ra)...
Nhóm chỉ tiêu năng suất tổng hợp: Phản ánh năng suất tổng thể của doanh nghiệp. Nó cho thấy cái nhìn tổng thể về việc sử dụng có hiệu quả các yếu tố đầu vào hay không để có thể tạo ra một lượng giá trị đầu ra cao. Chỉ tiêu thường sử dụng: Năng suất chung (tổng đầu ra/ tổng đầu vào, Năng suất yếu tố tổng hợp - TFP).
Thông qua các chỉ số năng suất, doanh nghiệp có thể nhận diện những khâu, bộ phận đang vận hành kém hiệu quả; Phát hiện tình trạng lãng phí nguồn lực, thời gian, hoặc quy trình rườm rà; Theo dõi tiến độ cải tiến và so sánh hiệu quả giữa các thời kỳ, các đơn vị nội bộ. Nhờ đó, lãnh đạo có cơ sở để đưa ra quyết sách kịp thời, sát thực tế chứ không hành động theo cảm tính.
Một ví dụ điển hình về việc áp dụng chỉ tiêu đo lường để nâng cao năng suất là Công ty Cổ phần May 10, đây là một doanh nghiệp dệt may hàng đầu tại Việt Nam. Công ty đã triển khai hệ thống chỉ tiêu năng suất để đánh giá hiệu quả sản xuất, bao gồm năng suất lao động được tính theo sản lượng sản phẩm hoàn thành trên mỗi công nhân trong một đơn vị thời gian; Tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng từ việc đo lường tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng ngay từ lần kiểm tra đầu tiên; Đến thời gian chu kỳ sản xuất được theo dõi từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành một đơn hàng. Việc áp dụng các chỉ tiêu này giúp May 10 không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
"Hiệu suất” là từ khóa sống còn của mọi doanh nghiệp, chỉ tiêu đo lường không còn là lựa chọn, mà là nền tảng tất yếu để dẫn dắt cải tiến và phát triển trong tương lai.