Loại bỏ các lãng phí trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

5S là một phương pháp quản lý nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí, đảm bảo an toàn, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời, 5S đòi hỏi sự tham gia kiên trì của tất cả mọi người với tinh thần Kaizen (tinh thần cải tiến liên tục) và sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của công ty.

5S được lựa chọn như công cụ nền tảng để vận hành chuẩn hóa

Lấy chất lượng sản phẩm là tiêu chí hàng đầu để cạnh tranh, Công ty cổ phần Tập đoàn Tôn Hoa Sen là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất và đầu tư hệ thống dây chuyền thiết bị hiện đại. Hoa Sen là doanh nghiệp tiêu biểu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh tôn thép ở Việt Nam và là nhà xuất khẩu tôn thép hàng đầu khu vực Đông Nam Á.

Hoa Sen sở hữu hệ thống 10 nhà máy phân bổ ở ba miền Bắc-Trung-Nam, đặt gần các cảng biển lớn để tối ưu chi phí vận chuyển và đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường. Hệ thống phân phối cũng bao phủ toàn quốc với hơn 500 chi nhánh, cửa hàng. Trong môi trường sản xuất thép diễn biến phức tạp, nguyên liệu biến động, yêu cầu chất lượng cao, thị trường nội địa và xuất khẩu cùng lúc, Hoa Sen nhận thức rằng chỉ công nghệ thôi chưa đủ, mà việc “làm tốt từ mỗi mét vuông, mỗi vị trí, mỗi thao tác” mới tạo nên sự khác biệt lâu dài.

Chính vì vậy, 5S được lựa chọn như công cụ nền tảng để vận hành chuẩn hóa, hướng tới môi trường làm việc khoa học, loại bỏ lãng phí và tạo nên kỷ luật sản xuất. Hoa Sen xem 5S là một công cụ mang tính nền tảng với mục đích hướng đến tạo ra một môi trường làm việc khoa học và giảm/loại bỏ các lãng phí trong các hoạt động.

Khi Hoa Sen bắt đầu triển khai 5S, không chỉ là việc dán tem, phân khu hay vệ sinh nhà máy, mà là một hệ thống vận hành có kỷ luật, gắn với nhân sự, quy trình, kiểm tra, cải tiến. Doanh nghiệp xác nhận các kiến thức về áp dụng phương pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng), an toàn lao động, an toàn phòng chống cháy nổ, văn hóa doanh nghiệp… luôn được truyền thông rộng rãi và giám sát chặt chẽ.

5S giúp Hoa Sen cải thiện năng suất và chất lượng một cách thực chất

Việc Sàng lọc (S1) nơi làm việc được Hoa Sen triển khai với mục tiêu loại bỏ vật thừa, vật không cần thiết, qua đó tạo sự thông thoáng và rõ ràng cho mỗi khu vực sản xuất. Việc triển khai S1 tại Hoa Sen như bước đầu quan trọng trong 5S. Khi khu vực làm việc được “dọn gọn”, nhân sự nhanh chóng nhận ra thao tác thừa, vật liệu nằm ngoài vị trí, từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm, giảm thao tác phụ và tăng hiệu quả vận hành.

Khi sắp xếp rõ ràng (S2) và duy trì sạch sẽ (S3), môi trường nhà máy trở nên minh bạch, dụng cụ phải ở vị trí quy định, lối đi thông thoáng, vật liệu xếp đặt khoa học, điều này làm giảm đáng kể rủi ro gián đoạn, thời gian chờ, tăng khả năng vận hành liên tục. Các bước tiếp theo là săn sóc (S4) giúp duy trì và kiểm tra thường xuyên,  sẵn sàng (S5) sẽ đảm bảo mọi thứ luôn trong trạng thái “có thể sử dụng ngay”, sẵn sàng cho sản xuất.

Kết quả từ việc duy trì chuẩn 5S giúp Hoa Sen cải thiện năng suất và chất lượng một cách thực chất. Nhờ giảm lãng phí về thời gian tìm kiếm, thời gian chuyển đổi sản xuất, thao tác không hiệu quả, doanh nghiệp tăng khả năng sử dụng thiết bị và nhân lực hiệu quả hơn. Về chất lượng, nhà máy sản xuất thép mạ nếu để vật liệu bị nhiễm bẩn, mạt thép, dầu mỡ hay tạp chất sẽ dễ dẫn đến lỗi bề mặt, phồng rộp hoặc giảm tuổi thọ lớp phủ. Khi môi trường sản xuất được vệ sinh, trật tự và có kỷ luật, Hoa Sen có khả năng kiểm soát tốt hơn các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, nhân sự dễ phát hiện bất thường ngay từ sớm, từ đó xử lý kịp thời trước khi phát sinh lỗi lớn.

Một điểm không thể bỏ qua là 5S góp phần nâng cao an toàn lao động. Với một ngành sản xuất nặng nề như thép, vật liệu nặng, máy móc lớn, nhiều vị trí vận hành liên tục, việc tổ chức khu vực sản xuất thông thoáng, dụng cụ ở đúng nơi, vật tư xếp đúng quy định, lối đi rõ ràng, cảnh báo đầy đủ… giúp giảm tai nạn, giảm sự cố và giữ vững dòng sản xuất. Đây cũng chính là một trong các mục tiêu văn hóa vận hành mà Hoa Sen hướng tới.

Thuận lợi của Hoa Sen khi triển khai 5S

Các chuyên gia năng suất nhấn mạnh, ngoài quyết tâm và đường lối rõ ràng của ban lãnh đạo, việc phổ biến kiến thức về 5S một cách bài bản, có chiều sâu là vô cùng cần thiết để doanh nghiệp có thể áp dụng thành công 5S. Hoa Sen có nhiều điều kiện thuận lợi để 5S phát huy hiệu quả. Trước hết là quy mô và hệ thống của tập đoàn với 10 nhà máy đặt tại ba miền, gần cảng biển lớn, giúp tối ưu logistic và khả năng sản xuất, phân phối đồng bộ.

Tập đoàn Hoa Sen có nhiều nhà máy hiện đại

Hệ thống phân phối rộng khắp với hơn 500 chi nhánh, cửa hàng giúp tập đoàn dễ dàng lan tỏa văn hóa vận hành tới toàn hệ thống. Sự lãnh đạo cam kết mạnh mẽ cũng là yếu tố quyết định, Hoa Sen xác định rõ chế độ truyền thông, giám sát, đánh giá và đào tạo liên tục về 5S và văn hóa doanh nghiệp.

Nhân sự tại Hoa Sen phần lớn là người trẻ, có sức học và sẵn sàng tiếp thu đổi mới, đây là tiền đề để “kỷ luật 5S” được thực thi tốt trong thực tế. Ngoài ra, doanh nghiệp đã đào tạo bài bản về 5S và Kaizen, tích hợp vào chương trình phát triển nhân sự, giúp người lao động không chỉ hiểu lý thuyết mà còn thực hành ngay tại hiện trường.

Khó khăn trong quá trình thực thi và cách ứng phó

Tuy có những thuận lợi, Hoa Sen cũng phải đối mặt với những thách thức không nhỏ khi triển khai 5S. Đầu tiên là vấn đề thay đổi thói quen con người: Khi công nhân sản xuất quen với cách làm cũ, nhiều vị trí có thể đặt dụng cụ bất cứ đâu hoặc xếp vật liệu theo kinh nghiệm cá nhân, nên khi yêu cầu sắp xếp lại, giữ trật tự, khó khăn ban đầu là thay đổi ngay lập tức. Việc duy trì trạng thái sẵn sàng (S5) đòi hỏi giám sát thường xuyên và văn hóa tự giác lâu dài, đây là bài toán đặt ra với bất cứ doanh nghiệp sản xuất lớn nào.

Doanh nghiệp luôn phải giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất 

Thứ hai là môi trường sản xuất thay đổi nhanh: Trong ngành thép, mã hàng, vật liệu, quy trình thay đổi liên tục; layout dây chuyền có thể điều chỉnh để tối ưu hóa; vật tư cần linh hoạt, chính vì vậy, nếu khu vực 5S không được cập nhật và kiểm soát lại thường xuyên thì rất dễ bị phá vỡ quy chuẩn. Việc duy trì 5S, an toàn lao động, văn hóa doanh nghiệp là một trong các công việc thường xuyên và phải giám sát chặt chẽ.

Thứ ba, quy mô lớn và đa dạng hệ thống: Điều này khiến tiêu chuẩn hóa 5S trên toàn tập đoàn không phải chuyện đơn giản. Vì Hoa Sen có nhiều nhà máy, nhiều khu vực khác nhau (cán nguội, mạ kẽm, ống thép, ống nhựa…), mỗi khu vực có đặc thù riêng về không gian, thiết bị, thao tác. Việc xây dựng bộ quy chuẩn 5S chung, đào tạo, đánh giá tuần hoàn và kiểm tra thực hiện cần nguồn lực đáng kể.

Thứ tư, giữ vững sự ổn định trong thời gian dài: Hiện nay, nhiều nơi chỉ khi triển khai thì tốt, nhưng duy trì thì dễ suy yếu. Việc duy trì điểm số 5S, khuyến khích người lao động luôn đạt chuẩn, cần chế tài, cần văn hóa khen thưởng, cần truyền thông liên tục. Hoa Sen đã triển khai các khóa đào tạo, thi đua nội bộ, cuộc thi giữa đơn vị để khuyến khích thực hiện 5S.

Nhờ việc triển khai 5S nghiêm túc, Hoa Sen đã thu được kết quả rõ ràng. Dòng sản xuất vận hành mượt hơn, thời gian chờ, thời gian chuyển đổi được rút ngắn, nhân lực có thể tập trung vào các thao tác có giá trị cao hơn. Chất lượng sản phẩm được kiểm soát chặt hơn, điều kiện sản xuất ổn định giúp Hoa Sen đáp ứng yêu cầu trong nước và quốc tế, từ đó củng cố vị thế dẫn đầu ngành. Hơn thế nữa, khi văn hóa 5S đã đi vào nền tảng vận hành, Hoa Sen tiếp tục triển khai các công cụ nâng cao như Lean, Kaizen, TPM một cách hiệu quả hơn và 5S trở thành “bệ phóng” để doanh nghiệp bước vào giai đoạn quản trị tinh gọn hơn.

Trong lĩnh vực sản xuất thép, nơi mỗi cuộn tôn, mỗi thao tác, mỗi phút dừng máy đều có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí và lợi nhuận, Hoa Sen đã chứng minh rằng với nền tảng vận hành có kỷ luật, có chuẩn mực, có cải tiến liên tục mới tạo nên khác biệt và bền vững. Công cụ 5S, dù đơn giản, nhưng khi được thực thi bài bản và bền bỉ, đã và đang giúp Hoa Sen nâng cao năng suất, ổn định chất lượng và xây dựng môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp.

Theo TS. Võ Trí Thành - nguyên Phó Viện trưởng Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế Trung ương, Viện trưởng Viện nghiên cứu Chiến lược thương hiệu và cạnh tranh, việc cải thiện năng suất phải bắt đầu từ công nghệ và người lao động. Công nghệ tốt sẽ tạo ra năng suất cao, nhưng chỉ phát huy tối đa khi đi kèm nguồn nhân lực có kỹ năng. Các doanh nghiệp nội địa phải bứt phá trong cạnh tranh, trong sáng tạo để có sự hỗ trợ phù hợp thích ứng. Bây giờ chính sách, cơ chế bắt đầu có rồi. Còn lại là sự tập trung thôi. Không chỉ là động lực cho tăng trưởng, ngành kinh tế sáng tạo có thể làm thay đổi vị trí của Việt Nam trên bản đồ sáng tạo thế giới.

Thành công của Hoa Sen là sự kết hợp chặt chẽ giữa tầm nhìn chiến lược, sản xuất lớn, phân phối mạnh và sự kiên trì trong vận hành hàng ngày đều góp phần vào một hệ thống sản xuất tinh gọn, hiệu quả và chuẩn mực. Trong giai đoạn cạnh tranh ngày càng khốc liệt và yêu cầu khách hàng ngày càng cao, 5S sẽ tiếp tục là kim chỉ nam để Hoa Sen giữ vững và phát triển vị thế dẫn đầu, không chỉ ở Việt Nam mà cả trên thị trường quốc tế.