Yêu cầu về chất lượng dữ liệu truy xuất nguồn gốc theo TCVN 12850:2019

Doanh nghiệp, tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của dữ liệu truy xuất nguồn gốc. (Ảnh minh họa)

Hiện nay, việc xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc hiệu quả là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp, tổ chức quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý chất lượng và an toàn sản phẩm; quản lý mối quan hệ tương tác trong nội bộ cũng như với các bên tham gia trong chuỗi cung ứng, minh bạch thông tin và nâng cao uy tín doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12850:2019 đưa ra yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc, trong đó có yêu cầu về quản lý dữ liệu truy xuất nguồn gốc, cụ thể như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức phải chuẩn bị cho việc lưu trữ dữ liệu khi khối lượng truy xuất nguồn gốc được thu thập tăng dần theo thời gian, bao gồm hoạt động thu thập, lưu trữ và cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu.

Dữ liệu truy xuất nguồn gốc bao gồm dữ liệu kiểm soát chất lượng và thiết kế cho sản phẩm; dữ liệu quá trình sản xuất; dữ liệu thu mua, dữ liệu logistics và phân phối. Đồng thời, hệ thống truy xuất nguồn gốc có thể được xử lý hoặc điều chỉnh các dữ liệu có tính nhạy cảm về mặt nghiệp vụ một phần trước khi cung cấp cho bên thứ ba.

Nguồn dữ liệu truy xuất nguồn gốc của doanh nghiệp, tổ chức phải được xây dựng từ 3 nguồn dữ liệu sau: Nguồn dữ liệu gốc – bao gồm nguồn dữ liệu nghiệp vụ chung được sử dụng trên tất cả các hệ thống, ứng dụng và quá trình cho toàn bộ tổ chức; Nguồn dữ liệu giao dịch – là kết quả của các giao dịch kinh doanh; Nguồn dữ liệu sự kiện nhận biết – thu thập những đối tượng đã tham gia vào quá trình, thời điểm quá trình diễn ra, nơi các đối tượng đã và sẽ đi qua, tại sao.

Doanh nghiệp, tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của dữ liệu truy xuất nguồn gốc thông qua 2 yếu tố chính: Mức độ định danh của đối tượng truy xuất (sản phẩm và nguồn cung); Độ chi tiết mà tại đó dữ liệu truy xuất nguồn gốc được ghi lại.

Mặt khác, doanh nghiệp, tổ chức phải đảm bảo chất lượng dữ liệu truy xuất nguồn gốc. Trong đó, chất lượng dữ liệu bao gồm các yêu cầu cơ bản: Tính đầy đủ - các dữ liệu liên quan phải được ghi lại; Tính chính xác – dữ liệu được ghi lại phải phản ánh chính xác những gì đã xảy ra; Tính nhất quán – dữ liệu phải được thống nhất trên các hệ thống; Tính hiệu lực – dữ liệu phải được đánh mốc thời gian, để đảm bảo khung thời gian hiệu lực của dữ liệu được rõ ràng.

Ngoài ra, doanh nghiệp, tổ chức phải lưu trữ thông tin truy xuất nguồn gốc nhằm đảm bảo: sẵn có và phù hợp để sử dụng tại vị trí truy xuất nguồn gốc khi cần; Được bảo vệ thỏa đáng (không làm thay đổi tính toàn vẹn, không làm mất tính bảo mật); Thông tin được lưu trữ và hủy bỏ thích hợp.