Công cụ tuyên bố tầm nhìn (Vision Statement) và sứ mệnh (Mission Statement) nâng cao năng suất doanh nghiệp bằng cách cung cấp định hướng chiến lược rõ ràng, giúp tập trung nguồn lực và nhân viên vào các mục tiêu chung, và tạo động lực làm việc.
Tầm nhìn và sứ mệnh là công cụ quản trị chiến lược có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất
Hiện nay, Việt Nam có hơn 940.000 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tới 97% tổng số doanh nghiệp. Quy mô hạn chế, nguồn lực mỏng, khả năng cạnh tranh chưa cao khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào vòng xoáy chạy theo đơn hàng, xử lý sự vụ và thiếu một mô hình quản trị dài hạn. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng và áp dụng tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh không chỉ là một thủ tục mang tính hình thức như nhiều người vẫn nghĩ, mà thực chất là một công cụ quản trị chiến lược có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.
Ông Nguyễn Tùng Lâm - Viện trưởng Viện Năng suất Việt Nam - Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia đánh giá, công nghệ chính là xương sống giúp doanh nghiệp phát triển và nâng cao năng suất. Tuy nhiên tại Việt Nam, phải nhìn nhận rằng bên cạnh doanh nghiệp lớn đóng vai trò như “sếu đầu đàn” trong cộng đồng doanh nghiệp với mức độ chuyên nghiệp hóa và ứng dụng công nghệ tiên tiến, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đang sử dụng những công nghệ lạc hậu từ nhiều năm trước hoặc sử dụng công nghệ đã tân trang dẫn đến năng suất lao động thấp.
Không ít doanh nghiệp nhỏ trước đây chỉ tập trung vào ngắn hạn, dẫn đến sản xuất manh mún, thay đổi liên tục, nhân sự mất phương hướng và tổ chức bị “mất năng lượng”. Lợi thế lớn nhất của tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh là tạo ra sự ổn định chiến lược, định hình bức tranh tương lai và giúp cả tổ chức vận hành theo một trục xuyên suốt, từ lãnh đạo đến nhân viên. Khi định hướng lớn được giữ vững, mỗi hoạt động chuyên môn hằng ngày đều được gắn với giá trị và mục tiêu chung, tạo ra hiệu quả cao hơn mà không cần gia tăng chi phí.
Lực lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có xu hướng vừa làm vừa điều chỉnh
Nếu đối với doanh nghiệp lớn, tầm nhìn, sứ mệnh đã trở thành tiêu chuẩn, thì với doanh nghiệp nhỏ và vừa, điều này lại càng quan trọng. Với lực lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có xu hướng vừa làm vừa điều chỉnh, quyết định phụ thuộc nhiều vào cảm tính của chủ doanh nghiệp. Khi không có tuyên bố định hướng rõ ràng, mỗi thay đổi chiến lược đều có nguy cơ tác động tiêu cực đến vận hành, người lao động hoang mang và hiệu quả giảm sút.
Tầm nhìn, sứ mệnh giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa giải quyết ba vấn đề cốt lõi của năng suất, đó là:
Thứ nhất là đồng bộ hóa mục tiêu: Nhiều chủ doanh nghiệp thừa nhận nhân viên không hiểu mình đang theo đuổi điều gì, dẫn đến làm việc thiếu ưu tiên và kém hiệu quả. Khi tầm nhìn, sứ mệnh được truyền thông đầy đủ, mọi bộ phận đều biết đâu là giá trị cốt lõi cần theo đuổi và đâu là tiêu chuẩn chất lượng không thể thỏa hiệp.
Thứ hai là định hình văn hóa làm việc khoa học: Một doanh nghiệp nhỏ chỉ có thể tăng năng suất khi đội ngũ hiểu rõ nguyên tắc vận hành, có kỷ luật và chia sẻ chung tinh thần phát triển. Tầm nhìn, sứ mệnh giúp hình thành văn hóa đó rõ trách nhiệm, rõ mục tiêu, rõ cách tạo giá trị.
Thứ ba là hướng dẫn ra quyết định nhanh và tiết kiệm nguồn lực: Doanh nghiệp nhỏ và vừa không thể lãng phí nhân lực, vốn và thời gian. Khi có tuyên bố định hướng, mọi quyết định từ đầu tư, tuyển dụng đến phát triển sản phẩm đều được cân nhắc dựa trên mục tiêu tổng thể, tránh được sự dàn trải và đầu tư sai hướng.
Điển hình là Công ty TNHH Vật tư Ngành Gỗ Việt Thịnh đã thay đổi từ định hướng đến năng suất, nhờ áp dụng tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh, doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ nội thất. Trong nhiều năm, công ty duy trì mô hình gia đình, chỉ tập trung đáp ứng đơn hàng và chạy theo tiến độ. Quy mô nhỏ nhưng áp lực lớn vì nhân công biến động, chất lượng không đồng đều và năng suất thấp do thiếu quy trình thống nhất.
Sản phẩm chuẩn chất lượng và dịch vụ tin cậy
Khi thị trường cạnh tranh mạnh và khách hàng ngày càng yêu cầu cao về thiết kế, độ hoàn thiện, độ bền, ban lãnh đạo Việt Thịnh quyết định xây dựng tuyên bố tầm nhìn trở thành doanh nghiệp nội thất gỗ uy tín với sản phẩm chuẩn chất lượng và dịch vụ tin cậy. Sứ mệnh được xác lập là tạo ra sản phẩm gỗ bề đẹp an toàn, mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng và thu nhập ổn định cho người lao động.
Tưởng như đơn giản, nhưng việc xây dựng và áp dụng định hướng này đã khiến doanh nghiệp thay đổi sâu sắc. Tầm nhìn, sứ mệnh được in tại xưởng, dán tại phòng họp và được lặp lại trong mọi buổi giao ban. Nhân sự nhận thức rõ ràng rằng công ty ưu tiên chất lượng trước số lượng, cam kết tiêu chuẩn và xác định rõ giá trị của từng cá nhân trong chuỗi sản xuất.
Sau một thời gian, Việt Thịnh bắt đầu cảm nhận những thay đổi tích cực. Công nhân chủ động kiểm soát lỗi trong quá trình sản xuất, hạn chế các sai lệch phải làm lại. Bộ phận thiết kế tập trung hơn vào các tiêu chí chất lượng thay vì chạy theo mẫu mã không phù hợp tầm nhìn. Tỷ lệ hàng lỗi giảm hơn 18%, thời gian hoàn thiện rút ngắn, năng suất tăng gần 25% so với trước. Điều đáng nói là những kết quả này đến không phải từ việc tăng thêm máy móc hay nhân công, mà đến từ sự đồng lòng theo đuổi định hướng chung.
Tuy vậy, hành trình của Việt Thịnh cũng không tránh khỏi khó khăn. Trong giai đoạn đầu, một số nhân viên lâu năm chưa quen với thay đổi, cho rằng việc xác lập tầm nhìn, sứ mệnh chỉ mang tính hình thức. Doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian giải thích, đối thoại và gắn mục tiêu vào thực tế để đội ngũ hiểu rằng định hướng mới mang lại lợi ích chung.
Dù vậy, khi tầm nhìn, sứ mệnh trở thành nền tảng của mọi quyết định, Việt Thịnh vận hành ổn định hơn, xây dựng được văn hóa kỷ luật và bắt đầu mở rộng thị trường một cách tự tin. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, công cụ quản trị chiến lược không phải điều gì quá xa vời; đôi khi chỉ cần định hướng rõ để lan tỏa động lực tự thân.
Năng suất không chỉ đến từ công nghệ hay quy mô. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, năng suất bắt đầu từ sự rõ ràng, đó là rõ mục tiêu, rõ giá trị và rõ con đường phát triển. Tuyên bố tầm nhìn và sứ mệnh chính là nền tảng giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa giải quyết vấn đề này. Khi định hướng được xây dựng thấu đáo, truyền thông đầy đủ và gắn chặt với vận hành thực tiễn, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực, nâng chất lượng sản phẩm và tạo ra sức mạnh nội tại để phát triển lâu dài.