Công cụ Đăng ký rủi ro - Tấm lá chắn giúp doanh nghiệp xây dựng nâng cao năng suât, chất lượng

Trong nhiều năm qua, các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam không ngừng tìm kiếm giải pháp nâng cao năng suất, giảm lãng phí và đảm bảo chất lượng công trình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy một nguyên nhân sâu xa khiến hiệu quả sản xuất,  thi công chưa đạt kỳ vọng, do thiếu một hệ thống quản lý rủi ro bài bản. Rủi ro không chỉ đến từ yếu tố kỹ thuật hay tài chính, mà còn từ thời tiết, nhân lực, chuỗi cung ứng, biến động giá vật liệu, hay thậm chí từ sai sót trong phối hợp giữa các bên liên quan.

Doanh nghiệp nhận diện, phân loại, đánh giá và theo dõi toàn bộ các rủi ro có thể xảy ra

Công cụ Đăng ký rủi ro (Risk Register) ra đời như một “người gác cổng” của quản trị hiện đại, giúp doanh nghiệp nhận diện, phân loại, đánh giá và theo dõi toàn bộ các rủi ro có thể xảy ra trong suốt vòng đời của dự án. Mỗi rủi ro được ghi nhận trong bảng đăng ký đều có thông tin chi tiết như mô tả, nguyên nhân, khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng, biện pháp ứng phó và người chịu trách nhiệm theo dõi.

Quan trọng hơn, bảng đăng ký này không phải tài liệu tĩnh, mà là hệ thống sống, được cập nhật liên tục trong quá trình triển khai dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chuyển từ tư duy phản ứng khi sự cố xảy ra sang tư duy phòng ngừa chủ động, đó là một bước ngoặt lớn trong hành trình nâng cao năng suất và chất lượng. Khi mỗi rủi ro được nhận diện sớm và có kế hoạch ứng phó phù hợp, doanh nghiệp tránh được tình trạng gián đoạn thi công, giảm chi phí phát sinh, kiểm soát tiến độ tốt hơn và đặc biệt là giữ vững uy tín chất lượng.

Doanh nghiệp từng đối mặt với nhiều khó khăn trong các dự án hạ tầng đô thị

Ví dụ Công ty Cổ phần Đầu tư và tư vấn xây dựng An Phú ở Hà Nội từng đối mặt với nhiều khó khăn trong các dự án hạ tầng đô thị. Nhiều công trình bị chậm tiến độ, chi phí tăng cao, nhân sự bị quá tải, và tần suất xảy ra lỗi kỹ thuật cao hơn trung bình ngành. Sau khi phân tích, ban lãnh đạo nhận thấy gốc rễ của vấn đề nằm ở thiếu cơ chế nhận diện và theo dõi rủi ro có hệ thống.

Thời gian vừa qua, An Phú quyết định áp dụng công cụ Đăng ký rủi ro (Risk Register) trong toàn bộ chu trình dự án từ thiết kế, thi công đến bàn giao. Ngay từ giai đoạn khởi công, nhóm quản lý dự án tổ chức họp chuyên sâu để xác định các nhóm rủi ro chủ yếu như chậm vật tư, tai nạn lao động, thay đổi thiết kế, ảnh hưởng thời tiết, biến động giá vật liệu. Mỗi rủi ro được đưa vào bảng đăng ký với các thông số cụ thể như xác suất xảy ra, mức độ tác động (theo thang 1–5), biện pháp giảm thiểu, và người chịu trách nhiệm theo dõi.

Chất lượng không chỉ nằm ở sản phẩm cuối cùng, mà còn ở sự kiểm soát của cả quá trình

Công cụ được số hóa trên nền tảng quản lý dự án trực tuyến, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi. Khi phát sinh rủi ro mới, nhân viên có thể cập nhật ngay vào hệ thống, báo cáo tự động gửi đến ban chỉ huy công trình và lãnh đạo.

Ví dụ, trong một dự án xây dựng khu nhà ở cao tầng, khi dự báo thời tiết cho thấy khả năng mưa kéo dài trong hai tuần, nhóm quản lý lập tức kích hoạt kế hoạch dự phòng  điều chỉnh tiến độ các hạng mục ngoài trời, tăng cường che chắn vật liệu, và chuyển nhân lực sang các công việc trong nhà. Nhờ phản ứng sớm, tiến độ tổng thể chỉ bị ảnh hưởng 1 ngày thay vì 5–7 ngày như trước kia.

Không chỉ vậy, bảng Đăng ký rủi ro còn giúp An Phú chuẩn hóa dữ liệu rủi ro. Sau mỗi dự án, các rủi ro và cách ứng phó được tổng hợp thành “thư viện kinh nghiệm”, giúp doanh nghiệp học hỏi và rút ngắn thời gian xử lý trong các dự án sau. Sau hơn một năm áp dụng, năng suất lao động tại An Phú tăng gần 15%, chi phí phát sinh giảm hơn 10% so với cùng kỳ.

Nếu như trước đây, khái niệm quản lý rủi ro chỉ xuất hiện trong lĩnh vực tài chính, thì nay nó đã trở thành nền tảng không thể thiếu của quản trị chất lượng toàn diện. Bởi chất lượng không chỉ nằm ở sản phẩm cuối cùng, mà còn ở sự kiểm soát của cả quá trình. Công cụ đăng ký rủi ro giúp doanh nghiệp xây dựng một chu trình PDCA (Plan–Do–Check–Act) chặt chẽ. Ở giai đoạn “Plan”, doanh nghiệp dự báo các rủi ro tiềm ẩn; “Do” là triển khai biện pháp phòng ngừa; “Check” là theo dõi, cập nhật diễn biến rủi ro; và “Act” là điều chỉnh, cải tiến để giảm thiểu tái diễn. Mỗi vòng lặp PDCA lại làm giàu thêm kho dữ liệu rủi ro, khiến hệ thống ngày càng tinh gọn và hiệu quả.

Đặc biệt trong ngành xây dựng, nơi mỗi dự án có hàng trăm nhà thầu phụ, hàng nghìn công nhân và vô số yếu tố ngoại cảnh, việc kiểm soát rủi ro càng đóng vai trò sống còn. Chỉ một sai sót nhỏ như trễ vật liệu, thiết bị hỏng hoặc sự cố an toàn cũng có thể kéo theo tổn thất hàng tỷ đồng. Khi đó, bảng đăng ký rủi ro giúp doanh nghiệp “nhìn xa hơn hiện tại”, biến thông tin thành hành động, và hành động thành hiệu quả cụ thể.

Công cụ này còn giúp tạo nên văn hóa chia sẻ thông tin minh bạch. Khi mọi cấp, từ kỹ sư hiện trường đến lãnh đạo, đều có quyền ghi nhận và theo dõi rủi ro, tổ chức sẽ vận hành theo hướng đồng bộ và trách nhiệm hơn. Tinh thần “chủ động phòng ngừa thay vì khắc phục” dần trở thành thói quen trong từng hành động.

Tại nhiều doanh nghiệp xây dựng lớn trong nước như Coteccons, Hòa Bình hay Delta, đăng ký rủi ro đã được tích hợp vào hệ thống ERP và phần mềm quản lý dự án. Các rủi ro được theo dõi theo cấp độ từ công trình, nhà máy đến tập đoàn, giúp lãnh đạo nắm bắt toàn cảnh, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất tổng thể. Doanh nghiệp nào biết cách nhận diện và quản trị rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp đó sẽ tiến xa hơn trên con đường năng suất và chất lượng. Công cụ Đăng ký rủi ro không chỉ giúp doanh nghiệp “phòng thủ” trước sự cố, mà còn “chủ động tấn công” biến rủi ro thành cơ hội cải tiến.

Chỉ cần doanh nghiệp thay đổi tư duy và công cụ, doanh nghiệp có thể chuyển mình mạnh mẽ. Khi rủi ro được quản lý bằng dữ liệu và hành động cụ thể, năng suất và chất lượng không còn là mục tiêu xa vời, mà trở thành kết quả tất yếu của một hệ thống vận hành khoa học, minh bạch và chủ động.