Trong kỷ nguyên chuyển đổi số và hội nhập toàn cầu, bài toán quản trị doanh nghiệp ngày càng trở nên phức tạp. Lãnh đạo không chỉ cần hoạch định chiến lược đúng, mà còn phải có công cụ theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hoạt động một cách kịp thời. Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là áp dụng KPI – Key Performance Indicators (chỉ số đo lường hiệu quả công việc).
KPI được coi là “ngôn ngữ chung” để đo lường hiệu quả. Điểm mạnh của KPI nằm ở khả năng cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành con số rõ ràng, dễ theo dõi và dễ so sánh. Thay vì những đánh giá chung chung, cảm tính, doanh nghiệp có thể nhìn thẳng vào dữ liệu: tiến độ sản xuất, tỷ lệ hàng hóa lỗi, mức độ hài lòng của khách hàng, thời gian hoàn thành nhiệm vụ… Từ đó, lãnh đạo có cơ sở để điều chỉnh chiến lược, còn nhân viên hiểu rõ mình cần đạt mục tiêu nào.
Áp dụng KPI không chỉ giúp minh bạch hóa công tác quản lý, mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp hướng đến hiệu quả. Nhân viên khi thấy KPI gắn liền với phần thưởng, lộ trình thăng tiến sẽ có động lực lớn hơn để phấn đấu. Ở tầm vĩ mô, KPI cũng giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động, đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh.
Tuy nhiên, KPI không phải là chiếc “đũa thần”. Nếu xây dựng chỉ số thiếu thực tế, không phù hợp với đặc thù từng bộ phận, KPI có thể gây áp lực tiêu cực, thậm chí phản tác dụng. Vì vậy, điều quan trọng là lãnh đạo doanh nghiệp phải thiết kế bộ chỉ số vừa sức, có tính thách thức nhưng không viển vông, đồng thời xây dựng hệ thống theo dõi minh bạch, khách quan.
Thực tế ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã triển khai KPI và đạt được những kết quả đáng chú ý. Trong đó có thể kể đến Traphaco – doanh nghiệp dược phẩm lớn, Vietcombank và Cảng Cái Lân – một cảng biển trọng điểm ở phía Bắc.
Traphaco – thương hiệu dược phẩm lâu đời – là một ví dụ tiêu biểu trong việc áp dụng KPI để nâng cao hiệu quả quản lý. Theo Viện Năng suất Việt Nam, doanh nghiệp triển khai hệ thống KPI với trọng tâm vào năng suất sản xuất, chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng và tỷ lệ hàng lỗi. Mỗi bộ phận, cá nhân đều có chỉ số gắn với mục tiêu công ty, giúp toàn hệ thống vận hành thống nhất. Các KPI được định lượng rõ ràng, có thời hạn cụ thể, minh bạch để nhân viên hiểu rõ mục tiêu còn lãnh đạo giám sát công bằng. Nhờ cơ chế theo dõi, phản hồi liên tục, KPI không chỉ là công cụ kiểm tra mà còn hỗ trợ đào tạo và cải tiến quy trình. Khó khăn lớn nhất với Traphaco là thiết kế chỉ số phù hợp, nhưng cách tiếp cận khoa học đã giúp doanh nghiệp biến KPI thành đòn bẩy quan trọng, duy trì vị thế trong ngành dược.
Tương tự, Vietcombank là một trong những ngân hàng tiên phong triển khai KPI, chuẩn bị từ năm 2013 và áp dụng chính thức từ 2016. Không chỉ tập trung vào chỉ tiêu tài chính, bộ KPI còn mở rộng sang khách hàng, quy trình nội bộ, nhân sự và quản trị rủi ro. Các chỉ số như thời gian xử lý hồ sơ, tỷ lệ giao dịch số hay mức độ hài lòng khách hàng được áp dụng từ cấp chi nhánh đến phòng ban. Nhờ đó, nhiều đơn vị cải thiện rõ rệt năng suất, giảm sai sót nghiệp vụ, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, Vietcombank vẫn đối mặt thách thức về việc xây dựng chỉ số sát thực tế và hệ thống dữ liệu chuẩn xác. Ngân hàng khắc phục bằng cách gắn kết KPI với đào tạo, khen thưởng và cải tiến quy trình, coi đây là chìa khóa nâng cao quản trị và hướng tới chuẩn mực hiện đại.
Tại TP. Hồ Chí Minh, Công ty Cổ phần Huetronics cũng ghi nhận kết quả tích cực nhờ KPI. Từ năm 2018, công ty xây dựng bộ KPI cho ba cấp quản lý mảng kinh doanh điện tử. Mục tiêu doanh thu tăng 10% mỗi quý đã nhanh chóng vượt chỉ tiêu, đạt tới 112-115% so với cùng kỳ. Ngoài doanh thu, Huetronics còn dùng KPI để quản trị nội bộ, giảm tỷ lệ nợ quá hạn, cải thiện tiến độ phản hồi khách hàng và tăng độ chính xác trong báo cáo. Dù ban đầu nhân viên còn e ngại, dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời, công ty đã khắc phục bằng đào tạo và cải tiến hệ thống báo cáo. Nhờ vậy, KPI trở thành công cụ giám sát hiệu quả, thúc đẩy tinh thần cạnh tranh và ổn định hoạt động kinh doanh.
Một doanh nghiệp khác ở TP. Hồ Chí Minh là ACC Việt Nam – hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và xây dựng – cũng sớm ứng dụng KPI để nâng cao năng lực cạnh tranh. Với đặc thù ngành nhiều áp lực về tiến độ và chất lượng, ACC áp dụng KPI cho các chỉ số như thời gian hoàn thiện bản thiết kế, mức độ sai sót trong bản vẽ, phản hồi khách hàng và chi phí so với dự toán. Nhờ đó, doanh thu thiết kế tăng, chi phí sai sót giảm, tiến độ công trình rút ngắn, khách hàng hài lòng hơn. Dù còn khó khăn trong việc xây dựng KPI sát thực tế và theo dõi sai số, doanh nghiệp trẻ này đã chứng minh áp dụng KPI bài bản sẽ giúp quản trị chất lượng tốt hơn, tạo nền tảng để mở rộng và phát triển bền vững.
Có thể nói, KPI ngày nay không chỉ dừng lại ở việc “đếm số” hay theo dõi tiến độ công việc, mà đã trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp và cơ quan công quyền thay đổi cách quản trị. Khi mọi hoạt động được lượng hóa, minh bạch và gắn với mục tiêu cụ thể, KPI vừa nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân, vừa tạo động lực cho tổ chức đổi mới liên tục. Những doanh nghiệp áp dụng thành công KPI như Traphaco, Vietcombank, Huetronics hay ACC Việt Nam đã chứng minh rằng, dù quy mô khác nhau, nhưng khi có hệ thống đánh giá khoa học, minh bạch thì năng suất, chất lượng và hiệu quả đều được cải thiện rõ rệt.
Quan trọng hơn, KPI còn góp phần xây dựng văn hóa công bằng, giảm sự phụ thuộc vào cảm tính trong đánh giá, tạo môi trường thi đua lành mạnh, đồng thời cung cấp dữ liệu khách quan để lãnh đạo đưa ra quyết sách chính xác. Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách hành chính, việc áp dụng KPI đồng bộ từ doanh nghiệp đến hệ thống chính quyền chính là “điểm tựa” để nâng cao hiệu lực quản lý, nâng chất lượng dịch vụ công, và thúc đẩy nền kinh tế phát triển bền vững.