1. Tổng quan mô hình
Mô hình tích hợp an toàn thực phẩm, môi trường và 5S gồm có một cột trụ là HTQL an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000:2018 và HTQL môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, dựa trên nền tảng chung là công cụ cải tiến 5S.
HTQL An toàn thực phẩm ISO 22000 cung cấp cho doanh nghiệp một cơ chế để kiểm soát vệ sinh an toàn trong quá trình sản xuất, chế biến thực phẩm, nhờ đó đảm bảo an toàn thực phẩm trong suốt chuỗi cung ứng từ khâu đầu tiên đến khi tiêu thụ sản phẩm.
HTQL môi trường ISO 14001 giúp xác định các vấn đề môi trường tiềm ẩn và loại bỏ hoặc giảm thiểu những tác động gây tổn hại tới môi trường, đồng thời thường xuyên cải tiến kết quả hoạt động về môi trường trong doanh nghiệp.
Công cụ 5S bao gồm các hoạt động như Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng. Đây được coi là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng và môi trường. Mục đích của 5S là hướng đến tạo ra một môi trường làm việc khoa học, lành mạnh và loại bỏ các lãng phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
2. Phạm vi áp dụng
Mô hình tích hợp này phù hợp áp dụng cho các tổ chức trong chuỗi thực phẩm, bao gồm các doanh nghiệp sản xuất chế biến thực phẩm, nuôi trồng và phân phối đến người sử dụng... hướng tới phát triển bền vững, hiệu quả và đảm bảo an toàn thực phẩm, môi trường.
3. Cơ sở để tích hợp các hệ thống quản lý
- Xu hướng thế giới hiện nay về sản xuất kinh doanh phải gắn kết với đảm bảo an toàn thực phẩm và an toàn môi trường, vì một thế giới phát triển bền vững, ngôi nhà chung “hành tinh xanh, sạch đẹp”.
- Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 và ISO 14001:2015 đều xây dựng trên nền tảng nguyên lý Deming P.D.C.A. Về cơ bản, phương pháp tiếp cận này hướng vào quản lý và kiểm soát các quá trình nhỏ trong hệ thống cũng như cả hệ thống quản lý nói chung: thiết lập mục tiêu xác định các quy trình cần thiết giám sát tiến độ và tuân thủ hành động khi cần thiết xem xét các cơ hội cải tiến.
- Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 và ISO 14001:2015 đều áp dụng cấu trúc bậc cao (HLS – High Level Structure) của ISO nên cấu trúc tương đồng và dễ tích hợp với nhau. Mỗi tiêu chuẩn đều có bảng tương quan với tiêu chuẩn khác và thông thường sử dụng ISO 9001 làm tương quan. Các hệ thống quản lý riêng lẻ xác định các yếu tố rất giống nhau dựa trên các điều khoản tiêu chuẩn và sẽ là một phần của hệ thống quản lý tổng thể của tổ chức. Việc xem xét các yêu cầu của các tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc diễn giải và áp dụng chúng theo cách tích hợp.
- Các tiêu chuẩn đều có điểm chung về những quy trình quản lý chung: kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, quy trình kiểm soát sự không phù hợp, quy trình kiểm soát hành động khắc phục, phòng ngừa, quy trình xem xét của lãnh đạo, việc xây dựng chính sách, mục tiêu, trách nhiệm quyền hạn của lãnh đạo…
- Quản lý và kiểm soát quy trình: đảm bảo rằng các quy trình cung cấp kết quả mong muốn và các yêu cầu áp dụng được tuân thủ.
- Quản lý rủi ro: xác định các rủi ro cung cấp các mối đe dọa và cơ hội và thực hiện các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu các tác động tiêu cực đến hiệu suất và tối đa hóa lợi ích tiềm năng. Rủi ro trong quản lý an toàn thực phẩm là sản phẩm dịch vụ cung cấp không đạt yêu cầu về an toàn vệ sinh thực phẩm, không truy xuất được nguồn gốc, không thu hồi được sản phẩm đúng chủng lại và thời hạn khi có yêu cầu của khách hàng, không chấp hành đầy đủ các yêu cầu luật định… Rủi ro trong quản lý môi trường là hiệu suất môi trường không đáp ứng các yêu cầu pháp lý, kỳ vọng của các bên liên quan và/ hoặc các mục tiêu chính sách của riêng tổ chức…
Mỗi HTQL theo tiêu chuẩn ISO đưa ra các yêu cầu tạo thành một khuôn khổ hiệu quả cho việc quản lý lĩnh vực mục tiêu (như chất lượng, môi trường, an toàn, an toàn thực phẩm…), mà không phải là mô hình cho một hệ thống quản trị doanh nghiệp. Chính vì thế, khi triển khai bất kỳ HTQL theo tiêu chuẩn ISO cũng sẽ phát sinh ra những đối tượng/quá trình/bộ phận trong phạm vi của HTQL và ngoài phạm vị của HTQL. Thách thức khi đó đối với việc xây dựng từ 2 HTQL trở lên là phải đảm bảo các biện pháp/yêu cầu kiểm soát được đưa ra để quản lý lĩnh vực mục tiêu phải liên kết và nhất quán với các biện pháp/yêu cầu quản lý của hệ thống chung nhằm tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong quản lý tác nghiệp và giảm thiểu sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu, nhờ đó giúp vận hành hệ thống được trơn tru và hiệu quả.
Để đạt được mục tiêu này, tổ chức cần lấy phương pháp quá trình làm trọng tâm trong quá trình phân tích hoạt động và yêu cầu quản lý để làm cơ sở cho việc phát triển các biện pháp kiểm soát. Ngoài ra, việc sử sụng các kỹ thuật thích hợp trong việc thiết kế các biện pháp kiểm soát cũng sẽ giúp giảm thiểu nhiều rủi ro về các yêu cầu chồng chéo hoặc bị bỏ qua trong quá trình xây dựng và/hoặc áp dụng tích hợp các HTQL.
4. Hướng dẫn xây dựng hệ thống tài liệu tích hợp
Hệ thống tài liệu tích hợp bao gồm tài liệu chung của mô hình tích hợp và tài liệu riêng đặc thù của HTQL an toàn thực phẩm, HTQL môi trường và thực hiện công cụ 5S. Cụ thể chia ra thành 5 cấp độ:
- Mức 1: Chính sách, mục tiêu an toàn thực phẩm và môi trường
- Mức 2: Sổ tay an toàn thực phẩm và môi trường
- Mức 3: Các quy trình, tài liệu chung của hệ thống quản lý tích hợp
- Mức 4: Các quy trình, tài liệu đặc thù về kiểm soát an toàn thực phẩm, kiểm soát môi trường, và thực hiện 5S
- Mức 5: Các hướng dẫn công việc chung, Các biểu mẫu áp dụng
Trong đó mức 1, 2, 3 là cấp độ tài liệu hệ thống chung và mức 4, 5 là tài liệu của từng hệ thống đặc thù.
Việc áp dụng HTQL tích hợp kết hợp các công cụ năng suất chất lượng được xem là giải pháp mới trong xu thế hội nhập nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc tích hợp này giúp doanh nghiệp sử dụng chung hệ thống tài liệu quản lý, tránh được sự cồng kềnh, rút ngắn thời gian và chi phí đến 30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng, đáp ứng được sự đánh giá nghiêm khắc của chuyên gia độc lập bên ngoài, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
(Bài/loạt bài tuyên truyền thực hiện Nghị quyết số 84/NQ - CP ngày 29/5/2020 của Chính phủ).