Vai trò của công cụ WBS trong nâng cao năng suất của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Vai trò của WBS trong việc nâng cao năng suất

WBS – Work Breakdown Structure, hay cấu trúc phân chia công việc thường được sử dụng trong quản lý dự án hoặc phát triển sản phẩm/dịch vụ để phân tích các mục tiêu cấp cao thành các thành phần nhỏ hơn thông qua hai hoặc nhiều lớp phân cấp.

WBS được sử dụng phổ biến trong quản trị dự án ở nhiều ngành nghề: xây dựng, công nghệ thông tin, sản xuất, marketing, logistics,... và hiện nay, đang ngày càng được áp dụng nhiều hơn tại các doanh nghiệp ở Việt Nam, từ quy mô nhỏ đến các tập đoàn lớn.

Cải thiện quy trình quản lý dự án

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của WBS là giúp các doanh nghiệp quản lý dự án một cách hệ thống và có tổ chức. Thông qua việc chia nhỏ công việc, WBS cho phép người quản lý dự án theo dõi và kiểm soát tiến độ của từng nhiệm vụ. Nhờ đó, các vấn đề phát sinh có thể được nhận diện từ sớm, giúp tránh được những rủi ro lớn và tiết kiệm thời gian. Sự rõ ràng trong việc phân chia nhiệm vụ giúp các đội nhóm tập trung vào công việc cụ thể, tránh tình trạng mơ hồ và xung đột trong quá trình thực hiện dự án.

Tối ưu hóa nguồn lực

WBS là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa việc phân bổ và sử dụng nguồn lực trong doanh nghiệp. Khi dự án được chia nhỏ thành các phần công việc cụ thể, việc phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng nhiệm vụ nào cần đến nguồn lực nào, từ đó đảm bảo rằng nhân sự, tài chính và vật tư được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải đối mặt với tình trạng thừa thãi hoặc thiếu hụt nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Giảm rủi ro và sai sót

WBS giúp giảm thiểu rủi ro trong các dự án bằng cách phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ kiểm soát. Mỗi phần công việc đều có thời gian, chi phí và nguồn lực rõ ràng, điều này giúp dự báo các vấn đề có thể xảy ra và chủ động xử lý trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Việc chia nhỏ công việc cũng giúp hạn chế sai sót, vì người quản lý có thể kiểm tra từng phần công việc một cách tỉ mỉ, đảm bảo mọi yếu tố đều được thực hiện chính xác. Thực tế, khi các nhiệm vụ được định nghĩa rõ ràng, công việc sẽ ít bị bỏ sót, từ đó nâng cao chất lượng công việc và giảm thiểu khả năng xảy ra sai lầm.

Tăng cường tinh thần làm việc

WBS không chỉ giúp quản lý công việc mà còn thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Khi công việc được phân chia rõ ràng và mỗi cá nhân đều có trách nhiệm cụ thể, các nhóm làm việc có thể phối hợp chặt chẽ và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giúp giảm bớt sự chồng chéo trong công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc hợp tác và động lực làm việc cho nhân viên.

Đảm bảo tiến độ, chất lượng dự án

Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý dự án là đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. WBS giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết cho từng phần công việc, từ đó xác định được thời gian, tài nguyên và nguồn lực cần thiết. Nhờ vào việc phân chia các nhiệm vụ rõ ràng, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ dự án và điều chỉnh kế hoạch kịp thời nếu có sự chậm trễ hay sai sót xảy ra. Đồng thời, WBS cũng giúp kiểm soát chất lượng, khi mỗi công đoạn đều có các tiêu chuẩn đánh giá và kiểm tra chất lượng riêng, giúp giảm thiểu tình trạng công việc không đạt yêu cầu.

Doanh nghiệp áp dụng thành công

Ví dụ điển hình doanh nghiệp áp dụng thành công WBS là Công ty Cổ phần Cơ khí Phổ Yên (FOMECO), sau khi chuyển đổi loại hình hoạt động, Công ty có điều kiện đổi mới thiết bị công nghệ, đổi mới phương thức quản lý, nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới. Cổ phần hóa đã mở ra một thời kỳ phát triển rực rỡ của Công ty.

Công ty Cổ phần Cơ khí Phổ Yên (FOMECO) luôn tiên phong áp dụng công cụ để tăng năng suất

FOMECO không những khẳng định vị thế trong ngành Cơ khí, mà còn trở thành một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng của ngành công nghiệp Ô tô, Xe máy và các ngành Công nghiệp phụ trợ. Đến nay FOMECO sở hữu hệ thống sản xuất đồng bộ, đối ứng linh hoạt với các loại hình đa dạng như rèn, dập, gia công cơ khí, xử lý nhiệt, xử lý bề mặt. Với đội ngũ hàng trăm kỹ sư được đào tạo từ các trường đại học hàng đầu Việt Nam và quốc tế, FOMECO luôn chủ động trong hoạt động sản xuất từ khâu thiết kế đến chế tạo khuôn mẫu, đấu gá, rích kiểm do vậy đảm bảo được chất lượng ổn định. Các máy dập, máy ép từ 100 tấn - 1.000 tấn và các máy búa thủy lực 16kj, 25kj, 32kj đáp ứng các sản phẩm có khối lượng kích thước đa dạng, FOMECO có đầy đủ các máy bán tự động, và tự động để thực hiện các công đoạn gia công cần thiết.

Chế tạo máy chuyên dụng cho hiệu suất gia công cao

Các sản phẩm sau khi lắp ráp qua công đoạn làm sạch kiểm tra tổng thể, bao gói sẽ được chuyển giao cho khách hàng chất lượng cao nhất. Bên cạnh đó FOMECO có khả năng tự chế tạo máy chuyên dụng cho hiệu suất gia công cao, hệ thống các phôi tự động và bán tự động, cải tiến liên tục để tăng năng suất, rút ngắn thời gian nhân công khai thác tại các công đoạn. Xử lý nhiệt là công đoạn không thể thiếu trong gia công kim loại, FOMECO sở hữu hơn 10 thiết bị xử lý nhiệt như tôi, ủ, ram, thấm các bon, thấm ni tơ, tự động trên lò băng tải, xử lý để sản phẩm đạt độ cứng lên tới 65hrc, có độ bền cơ học và độ chịu mài mòn cơ học cao.

Khi triển khai một dự án lớn về chế tạo và lắp đặt hệ thống thiết bị cơ khí cho một nhà máy tuyển quặng tại Lào Cai, FOMECO đã áp dụng WBS một cách bài bản từ giai đoạn khởi tạo cho đến khi bàn giao sản phẩm. Trước hết, toàn bộ dự án được phân chia thành từng cấu phần lớn theo trình tự logic từ thiết kế, gia công, lắp ráp đến kiểm tra và nghiệm thu. Sau đó, mỗi cấu phần lớn tiếp tục được chia nhỏ hơn nữa thành các phần việc cụ thể theo dạng cây phân cấp. Đây là nền tảng để các nhóm kỹ thuật, sản xuất, kiểm định và logistics xác định rõ công việc của mình, tiến độ thực hiện, và yêu cầu kỹ thuật cho từng phần.

Việc chia nhỏ công việc theo mô hình WBS giúp ban quản lý dự án của FOMECO kiểm soát được tiến độ một cách chính xác và minh bạch. Mỗi nhóm công việc đều có thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tiêu chuẩn chất lượng và người phụ trách cụ thể. Nhờ đó, nếu xảy ra sai sót hoặc chậm tiến độ ở một bộ phận nào đó, ban quản lý có thể phát hiện kịp thời và điều chỉnh hợp lý, thay vì để toàn bộ dự án bị trì hoãn. Trong trường hợp dự án thiết bị tuyển quặng, FOMECO từng phát hiện sai sót ở giai đoạn gia công bệ đỡ con lăn do dung sai bị vượt mức cho phép. Vì phần việc này nằm trong một cấu phần cụ thể của WBS, đội kiểm định đã nhanh chóng báo cáo và phối hợp với tổ gia công xử lý trong vòng một ngày mà không ảnh hưởng đến các phần việc khác.

Ban quản lý có thể phát hiện kịp thời và điều chỉnh hợp lý, thay vì để toàn bộ dự án bị trì hoãn hệ thống

WBS cũng giúp FOMECO phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây. Khi chưa áp dụng WBS, công ty thường lúng túng trong việc xác định đâu là hạng mục cần ưu tiên bố trí nhân sự và máy móc. Nhờ có cấu trúc công việc chi tiết, công ty đã biết chính xác số lượng kỹ sư, thợ cơ khí, máy tiện, máy hàn cần dùng ở mỗi công đoạn. Điều này giúp giảm lãng phí nhân lực và thiết bị, đồng thời tránh tình trạng dồn việc hoặc rảnh việc cục bộ tại các phân xưởng.

Không chỉ vậy, WBS còn hỗ trợ FOMECO kiểm soát ngân sách hiệu quả. Mỗi cấu phần công việc đều có dự toán chi phí riêng, được cập nhật định kỳ trong suốt quá trình thực hiện. Khi có sự biến động về giá nguyên vật liệu hoặc phát sinh chi phí vận chuyển do thay đổi thời tiết, công ty có thể dễ dàng xác định ảnh hưởng của các khoản chi này lên tổng ngân sách của dự án và có phương án điều chỉnh kịp thời. Trong dự án tại Lào Cai, FOMECO đã tiết kiệm được gần 8% chi phí so với ngân sách ban đầu nhờ phát hiện sớm các phần việc có khả năng vượt chi và tối ưu lại kế hoạch cung ứng vật tư.

Việc áp dụng WBS cũng giúp cải thiện rõ rệt sự phối hợp giữa các bộ phận trong nội bộ công ty. Nhờ vào việc phân chia công việc rõ ràng, mỗi bộ phận từ thiết kế, gia công đến lắp đặt và kiểm thử đều nắm rõ phần việc của mình và biết cần phối hợp với ai ở bước tiếp theo. Các cuộc họp điều độ dự án vì thế trở nên ngắn gọn và đi vào trọng tâm hơn, không còn tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay hiểu nhầm công việc. Điều này góp phần tạo ra một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và chủ động hơn trong toàn doanh nghiệp.

Một điểm đáng chú ý nữa là việc áp dụng WBS đã giúp nâng cao năng suất lao động tại FOMECO một cách đáng kể. Nhờ tổ chức công việc bài bản, khoa học, các nhóm kỹ thuật và sản xuất có thể tập trung vào đúng nhiệm vụ, tránh làm việc theo cảm tính hoặc chờ đợi thông tin từ bộ phận khác. Sự trôi chảy trong luồng công việc làm giảm thời gian chết và tăng tốc độ hoàn thành dự án. Kết quả là, dự án nhà máy tuyển quặng được FOMECO hoàn thành sớm hơn 12 ngày so với cam kết với chủ đầu tư và được đánh giá cao về chất lượng lẫn thái độ hợp tác.

Từ những thành công trên, FOMECO tiếp tục nhân rộng mô hình quản lý dự án theo WBS cho nhiều dự án khác, không chỉ ở lĩnh vực chế tạo thiết bị lớn mà cả trong các hạng mục nhỏ như sửa chữa định kỳ thiết bị, cải tiến quy trình sản xuất, và triển khai hệ thống ERP nội bộ. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc một doanh nghiệp cơ khí Việt Nam hoàn toàn có thể làm chủ các công cụ quản trị hiện đại và biến chúng thành lợi thế cạnh tranh thực sự.

FOMECO xây dựng hệ thống quản lý và trang bị các thiết bị xử lý bề mặt đặc biệt, dây chuyền sơn tĩnh điện nhuộm đen, sơn Dacromet, sơn gel mét đặc biệt thân thiện với môi trường, đáp ứng các tiêu chuẩn Reach RoHS, dây chuyền mạ kẽm nhúng nóng ngay tại Công ty tạo ra các sản phẩm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Ngoài ra FOMECO còn hợp tác với các Công ty liên kết cùng khu vực trong lĩnh vực mạ liken, crôm, giúp đối ứng toàn diện nhu cầu khách hàng về xử lý sau gia công.

Trung tâm đa kiểm của FOMECO có cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại như máy đo 3D, máy đo biên dạng, máy quyét biên dạng, máy đo độ dài vạn năng, máy đo chiều dày lớp phủ, máy chiếu quang học, máy đo độ nhám, máy kéo nén, máy đo độ cúng tế vi, máy đo độ cứng VICKERS, máy đo độ cứng ROCKWELL, máy đo tuổi thọ, máy đo khe hở hướng kính…

Hệ thống sản xuất đồng bộ, máy móc tự động hoá cao, lĩnh vực gia công đa dạng đã tạo ra các sản phẩm đặc trưng của FOMECO như các loại vòng bi, linh kiện ô tô, linh kiện xe máy, sản phẩm dùng trong máy nông nghiệp, sản phẩm cơ khí xây dựng, sản phẩm của FOMECO được cung cấp đến các doanh nghiệp Nhật Bản, doanh nghiệp Nhật tại Việt Nam và các doanh nghiệp Châu Âu và nhiều thị trường lớn khác trên thế giới.

FOMECO liên tục tạo ra các sản phẩm có chất lượng ổn định, giá thành hợp lý thông qua việc tuân thủ chặt chẽ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001;50001; IATF 16949 đồng thời quan tâm tới bảo vệ môi trường, tiết kiệm năng lượng từ đó đã đóng góp vào sự phát triển chung của xã hội. Kinh nghiệm truyền thống được kế thừa sau nửa thế kỷ phát triển, kết hợp với kỹ thuật gia công hiện đại FOMECO đã trở thành doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực cơ khí chế tạo tại Việt Nam và đang ngày càng tham gia sâu rộng vào chuỗi cung ứng linh kiện toàn cầu. FOMECO cam kết sẽ không ngừng cải tiến để đưa các sản phẩm Made in Việt Nam vươn ra thị trường thế giới.

FOMECO còn nỗ lực tiếp cận và khai thác thêm thị trường xuất khẩu cho linh kiện xe máy. Tiếp tục tăng sản lượng hàng kết cấu xây dựng: Các sản phẩm chủ đạo như chống sàn, nêm kẹp, giá để xe. Các mặt hàng mà FOMECO đang có thế mạnh về công nghệ hàn Robot, mạ kẽm nhúng nóng. Doanh nghiệp cũng nỗ lực tăng tỷ trọng hàng phụ tùng máy nông nghiệp lên 45%. Tiếp cận các thị trường có nhu cầu cao như Trung Quốc và Nhật Bản, chiếm hơn 55% quy mô thị trường, Bắc Mỹ 17%. Các thị trường tiếp theo là ở Châu Á - Thái Bình Dương như Ấn Độ, Hàn Quốc, Úc.

Như vậy, việc áp dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) tại Công ty Cơ khí Phổ Yên đã minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của các phương pháp quản lý hiện đại trong môi trường sản xuất công nghiệp.