Thực hành trách nhiệm xã hội trong tổ chức (Theo TCVN ISO 26000:2013)

Trong phần lớn các trường hợp, tổ chức có thể dựa trên các hệ thống, chính sách, cơ cấu và mạng lưới hiện có của mình để đưa trách nhiệm xã hội vào thực tiễn, mặc dù một số hoạt động có thể được tiến hành theo các cách thức khác nhau, với sự xem xét trong phạm vi nhiều yếu tố hơn. Tổ chức cần thực hiện các nội dung sau:

1. Xác định mối quan hệ giữa đặc điểm của tổ chức với trách nhiệm xã hội

Việc xác định mối liên hệ giữa các đặc điểm chính của tổ chức với trách nhiệm xã hội sẽ rất hữu ích, bao gồm các yếu tố: Loại hình, mục đích, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức (khuôn khổ pháp lý; các đặc điểm xã hội, môi trường và kinh tế của khu vực hoạt động; thông tin về việc thực hiện trách nhiệm xã hội trước đó của tổ chức; lực lượng lao động của tổ chức;  các tổ chức ngành mà tổ chức tham gia; sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, nguyên tắc và quy phạm đạo đức của tổ chức; mối quan tâm tới trách nhiệm xã hội của các bên liên quan trong nội bộ và bên ngoài; cơ cấu và tính chất của việc ra quyết định trong tổ chức; chuỗi giá trị của tổ chức).

Điều quan trọng với tổ chức là nhận thức được các quan điểm hiện thời, mức độ cam kết và sự thông hiểu về trách nhiệm xã hội của ban lãnh đạo. Việc hiểu thấu đáo các nguyên tắc, chủ đề cốt lõi và lợi ích của trách nhiệm xã hội sẽ hỗ trợ mạnh mẽ việc kết hợp trách nhiệm xã hội trong toàn bộ tổ chức cũng như phạm vi ảnh hưởng của tổ chức.

2. Hiểu biết về trách nhiệm xã hội của tổ chức

  1) Nỗ lực thích đáng

Nỗ lực thích đáng là một quá trình toàn diện, chủ động nhằm xác định các tác động tiêu cực thực tế và tiềm ẩn về xã hội, môi trường và kinh tế của các quyết định và hoạt động của tổ chức nhằm tránh và giảm thiểu các tác động đó.Tùy theo quy mô và hoàn cảnh của tổ chức, quá trình nỗ lực thích đáng cần xem xét các thành phần sau đây: Các chính sách của tổ chức liên quan đến các chủ đề cốt lõi;phương tiện đánh giá cách thức các hoạt động hiện có và đề xuất có thể ảnh hưởng tới các mục tiêu chính sách;phương tiện kết hợp các chủ đề cốt lõi của trách nhiệm xã hội trong toàn bộ tổ chức;phương tiện theo dõi việc thực hiện theo thời gian, có thể đưa ra điều chỉnh cần thiết về các ưu tiên và phương pháp tiếp cận và hành động thích hợp để giải quyết các tác động tiêu cực của các quyết định và hoạt động.

2) Sự liên quan và ý nghĩa của các chủ đề cốt lõi và các vấn đề đối với tổ chức

Tổ chức cần xem xét tất cả các chủ đề cốt lõi để xác định vấn đề nào có liên quan, xem xét sự gắn kết với các bên liên quan để mở rộng quan điểm về các chủ đề cốt lõi, ngay cả khi các bên liên quan không nhận biết được chúng.

Xem xét kỹ các chủ đề cốt lõi có thể cho xác định được một số vấn đề liên quan không được quy định hoặc đã được đề cập trong các quy định nhưng không được thi hành một cách thỏa đáng hoặc không rõ ràng, chi tiết.Ví dụ, mặc dù luật và quy định về môi trường giới hạn mức phát thải chất gây ô nhiễm không khí hay nước ở lượng hay mức cụ thể, thì tổ chức vẫn cần sử dụng thực hành tốt để giảm thiểu hơn nữa mức phát thải các chất gây ô nhiễm này hoặc thay đổi các quá trình sử dụng sao cho loại bỏ hoàn toàn các phát thải này.

Khi tổ chức xác định được phạm vi rộng các vấn đề liên quan tới các quyết định và hoạt động của mình, tổ chức cần xem xét kỹ các vấn đề được nhận biết và thiết lập để quyết định xem những vấn đề nào có ý nghĩa lớn nhất và quan trọng nhất đối với tổ chức. Các vấn đề thường được coi là quan trọng là không tuân thủ luật pháp; không phù hợp với chuẩn mực ứng xử quốc tế; khả năng xâm phạm quyền con người; những thực tiễn có thể gây nguy hiểm cho sự sống hay sức khỏevà có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới môi trường.

3) Phạm vi ảnh hưởng của tổ chức

Tổ chức có thể tạo ảnh hưởng từ các phạm vi như: Quyền sở hữu và điều hành; quan hệ kinh tế; thẩm quyền pháp lý/chính trị; dư luận. Ảnh hưởng của tổ chức có thể phụ thuộc vào một số yếu tố: Sự gần gũi về mặt tự nhiên, phạm vi, thời gian và mức độ quan hệ.

Khi đánh giá phạm vi ảnh hưởng và xác định trách nhiệm của mình, tổ chức cần có sự nỗ lực thích đáng.

Tổ chức có thể gây ảnh hưởng tới các bên liên quan thông qua các quyết định và hoạt động của mình, và thông qua các thông tin cung cấp cho các bên liên quan về cơ sở cho các quyết định và hoạt động này.

Việc thực thi ảnh hưởng của tổ chức cần luôn được định hướng bởi hành vi đạo đức, các nguyên tắc và thực hành trách nhiệm xã hội khác. Khi sử dụng ảnh hưởng của mình, trước tiên tổ chức cần xem xét tham gia đối thoại nhằm nâng cao nhận thức về trách nhiệm xã hội và khuyến khích hành vi trách nhiệm xã hội. Nếu đối thoại không mang lại hiệu quả, cần xem xét hành động thay thế khác, bao gồm cả việc thay đổi tính chất mối quan hệ.

4) Thiết lập các ưu tiên để giải quyết các vấn đề

Tổ chức cần xác định và cam kết về ưu tiên kết hợp trách nhiệm xã hội trong toàn bộ tổ chức và hoạt động thường ngày của mình. Các ưu tiên cần được thiết lập trong số các vấn đề được coi là quan trọng và có liên quan. Các bên liên quan cần tham gia vào việc xác định các ưu tiên. Các ưu tiên sẽ thay đổi theo thời gian và sẽ khác nhau giữa các tổ chức. Vì vậy, cần được xem xét và cập nhật ở những khoảng thời gian thích hợp.

3. Thực hành kết hợp trách nhiệm xã hội trong toàn bộ tổ chức

1)  Nâng cao nhận thức và xây dựng năng lực trách nhiệm xã hội:

- Xây dựng trách nhiệm xã hội trong mọi khía cạnh của tổ chức đòi hỏi sự cam kết và thông hiểu ở mọi cấp độ của tổ chức. Sự cam kết và thông hiểu cần bắt đầu từ lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Hiểu biết về lợi ích của trách nhiệm xã hội đối với tổ chức có thể đóng vai trò chính trong xây dựng cam kết của lãnh đạo tổ chức;

- Tạo lập văn hóa trách nhiệm xã hội trong tổ chức có thể mất một khoảng thời gian đáng kể nhưng việc xúc tiến có hệ thống và xuất phát từ những giá trị và văn hóa hiện có đã chứng tỏ hiệu quả ở nhiều tổ chức.

Để kết hợp trách nhiệm xã hội một cách hiệu quả, tổ chức có thể xác định nhu cầu thay đổi trong quá trình ra quyết định và điều hành có thể thúc đẩy sự tự do, quyền hạn và động cơ cao hơn để đưa ra những phương pháp tiếp cận và ý tưởng mới. Tổ chức cũng có thể thấy cần phải cải tiến các công cụ giám sát và đo lường một số khía cạnh hoạt động của mình.Giáo dục và học tập lâu dài là trọng tâm để nâng cao nhận thức và xây dựng năng lực về trách nhiệm xã hội.

2)  Thiết lập định hướng của tổ chức về trách nhiệm xã hội:

Tổ chức cần lập ra định hướng của mình bằng việc đưa trách nhiệm xã hội thành một phần không tách rời trong các chính sách, văn hóa của tổ chức, chiến lược, cơ cấu và hoạt động của mình.

3) Xây dựng trách nhiệm xã hội trong điều hành, hệ thống và thủ tục của tổ chức:

 Phương thức quan trọng và hiệu quả để liên kết trách nhiệm xã hội trong toàn bộ tổ chức là thông qua sự điều hành của tổ chức, hệ thống đưa ra và thực thi các quyết định trong việc theo đuổi các mục tiêu của tổ chức.

Khi ra quyết định, bao gồm cả các quyết định liên quan tới hoạt động mới, tổ chức cần xem xét tác động có thể có của những quyết định này tới các bên liên quan khác và tính đến các nguồn lực, việc hoạch định cần thiết cho mục đích này.

Tổ chức cần xác định rằng các nguyên tắc trách nhiệm xã hội được áp dụng trong việc điều hành và được phản ánh trong cơ cấu và văn hóa của tổ chức. Các thủ tục, quá trình cần được sửa đổi ở những khoảng thời gian thích hợp để chắc chắn rằng chúng có tính đến trách nhiệm xã hội của tổ chức.

4. Trao đổi thông tin về trách nhiệm xã hội

Trao đổi thông tin là thiết yếu đối với nhiều chức năng khác nhau trong trách nhiệm xã hội.Thông tin liên quan tới trách nhiệm xã hội cần đầy đủ, dễ hiểu và có khả năng đáp ứng lợi ích của các bên liên quan. Thông tin cần đúng sự thật, cân bằng, hợp lý, kịp thời, dễ tiếp cận, phù hợp với mục đích sử dụng và không bỏ qua các thông tin tiêu cực liên quan tới tác động của các hoạt động của tổ chức.

5. Nâng cao uy tín về trách nhiệm xã hội

Có nhiều cách khác nhau để tổ chức tạo lập uy tín của mình. Một trong số đó là sự gắn kết với các bên liên quan. Đối thoại với bên liên quan là một cách thức quan trọng để gia tăng sự tin tưởng rằng lợi ích và ý đồ của tất cả các bên tham gia đều được thấu hiểu. Nâng cao sự tin cậy của các báo cáo và tuyên bố về trách nhiệm xã hội cũng là yếu tố cần thiết để nâng cao uy tín về trách nhiệm xã hội

Tổ chức có thể nâng cao uy tín bằng việc đưa ra các cam kết liên quan về các tác động, thực hiện hành động thích hợp và đánh giá hiệu năng cũng như báo cáo tiến trình và những hạn chế.

Trong tiến trình hoạt động trách nhiệm xã hội, tổ chức có thể gặp phải xung đột hay bất đồng với các bên liên quan riêng biệt hay các nhóm bên liên quan. Vì vậy, tổ chức cần xây dựng các cơ chế giải quyết xung đột hay bất đồng với các bên liên quan phù hợp với loại xung đột hay bất đồng và hữu ích cho các bên liên quan chịu ảnh hưởng. Các thủ tục giải quyết tranh chấp và bất đồng cho các bên liên quan phải công bằng, minh bạch và luôn có sẵn các thông tin chi tiết

6. Xem xét và cải tiến hành động và thực hành trách nhiệm xã hội của tổ chức

Việc thực hiện hiệu quả trách nhiệm xã hội phụ thuộc một phần vào việc cam kết, giám sát, đánh giá và xem xét thận trọng các hoạt động được tiến hành, tiến trình thực hiện, việc đạt được các mục tiêu xác định, nguồn lực sử dụng và các khía cạnh khác trong nỗ lực của tổ chức.

Để có được sự tin cậy về hiệu lực cũng như hiệu quả của việc thực hiện trách nhiệm xã hội ở mọi bộ phận của tổ chức, điều quan trọng là phải theo dõi liên tục việc thực hiện các hoạt động liên quan đến những chủ đề cốt lõi và các vấn đề liên quan. Mức độ của cố gắng này rõ ràng sẽ thay đổi theo phạm vi các chủ đề cốt lõi được đề cập, quy mô và tính chất của tổ chức cũng như các yếu tố khác.

Ngoài các hoạt động theo dõi và giám sát hàng ngày các hoạt động liên quan tới trách nhiệm xã hội, tổ chức cần thực hiện các xem xét sau những khoảng thời gian thích hợp để xác định cách thức thực hiện theo các mục đích và mục tiêu về trách nhiệm xã hội và xác định các thay đổi cần thiết trong các chương trình và thủ tục. Dựa vào kết quả xem xét, tổ chức cần xác định những thay đổi so với chương trình của mình để có thể sửa chữa những thiếu sót và tiến tới cải tiến việc thực hiện trách nhiệm xã hội.

Trên cơ sở các xem xét định kỳ hay ở những khoảng thời gian thích hợp khác, tổ chức cần xem xét cách thức có thể cải tiến việc thực hiện trách nhiệm xã hội của mình. Kết quả của các xem xét cần được sử dụng để giúp mang lại sự cải tiến liên tục trong trách nhiệm xã hội của tổ chức.

Các cải tiến cần bao gồm việc sửa đổi các chỉ tiêu và mục tiêu để phản ánh những điều kiện thay đổi hay mong muốn đạt được thành quả lớn hơn. Phạm vi của các hoạt động và chương trình liên quan tới trách nhiệm xã hội cần được mở rộng. Việc cung cấp nguồn lực bổ sung hay khác nhau cho các hoạt động liên quan đến trách nhiệm xã hội có thể là vấn đề phải xem xét. Các cải tiến có thể cũng bao gồm các chương trình hay hoạt động tận dụng lợi thế của những cơ hội mới được nhận biết.

7. Các sáng kiến tự nguyện về trách nhiệm xã hội

Nhiều tổ chức có các sáng kiến tự nguyện được xây dựng nhằm giúp những tổ chức khác mong muốn có trách nhiệm xã hội hơn.Một số sáng kiến đòi hỏi việc kết hợp hay hỗ trợ các tổ chức khác. Kết quả là có rất nhiều sáng kiến sẵn có cho những tổ chức quan tâm đến trách nhiệm xã hội.

Tổ chức không nhất thiết phải tham gia các sáng kiến về trách nhiệm xã hội.Việc tham gia vào một sáng kiến hay sử dụng công cụ sáng kiến không phải là chỉ số tin cậy về trách nhiệm xã hội của tổ chức. Khi đánh giá sáng kiến về trách nhiệm xã hội, tổ chức cần biết rằng trong quan điểm của các bên liên quan không phải mọi sáng kiến đều được coi trọng hay đáng tin cậy. Tổ chức cũng cần xác định một cách khách quan xem một sáng kiến cụ thể có giúp tổ chức giải quyết vấn đề trách nhiệm xã hội của mình hay không và sáng kiến đó chủ yếu là một dạng quan hệ công chúng hay là phương tiện bảo vệ uy tín của các thành viên hay các tổ chức tham gia.

Tổ chức có thể thấy hữu ích khi tham gia hay sử dụng các công cụ của một hay nhiều sáng kiến về trách nhiệm xã hội. Việc tham gia bằng cách này hay cách khác cần dẫn đến hành động cụ thể trong phạm vi tổ chức, như đạt được sự hỗ trợ hay học hỏi từ tổ chức khác. Việc tham gia có thể đặc biệt có ý nghĩa khi tổ chức bắt đầu sử dụng hay mô phỏng theo những công cụ hay hướng dẫn thực hành kèm theo sáng kiến. Khi xác định xem có tham gia hay sử dụng sáng kiến về trách nhiệm xã hội hay không, tổ chức cần xem xét giá trị, tính liên quan và/hoặc khả năng áp dụng của sáng kiến.

Sự toàn cầu hóa, khả năng di chuyển và tiếp cận dễ dàng cũng như tính sẵn có của các phương tiện truyền thông nhanh chóng đồng nghĩa với việc các cá nhân và tổ chức trên thế giới cảm thấy dễ dàng hơn để biết về các quyết định và hoạt động của các tổ chức ở những khu vực xa xôi cũng như liền kề. Những yếu tố này tạo cơ hội cho tổ chức học hỏi được những cách thức mới trong việc thực hiện và giải quyết các vấn đề trong thực hành trách nhiệm xã hội. Điều này cũng có nghĩa là các quyết định và hoạt động của tổ chức chịu sự giám sát gia tăng của nhiều nhóm và cá nhân hơn.

Trách nhiệm xã hội không nên chỉ được coi như một dạng quản lý rủi ro. Quá trình kết hợp trách nhiệm xã hội trong toàn bộ tổ chức không xảy ra đồng thời hay cùng một nhịp độ cho tất cả các chủ đề cốt lõi và các vấn đề liên quan./.