Tầm quan trọng của công cụ Kaizen trong vận hành doanh nghiệp

Kaizen không chỉ giúp tối ưu hóa các quy trình mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.

Kaizen tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể

Theo ông Lê Minh Tâm – Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa gốc là “thay đổi để tốt hơn”, trong từ điển tiếng Nhật và cả trong ý nghĩa thường ngày, thuật ngữ này còn bao hàm cả ý nghĩa là “liên tục” và “triết lý”. Kaizen đề cập đến bất kỳ sự cải thiện nào, dù được thực hiện một lần hay liên tục, lớn hay nhỏ.

Trong tiếng Anh, thuật ngữ này có nghĩa là “cải tiến” (improvement). Tuy nhiên, sau khi thuật ngữ “kaizen” được sử dụng rộng rãi trong các phương pháp cải tiến kinh doanh và công nghiệp tại Nhật, đặc biệt tiên phong là Toyota, từ “kaizen” dần mang nghĩa để chỉ hoạt động cải tiến liên tục, đặc biệt với những tổ chức hoạt động theo “triết lý Nhật Bản”.

Kaizen không phải công cụ, không phải kỹ thuật, Kaizen là triết lý trong quản lý của người Nhật, Kaizen được ví với câu chuyện của rùa và thỏ. Việc áp dụng nguyên tắc Kaizen có thể ví như một cuộc đối thoại liên tục giữa người quản lý và người lao động và giữa người lao động này với người lao động khác. Chính vì thế, các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen bao gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.

Theo Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Kaizen có 5 đặc điểm. Thứ nhất, Kaizen là tập hợp tích luỹ thay đổi nhỏ; Thứ hai, Kaizen là cải tiến liên tục, làm nữa và luôn có cách làm tốt hơn nữa; Thứ ba, hành động khắc phục khó khăn, bất cứ ai cũng đang làm việc; Thứ tư, nhanh và đơn giản, hãy nghĩ về những phương pháp mới mà không phải tốn quá nhiều thời gian, không tốn quá nhiều tiền đầu tư, không cần quá nhiều người; thứ năm Kaizen không phải sửa chữa, sửa lỗi.

So sánh sự khác biệt giữa cải tiến Kaizen và đổi mới, theo ông Tâm, Kaizen về tính hiệu quả thường dài hạn và không gây ấn tượng trong khi đổi mới tính hiệu quả ngắn hạn nhưng gây ấn tượng. Kaizen nhịp độ các bước nhỏ liên tục và gia tăng, còn đổi mới thì cách quãng đột ngột và dễ thay đổi. Xét về cách tiếp cận thì Kaizen thiên về nỗ lực tập thể, liên quan đến tất cả mọi người, còn đổi mới thì ý tưởng và nỗ lực cá nhân, chỉ một vài người được lựa chọn. Mục đích của Kaizen và đổi mới cũng hoàn toàn khác nhau, trong khi Kaizen duy trì và cải tiến thì đổi mới là đột phá và xây dựng. Nói chung, Kaizen định hướng về con người, còn đổi mới sẽ định hướng về công nghệ.

Công ty CPHH Vedan Việt Nam ứng dụng Kaizen không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn tạo ra một môi trường làm việc năng động và cải tiến liên tục.

Vedan sử dụng phương pháp Kaizen để liên tục cải tiến các quy trình sản xuất. Các cải tiến này tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm năng lượng, nâng cao hiệu quả công việc. Các nhân viên của Vedan được khuyến khích tham gia vào quá trình này, từ việc đề xuất ý tưởng cải tiến đến việc thực hiện những thay đổi nhỏ trong quy trình làm việc hàng ngày.

Kaizen giúp Vedan tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm thiểu chi phí sản xuất và tối đa hóa giá trị sản phẩm. Cải tiến liên tục giúp công ty giảm thiểu sự lãng phí trong tất cả các khía cạnh của sản xuất, bao gồm thời gian, vật liệu, nguồn lực lao động.

Công ty Vedan áp dụng Kaizen để liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, từ việc kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào đến các quy trình sản xuất, đóng gói và phân phối. Các đội ngũ làm việc theo phương pháp Kaizen được khuyến khích thường xuyên đánh giá, cải thiện quy trình kiểm tra chất lượng, đảm bảo rằng sản phẩm luôn đạt được tiêu chuẩn cao nhất.

Nhờ vào việc áp dụng Kaizen, Vedan không chỉ cải thiện được chất lượng sản phẩm mà còn tạo ra sự ổn định và tin cậy trong mối quan hệ với khách hàng. Công ty có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả hơn và nhanh chóng, từ đó duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.