Những thuận lợi và khó khăn từ công cụ Kaizen

Kaizen không phải là một bộ công cụ phức tạp mà là một tư duy cải tiến từng bước nhỏ, đều đặn, dựa trên việc loại bỏ lãng phí, giảm sai lỗi và nâng cao chất lượng thông qua sự tham gia của toàn bộ hệ thống. Trong các nhà máy nước, nơi mỗi thao tác lọc, lắng, rửa lọc hay cấp phối hóa chất đều tác động trực tiếp đến chất lượng nước đầu ra, những cải tiến dù nhỏ cũng mang lại giá trị lớn cho an toàn sức khỏe cộng đồng.

Áp dụng công cụ Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp vững bước tạo ra hiệu quả sản phẩm

Một trong những thuận lợi nổi bật của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp nước sạch là khả năng giảm lãng phí vận hành. Các quy trình sản xuất nước vốn bao gồm nhiều bước có khả năng phát sinh thời gian chờ đợi, tiêu hao năng lượng, hao hụt hóa chất hoặc tổn thất nước trong mạng lưới. Khi Kaizen được triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể rà soát và cắt bỏ các hoạt động không tạo giá trị, nhờ đó tiết kiệm một phần đáng kể chi phí vận hành. Việc tinh gọn quy trình rửa lọc, tối ưu hóa lịch bảo dưỡng bơm, hay giảm thất thoát vật liệu lọc chỉ là những ví dụ nhỏ nhưng tác động tích lũy lại rất lớn khi áp dụng trên toàn hệ thống.

Kaizen cũng góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nước sạch bằng cách giảm thiểu lỗi vận hành. Những công cụ đặc trưng như “5 Why” giúp các đội vận hành truy tìm đúng nguyên nhân gốc rễ của một sự cố hoặc sai lệch, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa thay vì chỉ xử lý tạm thời. Ở một lĩnh vực mà chỉ một lỗi nhỏ trong việc định lượng hóa chất hay kiểm soát vi sinh có thể gây ra hậu quả lớn, việc duy trì cải tiến liên tục là một yêu cầu không thể thiếu.

Một thuận lợi nữa đến từ việc tăng năng suất của hệ thống mà không cần đầu tư lớn vào thiết bị. Các doanh nghiệp nước thường gặp tình trạng hệ thống đã khai thác nhiều năm, khó mở rộng, nhưng Kaizen lại cho phép khai thác tối đa hiệu suất thiết bị hiện hữu. Khi thao tác được chuẩn hóa, khi công nhân quen với quy trình tối ưu và khi thời gian dừng máy được cắt giảm nhờ cải tiến cách kiểm tra, bảo dưỡng, năng suất chung của nhà máy tăng lên mà không cần đầu tư thêm nhiều chi phí.

Triết lý cải tiến liên tục khuyến khích từng cá nhân trong tổ chức đóng góp sáng kiến. Trong đặc thù vận hành ngành nước, nơi công nhân trực tiếp làm chủ thiết bị và hiểu rõ quy trình như việc họ được trao quyền đề xuất cải tiến giúp tăng sự gắn kết và trách nhiệm. Đây chính là yếu tố tạo nên sức mạnh bền vững cho doanh nghiệp, vì một hệ thống chỉ cải tiến thật sự khi tất cả cùng tham gia chứ không chỉ đến từ tầng quản lý.

Bên cạnh những thuận lợi trên thì việc triển khai Kaizen trong ngành nước không hề dễ dàng, gặp những khó khăn nhất định. Rào cản lớn nhất là thói quen vận hành theo kinh nghiệm vốn tồn tại khá phổ biến trong lĩnh vực này. Khi một quy trình đã được áp dụng suốt hàng chục năm, việc thay đổi dù chỉ là điều chỉnh thời gian rửa lọc hay cách ghi nhận dữ liệu cũng khiến nhiều người e ngại. Để Kaizen thành công, doanh nghiệp cần một văn hóa “không đổ lỗi”, nơi mọi nỗ lực thử nghiệm cải tiến đều được khuyến khích.

Nguồn lực hạn chế cũng là thách thức đáng kể. Các doanh nghiệp nước thường phải vận hành liên tục để bảo đảm cung cấp nước 24/7. Điều này khiến việc tách nhân sự tham gia sự kiện Kaizen hoặc đào tạo dài ngày trở nên khó khả thi. Trong khi đó, Kaizen đòi hỏi sự tham gia đều đặn và liên tục, không thể làm theo kiểu phong trào rồi bỏ đó.

Ngoài ra, Kaizen chỉ thực sự hiệu quả khi có dữ liệu đầy đủ. Việc đo lường áp lực đường ống, lưu lượng, thất thoát, chất lượng nước theo thời gian thực là điều kiện quan trọng để đánh giá đúng hiệu quả của cải tiến. Tuy nhiên, hệ thống số hóa ở nhiều doanh nghiệp vẫn còn phân tán hoặc thiếu đồng bộ, dẫn đến việc triển khai Kaizen gặp hạn chế trong khâu đánh giá kết quả. Đây là lý do nhiều đơn vị buộc phải đầu tư thêm vào SCADA, cảm biến đo lường hay phần mềm báo cáo, những khoản chi không nhỏ đối với doanh nghiệp quy mô vừa.

Một khó khăn khác đến từ môi trường quản lý rủi ro nghiêm ngặt của ngành cấp nước. Mỗi thay đổi trong vận hành đều cần được đánh giá tác động kỹ càng để tránh rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng nước đầu ra hoặc sự tuân thủ các tiêu chuẩn quốc gia. Sự thận trọng này là cần thiết, nhưng cũng khiến tốc độ cải tiến chậm hơn so với các ngành sản xuất khác.

Doanh nghiệp áp dụng thực tế

Công ty TNHH MTV Nước sạch Hà Nội là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước được chuyển đổi tổ chức hoạt động theo hình thức Công ty Mẹ – Công ty Con tại Quyết định số 367/QĐ-UBND ngày 22/01/2008 của UBND Thành phố Hà Nội. Đơn vị giữ vai trò chủ đạo trong sản xuất và kinh doanh nước sạch, đóng góp lớn vào sự phát triển đời sống kinh tế xã hội của Hà Nội và các vùng phụ cận. Hệ thống cấp nước Hà Nội với tháp nước Hàng Đậu cổ kính, với nhà máy nước Yên Phụ đã đồng hành cùng Thủ đô trải qua biết bao thăng trầm của lịch sử.

Kịp thời nắm bắt được xu hướng hiện nay, Công ty Nước sạch Hà Nội đã ứng dụng các công cụ tăng năng suất như Kaizen để phục vụ công tác quản lý tài sản, quản lý vận hành và bảo trì mạng cấp nước. Việc áp dụng vào vận hành sản xuất, giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ thực tế, cụ thể:

Thứ nhất, Kaizen giúp Công ty Nước sạch Hà Nội (HAWACOM) tối ưu hóa vận hành, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên. Trong hoạt động cấp nước từ xử lý nguồn nước, vận hành các nhà máy, bơm van, đến phân phối qua mạng lưới đường ống dài, tồn tại rất nhiều khâu, mỗi khâu nếu không được kiểm soát chặt có thể phát sinh thất thoát (nước, năng lượng, hóa chất), thời gian chờ, công đoạn dư thừa, hoặc sai sót vận hành. Nhờ Kaizen, công ty có thể rà soát từng bước, chuẩn hóa quy trình, loại bỏ các thao tác không cần thiết hoặc lãng phí, từ đó tiết kiệm chi phí, giảm thất thoát, và tăng hiệu suất vận hành.

HAWACOM tối ưu hóa vận hành, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên

Thứ hai, Kaizen hỗ trợ nâng cao chất lượng dịch vụ và độ tin cậy cung cấp nước. Ngành cấp nước đòi hỏi độ chính xác cao trong xử lý, kiểm soát quy trình để bảo đảm tiêu chuẩn sạch, một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng nước và sức khỏe người dùng. Bằng việc áp dụng phương pháp cải tiến liên tục, HAWACOM thường xuyên rà soát, đánh giá, phát hiện lỗi hoặc điểm yếu trong quy trình xử lý, sau đó tìm nguyên nhân gốc rễ và cải thiện, giúp đảm bảo ổn định chất lượng nước đầu ra.

Thứ ba, HAWACOM hiện đang đi theo định hướng hiện đại hóa hạ tầng kỹ thuật và quản lý với mục tiêu xây dựng hệ thống cấp nước thông minh, vận hành tự động, giám sát tập trung và minh bạch mọi chỉ số chất lượng. Đây là điều kiện thuận lợi lớn để Kaizen phát huy hiệu quả hơn, khi có dữ liệu chính xác, kịp thời từ hệ thống số hóa, công tác phân tích, kiểm tra, đánh giá sau cải tiến sẽ rõ ràng; đồng thời việc nhân rộng mô hình cải tiến cũng dễ dàng hơn.

Cuối cùng, Kaizen có thể giúp thay đổi dần văn hóa vận hành trong công ty từ vận hành theo kinh nghiệm, theo tình huống  sang vận hành theo quy trình, theo chuẩn mực, theo cải tiến liên tục. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi nhân viên, từ quản lý đến công nhân vận hành, đều có thể tham gia đề xuất cải tiến, từ đó gia tăng ý thức kiểm soát chất lượng, trách nhiệm và sáng kiến, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

Những thách thức và khó khăn khi HAWACOM áp dụng Kaizen

Việc áp dụng Kaizen ở HAWACOM chắc chắn không đơn giản, có nhiều rào cản đặc thù của một doanh nghiệp cấp nước, của một tổ chức nhà nước, và của quy mô lớn như HAWACOM.

Kaizen thực sự đi vào vận hành hằng ngày, đơn vị cần có quyết tâm mạnh từ lãnh đạo và sự kiên trì trong đào tạo, vận động người lao động

Trước hết là vấn đề thay đổi thói quen và văn hóa vận hành. Một tổ chức đã vận hành theo cách truyền thống nhiều năm, có thể vận hành theo kinh nghiệm, theo tình huống, có nhiều thủ công, ít chuẩn hóa  khi chuyển sang quy trình nghiêm ngặt hơn, cải tiến liên tục và ghi nhận chi tiết có thể gặp phản ứng từ người lao động. Những thay đổi về cách làm, yêu cầu chuẩn hóa, ghi chép, theo dõi, dù tốt nhưng thường gây cảm giác phức tạp hơn, phiền hơn so với cách cũ. Để Kaizen thực sự đi vào vận hành hằng ngày, đơn vị cần có quyết tâm mạnh từ lãnh đạo và sự kiên trì trong đào tạo, vận động người lao động.

Thứ hai là áp lực từ yêu cầu vận hành liên tục và an toàn. Với HAWACOM cung cấp nước đô thị cho hàng trăm ngàn hộ dân nên việc duy trì cung cấp 24/7, đảm bảo ổn định áp lực, chất lượng, xử lý kịp thời các sự cố là ưu tiên hàng đầu.

Thứ ba, Kaizen hiệu quả đòi hỏi dữ liệu vận hành chính xác và minh bạch như áp lực, lưu lượng, thất thoát, chất lượng nước, thời gian bảo dưỡng, … Nếu hệ thống đo, giám sát, báo cáo của HAWACOM chưa đủ hiện đại hoặc chưa đồng bộ, việc đánh giá trước, sau cải tiến sẽ khó khăn, dẫn đến khó xác định hiệu quả thực sự, hoặc dễ nhầm lẫn giữa thay đổi có chủ đích và biến động thông thường (ví dụ do mùa khô, mùa mưa, nguồn nước đầu vào, nhu cầu tiêu dùng thay đổi…).

Thêm vào đó, việc nhân rộng và chuẩn hóa các cải tiến trong toàn hệ thống HAWACOM, từ nhà máy, trạm bơm, mạng lưới phân phối đến nhiều xã, phường khác nhau, đó là một thách thức lớn. Mỗi khu vực có điều kiện, công nghệ, thời gian vận hành, đội ngũ kỹ thuật khác nhau; cải tiến thành công ở một nơi chưa chắc áp dụng được ở nơi khác. Để Kaizen không chỉ là cải tiến cục bộ, công ty cần hệ thống quản lý thay đổi, truyền thông nội bộ tốt và cam kết lâu dài.

Cuối cùng, HAWACOM còn chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài như nguồn nước đầu vào thay đổi (về lưu lượng, chất lượng), quy định pháp lý, yêu cầu bảo vệ môi trường, chi phí năng lượng,  những yếu tố có thể làm lung lay hoặc hạn chế hiệu quả cải tiến. Trong bối cảnh đô thị lớn như Hà Nội, nhu cầu sử dụng nước biến động theo mùa, áp lực dân số, mạng lưới cũ kỹ, thất thoát nước… việc duy trì ổn định sau cải tiến đòi hỏi nhiều nỗ lực đồng bộ, không chỉ từ công ty mà từ quản lý nhà nước, chính sách, đầu tư hạ tầng.

Định hướng tương lai

Để vượt qua khó khăn và phát huy được hết lợi ích của Kaizen, HAWACOM cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước hết, cần có chiến lược rõ ràng từ lãnh đạo, cam kết lâu dài, quyết tâm xây dựng văn hóa cải tiến, khuyến khích nhân viên ở mọi cấp tham gia đề xuất. Tiếp đó là việc đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu, giám sát kỹ thuật, cảm biến, phần mềm giám sát chất lượng và thất thoát, báo cáo vận hành để có cơ sở đánh giá sau mỗi cải tiến.

Doanh nghiệp chú trọng những cải tiến nhỏ trong vận hành

Song song đó, đơn vị nên bắt đầu với các cải tiến nhỏ, ở những khâu dễ đo lường như kiểm soát thất thoát nước tại một khu vực, cải tiến quy trình bảo dưỡng bơm van, chuẩn hóa quy trình vận hành tại nhà máy xử lý nước  để nhanh chóng thấy kết quả rõ rệt, từ đó tạo niềm tin trong toàn hệ thống. Sau khi có thành công ban đầu, mới mở rộng dần quy mô, lan tỏa tới toàn bộ hệ thống.

Cuối cùng, việc đào tạo, trao đổi kinh nghiệm thường xuyên là rất quan trọng từ quản lý, kỹ sư đến công nhân vận hành, ai cũng cần hiểu Kaizen, biết cách đề xuất, thực hiện, kiểm tra, để Kaizen không chỉ là khẩu hiệu mà là phương thức vận hành thực sự.

Với đặc thù và quy mô hoạt động như HAWACOM đơn vị nòng cốt cung cấp nước sạch cho Hà Nội, Kaizen là một công cụ phù hợp và đầy tiềm năng để cải thiện hiệu suất, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Nếu được áp dụng một cách nghiêm túc, bài bản và đi cùng với đầu tư hạ tầng quản lý, dữ liệu, Kaizen giúp HAWACOM đáp ứng tốt hơn yêu cầu cấp nước sạch, ổn định và bền vững cho người dân.

Tuy vậy, kinh nghiệm từ các doanh nghiệp có bước chuyển đổi mạnh mẽ như HAWACOM trong thời gian gần đây cho thấy Kaizen hoàn toàn có thể triển khai thành công nếu được kết hợp với chuyển đổi số và quản trị theo dữ liệu. Khi thông tin về mạng lưới cấp nước, bản đồ sự cố, trạng thái bơm van, hay chất lượng nước được cập nhật liên tục, doanh nghiệp có thể xác định “nút thắt” chính xác hơn và triển khai cải tiến nhanh gọn. Số hóa chính là bàn đạp giúp Kaizen phát huy tối đa hiệu quả.

Để Kaizen phát huy hiệu quả trong ngành sản xuất nước sạch, các chuyên gia cho rằng doanh nghiệp cần bắt đầu từ những cải tiến nhỏ nhưng thiết thực, chỉ chọn những điểm dễ làm, dễ đo lường trong giai đoạn đầu để tạo niềm tin. Cùng với đó, việc chuẩn hóa quy trình sau mỗi cải tiến, lưu trữ bài học và nhân rộng sang các đơn vị vận hành khác là chìa khóa duy trì kết quả.

Với các doanh nghiệp sản xuất nước sạch, Kaizen mang đến cơ hội nâng cao năng suất, kiểm soát chất lượng tốt hơn và tối ưu hóa chi phí trong một lĩnh vực có yêu cầu nghiêm ngặt bậc nhất. Khi được triển khai có chiến lược, Kaizen không chỉ giúp doanh nghiệp mạnh lên mà còn góp phần bảo đảm nguồn nước sạch, an toàn và bền vững cho cộng đồng.