Tích hợp công cụ tăng năng suất chất lượng: Doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí, tối ưu quy trình và nguồn lực

Tích hợp các hệ thống quản lý và công cụ nâng cao năng suất chất lượng

Trên thế giới, việc tích hợp các hệ thống quản lý và công cụ nâng cao năng suất chất lượng, đã được áp dụng ở nhiều quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Tây Ban Nha... Theo tổ chức Del Norske Veritas (D.N.V) - một trong các tổ chức chứng nhận hàng đầu trên thế giới thành lập năm 1864 tại Na Uy thì việc hợp nhất các mô hình hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp thành mô hình quản lý tích hợp là giải pháp tối ưu nhất.

Tích hợp các hệ thống quản lý, công cụ nhằm mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị

Hiện nay có rất nhiều công cụ cải tiến năng suất, chất lượng có thể tích hợp với hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Mỗi công cụ đều có mối tương quan với một hoặc một số điều khoản của tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Việc chọn lựa công cụ nào và tích hợp ra sao cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn cũng như phương án thích hợp.

Đặc biệt, trong thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng như hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng áp dụng nhiều hơn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế và các công cụ năng suất chất lượng phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của mình.

Trong giai đoạn hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đạt chứng nhận cùng một lúc cho nhiều tiêu chuẩn. Việc chứng nhận này được thực hiện bởi các tổ chức độc lập giúp tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, về lâu dài và trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, yếu tố chất lượng sản phẩm/dịch vụ có thể đảm bảo giữ chân khách hàng nhưng chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài. Vấn đề đặt ra lúc này là làm sao giảm thiểu chi phí hoạt động, hạ giá thành sản phẩm và tạo nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng.

Hoạt động cải tiến năng suất chất lượng đã được các doanh nghiệp áp dụng khá rộng rãi từ hệ thống quản lý đến công cụ cải tiến năng suất chất lượng. Tại Việt Nam, chưa có nghiên cứu cũng như công bố liên quan đến việc áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng theo hướng áp dụng công cụ năng suất để giải quyết các điều khoản hay một nhóm điều khoản mà chỉ ở mức độ áp dụng riêng lẻ các hệ thống quản lý hoặc công cụ cải tiến năng suất chất lượng (KPI, Kaizen, QCC, 7 QC Tool,…).

Vì vậy cần có phương án tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng để hướng dẫn doanh nghiệp và chuyên gia tư vấn thực hiện việc tích hợp hệ thống quản lý, công cụ năng suất chất lượng tại doanh nghiệp.

Một hệ thống quản lý tích hợp 2 hay nhiều tiêu chuẩn với công cụ năng suất chất lượng sẽ bao gồm các chính sách, mục tiêu, nguồn lực và quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Chính vì vậy, khi tích hợp với nhau, việc triển khai duy trì áp dụng tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, mang lại lợi ích như: tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp của bất kỳ tổ chức nào cũng là chỉ báo quan trọng về năng lực quản lý sự thay đổi và bảo đảm một tương lai bền vững;

Việc xây dựng hệ thống tích hợp giảm thiểu mâu thuẫn giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ, tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu, đồng thời rút ngắn thời gian từ 20-30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ; Giúp quá trình đánh giá nội bộ, bên ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả; Hạn chế sự trùng lặp, sắp xếp lại các mục tiêu và nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp; Chủ động kiểm soát các quá trình chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp, hạn chế rủi ro không đảm bảo về chất lượng, sự cố môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, rủi ro sản phẩm lỗi, rủi ro hỏng hóc máy móc, thiết bị sản xuất hay rủi ro tiến độ, rủi ro về an toàn, tai nạn lao động, sức khoẻ người lao động;

Hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước chân vào con đường kinh doanh, bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tồn tại và phát triển lâu dài. Để đạt được mục tiêu đó, hiển nhiên doanh nghiệp phải làm ăn có hiệu quả, tạo ra những sản phẩm hàng hóa, dịch vụ chất lượng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Thời gian qua, Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Phát triển doanh nghiệp Á Châu (AHEAD) vinh dự được lựa chọn là đơn vị triển khai nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng trong các khu công nghiệp phía Bắc” của Uỷ ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quốc gia - Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Dự án “Thúc đẩy hoạt động năng suất và chất lượng” thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021-2030” được phê duyệt tại Quyết định số 1322 /QĐ-TTg ngày 31/08/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

Hiện nay, số lượng doanh nghiệp áp dụng Hệ thống quản lý (HTQL) Chất lượng ISO 9001:2015, HTQL Môi trường ISO 14001:2015 cùng các công cụ cải tiến năng suất chất lượng ngày càng gia tăng. Việc áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ cải giúp doanh nghiệp vận hành và kiểm soát một toàn diện, chặt chẽ và gọn nhẹ nhất.

Công ty TNHH Tamayoshi Việt Nam (Tamayoshi) là một công ty hoạt động trong lĩnh vực gia công kim loại tấm, với quá trình hình thành và phát triển, kết hợp với sự hỗ trợ từ phía công ty mẹ đã có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Tamayoshi đã xây dựng được đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao, dây chuyền sản xuất hiện đại, đảm bảo cung cấp những sản phẩm có chất lượng tốt nhất đến tay khách hàng.

Công ty Tamayoshi xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng và môi trường từ đó làm tăng sự uy tín, hình ảnh của công ty trên thị trường

Các bộ phận, phòng ban của Công ty Tamayoshi vẫn đang tiếp tục áp dụng và duy trì HTQL tích hợp chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015. Từ việc áp dụng, công ty đang nâng cao hơn nữa về chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng đồng thời giải quyết các vấn đề môi trường hiện tại góp phần vào sự phát triển bền vững của đất nước. 

Tuy thời gian áp dụng chỉ qua mấy tháng, nhưng nhờ có sự theo dõi, đốc thúc sát sao từ phía ban lãnh đạo đã giúp cho Công ty Tamayoshi  hoàn thành được các mục tiêu đã đề ra từ đầu của dự án. Đặc biệt khi áp dụng việc này, công ty không chỉ có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình, giảm thiểu phàn nàn không mong muốn từ khách hàng mà còn có thể kiểm soát và giải quyết các vấn đề về môi trường của công ty, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới, mở rộng thị phần, góp phần vào sự phát triển bền vững chung. 

Công ty Tamayoshi đã triển khai áp dụng thành công HTQL tích hợp chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 theo đúng dự định đề ra. Thông qua áp dụng HTQL tích hợp đã giúp cho doanh nghiệp đạt được các hiệu quả thấy rõ: Xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng và môi trường từ đó làm tăng sự uy tín, hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu tác động xấu đến môi trường;

Nhân viên hiểu và xác định được các khía cạnh môi trường, phân tích được khía cạnh môi trường có ý nghĩa, xác định được các rủi ro trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng được kế hoạch, hành động kiểm soát phù hợp; Nhân viên đã có hiểu biết và tuân thủ phân loại rác tại nguồn; Hệ thống tài liệu được xây dựng đáp ứng tiêu chuẩn giúp gia tăng hiệu quả quản lý, giảm sự cồng kềnh, không thống nhất cho hệ thống tài liệu; Các cán bộ công nhân viên đã có nhận thức cơ bản về tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và QCC thông qua các khóa đào tạo nhận thức và bài kiểm tra để củng cố kiến thức; Nhân viên hiểu về đánh giá viên nội bộ và cách thức để thực hiện tổ chức đánh giá nội bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 trong công ty.

Theo chuyên gia Viện Năng suất Việt Nam, trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới như hiện nay, nâng cao năng lực cạnh tranh là điều tất yếu đối với cộng đồng doanh nghiệp để tồn tại và phát triển trên thương trường. Để làm được điều đó, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, hàng hoá là yếu tố then chốt quyết định năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.