Lưu đồ - công cụ không thể thiếu trong vận hành năng suất doanh nghiệp

Lưu đồ rất hữu ích khi muốn truyền đạt, hướng dẫn các bước thực hiện công việc cho tất cả mọi người và hỗ trợ hiệu quả khi giải thích những điểm cần cải tiến về năng suất doanh nghiệp. Lưu đồ quy trình sản xuất hay sơ đồ quy trình sản xuất là phương pháp đã được ứng dụng từ lâu trong các doanh nghiệp sản xuất. Nó giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc nắm bắt quy trình sản xuất, xác định vấn đề để đưa ra giải pháp.

Lưu đồ quy trình sản xuất (Tiếng Anh: Production Flow Chart hoặc Manufacturing Process Flowchart) là sơ đồ miêu tả các bước riêng rẽ của quy trình hay hoạt động sản xuất một cách có trình tự, hệ thống và logic, được áp dụng với mục đích khác nhau trong sản xuất: Mô tả quy trình sản xuất, lập kế hoạch,… Lưu đồ quy trình sản xuất được thiết kế đảm bảo tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

Có hai dạng sơ đồ quy trình sản xuất phổ biến trong doanh nghiệp: Sơ đồ quy trình tổng quan và sơ đồ quy trình chi tiết.

Sơ đồ quy trình sản xuất cấp cao mô tả các bước chính của một hoạt động, thông thường sẽ có từ 6 – 10 giai đoạn hoặc bước chính. Do đó, sơ đồ cấp cao sẽ cung cấp cái nhìn vĩ mô về quy trình. Nó đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu của dự án, giúp con người xác định được các bước triển khai và ưu tiên làm việc.

Biểu đồ quy trình sản xuất chi tiết đem đến cái nhìn vi mô về hoạt động, mô tả chi tiết về quy trình có nhiều hơn 15 bước hoặc giai đoạn. Nhiệm vụ của lưu đồ quy trình chi tiết là giúp xác định các bước chi tiết và độ phức tạp của quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, lưu đồ chi tiết còn được sử dụng để truy gốc vấn đề, từ đó chuẩn hóa hoặc sửa đổi quy trình hiện có.

Sơ đồ lưu trình sản xuất đã được các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng từ giữa thế kỷ 20, giúp họ đạt được nhiều thành công trong việc quản lý chất lượng và quản lý sản xuất. 

Chuẩn hóa quy trình sản xuất: Những thiết lập liên quan đến hoạt động sản xuất không hiệu quả sẽ gây tốn kém về mặt tài chính, tốn thời gian và lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp. Việc sở hữu một lưu đồ quy trình sản xuất sẽ giúp nhân viên định hướng mình cần làm gì để vận hành sản xuất chính xác, hiệu quả, giảm thời gian thực hiện và tăng hiệu suất sử dụng máy.

Cải thiện chất lượng: Bất kỳ sai lệch nào khi sản xuất so với lưu đồ quy trình đã được thống nhất đều có thể dẫn tới các sự cố máy móc, làm gián đoạn thời gian sản xuất và tăng tỷ lệ phế phẩm. Lưu đồ là chỉ dẫn giúp nhân viên thực hiện nghiêm ngặt từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra, là ‘cánh tay đắc lực’ giúp giảm thiểu rủi ro chất lượng.

Cảnh báo bảo trì: Doanh nghiệp có thể lên lưu đồ quy trình bảo trì phòng tránh với mỗi máy sản xuất. Tuân thủ lưu đồ này sẽ giúp người vận hành theo dõi thời gian bảo hành, lên kế hoạch để thực hiện các hoạt động khác trong thời gian kiểm tra máy.

Xác định nguyên nhân lỗi: Lưu đồ quy trình sản xuất có thể cho phép các nhà sản xuất phân tích chi tiết quy trình sản xuất theo từng bước, tăng khả năng chẩn đoán lý do gây nên sai sót. Ngoài ra, tính minh họa sinh động của các lưu đồ hỗ trợ rất tốt khi trình bày trong nội bộ doanh nghiệp hoặc với khách hàng.

Khi áp dụng, trong bước đầu, người đảm nhận cần lên danh sách những hoạt động diễn ra trong quá trình sản xuất: đầu vào, lưu trữ, kiểm soát, chuyển giao, vận chuyển,… Sau đó, gắn những hoạt động này với các ký tự đã được thống nhất theo quy định. Trong quá trình thực hiện có thể bổ sung thông tin, chẳng hạn như phương tiện sản xuất, dây chuyền sản xuất, hoạt động kiểm tra hoặc xử lý các trường hợp không tuân thủ.

Ảnh minh hoạ.

Có nhiều cách để vẽ lưu đồ quy trình sản xuất. Trước đây, nhân sự thường xuyên phải vẽ tay, tuy nhiên, hiện nay nhờ sự phát triển của công nghệ, việc thực hiện các lưu đồ quy trình trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ đơn giản như Word, Excel hay những công cụ thiết kế tiện lợi hơn: ThinkComposer, Edraw Org Chart, RFFlow,…

Sơ đồ luồng sản xuất được lưu hành cho nhiều nhân viên trong doanh nghiệp, là tiêu chuẩn để thực thi sản xuất, do đó nó yêu cầu độ chuẩn xác rất cao. Hãy đảm bảo bạn không bỏ sót bước nào trong quy trình, bổ sung những bước trung gian và đối soát với quản lý.

Sau khi thống nhất, lưu đồ được đưa vào chạy thử và kiểm định trong suốt quá trình hoạt động. Lưu đồ quy trình cần được cập nhập mỗi khi có sự thay đổi hoặc cập nhật trong quy trình sản xuất để nó luôn tương thích với thực tế hoạt động.