Kaizen trong ngành đường sắt: Hành trình đổi mới để bứt phá năng suất

Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khoá của sự thành công” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.

Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày. 

Kaizen không phải là điều xa lạ trong lĩnh vực công nghiệp, song khi được áp dụng vào ngành đường sắt – một lĩnh vực có tính đặc thù cao về hạ tầng, kỹ thuật và an toàn – thì ý nghĩa lại càng sâu sắc. Tinh thần cải tiến liên tục, lấy con người làm trung tâm, loại bỏ lãng phí và từng bước nâng cao chất lượng được thể hiện rõ trong từng mắt xích: từ công tác vận hành, bảo dưỡng phương tiện, đến quy trình bán vé, chăm sóc khách hàng và quản lý logistics.

Trong bối cảnh sáp nhập, đổi mới của ngành, Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt – doanh nghiệp chủ lực được thành lập trên cơ sở hợp nhất Công ty CP Vận tải Đường sắt Hà Nội và Công ty CP Vận tải Đường sắt Sài Gòn – chính là minh chứng rõ nét cho việc áp dụng Kaizen mang lại hiệu quả. Sau khi hợp nhất, công ty phải đối diện với nhiều khó khăn: quy trình quản lý chồng chéo, hệ thống nhân sự đông nhưng chưa thực sự tinh gọn, dịch vụ khách hàng chưa đồng nhất. Thay vì đầu tư ồ ạt vào các giải pháp công nghệ tốn kém, ban lãnh đạo lựa chọn Kaizen như một phương thức “cải tổ từ bên trong”.

Công ty cổ phần Vận tải Đường sắt hợp nhất từ Công ty cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội và Công ty cổ phần Vận tải Đường sắt Sài Gòn chính thức bắt đầu hoạt động từ 1/11/2024

Các chương trình cải tiến liên tục được triển khai đồng bộ từ văn phòng đến ga tàu. Tại khối vận hành, công ty áp dụng Kaizen để rút ngắn thời gian lập kế hoạch chạy tàu, giảm sai sót trong phối hợp giữa các bộ phận. Một nhóm kỹ sư đã sáng kiến số hóa dữ liệu lịch trình, kết hợp với biểu đồ trực quan, giúp bộ phận điều hành dễ dàng nhận diện điểm nghẽn và kịp thời điều chỉnh. Ở mảng dịch vụ, Kaizen được triển khai thông qua việc chuẩn hóa quy trình bán vé, ứng dụng công nghệ thanh toán trực tuyến thân thiện hơn, đồng thời tăng cường đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên nhà ga.

Kaizen giúp doanh nghiệp ngành đường sắt kiểm soát chặt chẽ hơn chi phí và tài nguyên

Kết quả cho thấy, sau một thời gian, Công ty CP Vận tải Đường sắt đã nâng hiệu suất khai thác đoàn tàu thêm hơn 15%, giảm đáng kể chi phí vận hành nhờ hạn chế lãng phí thời gian và nhiên liệu, đồng thời ghi nhận mức độ hài lòng của khách hàng tăng rõ rệt. Sự thay đổi này không chỉ nâng cao năng suất mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại hơn cho đường sắt Việt Nam trong mắt hành khách.

Nhiều công nhân của đơn vị đã mạnh dạn đưa ra các sáng kiến nhỏ như sắp xếp lại dụng cụ bảo dưỡng để giảm thời gian tìm kiếm, hay cải tiến cách thức bôi trơn trục bánh xe để tiết kiệm dầu mỡ. Những thay đổi này tuy đơn giản nhưng tạo ra tinh thần lan tỏa, giúp người lao động cảm thấy họ chính là một phần trong công cuộc đổi mới, chứ không chỉ là người thừa hành.

Từ góc độ quản trị, Kaizen giúp doanh nghiệp ngành đường sắt kiểm soát chặt chẽ hơn chi phí và tài nguyên. Một trong những vấn đề tồn tại lâu nay là lãng phí trong vận hành đoàn tàu: thời gian dừng đỗ quá lâu, tiêu hao nhiên liệu chưa được tối ưu, quy trình quản lý kho vật tư còn nhiều chồng chéo. Bằng việc áp dụng Kaizen, doanh nghiệp tiến hành phân tích sâu từng khâu, nhận diện điểm nghẽn và đưa ra giải pháp cải tiến. Chẳng hạn, tại một số ga trung tâm, nhờ cải tiến quy trình bốc dỡ hàng hóa và sử dụng thiết bị hỗ trợ mới, thời gian trung chuyển được rút ngắn tới 20%, qua đó tăng vòng quay toa xe và giảm chi phí chờ đợi. Đây là minh chứng cho khả năng nâng cao hiệu quả vận hành và khai thác của Kaizen khi đi vào thực tế.

Một điểm đáng chú ý là Kaizen cũng mở ra cơ hội để ngành đường sắt Việt Nam học hỏi từ mô hình thành công của Nhật Bản. Ở quốc gia được mệnh danh là “cái nôi” của Kaizen, hệ thống Shinkansen – tàu siêu tốc – được vận hành với độ chính xác gần như tuyệt đối, sai lệch giờ chỉ tính bằng giây. Điều này không chỉ nhờ công nghệ hiện đại, mà còn bởi văn hóa cải tiến liên tục đã ăn sâu vào mọi nhân viên, từ người lái tàu đến nhân viên vệ sinh. Dĩ nhiên, ngành đường sắt Việt Nam chưa thể đạt ngay đến mức độ đó, nhưng việc kiên trì với Kaizen sẽ giúp từng bước nâng cao kỷ luật, tinh thần trách nhiệm và chất lượng vận hành.

Có thể nói, hành trình Kaizen của ngành đường sắt Việt Nam mới chỉ bắt đầu, nhưng những kết quả đạt được đã cho thấy rõ giá trị. Từ việc giảm thời gian bảo dưỡng, cải thiện dịch vụ khách hàng, tiết kiệm chi phí vận hành, cho đến việc khơi dậy tinh thần sáng tạo trong mỗi người lao động, tất cả đều góp phần nâng cao năng suất và chất lượng. Điều quan trọng là giữ vững tinh thần cải tiến liên tục, không ngừng học hỏi và áp dụng Kaizen vào từng mắt xích, để ngành đường sắt không chỉ hồi sinh mà còn khẳng định vị thế trong hệ thống giao thông quốc gia.