ISO 22301 - Hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh

Theo đánh giá của Viện tiêu chuẩn Anh BSI, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều đang phải đối mặt với ba nhóm rủi ro bao gồm: hỏng hóc các trang thiết bị, phương tiện phụ trợ; sự kiện mới nổi như đại dịch Covid-19 và sự kiện không dự đoán được song gây ra những ảnh hưởng rất lớn như thảm họa tự nhiên (động đất, sóng thần…).

Những rủi ro này có thể gây ra tác động to lớn đối với các tổ chức, doanh nghiệp, gây trì hoãn hoạt động sản xuất kinh doanh và gián đoạn chuỗi cung ứng.

Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, không chỉ các sự cố nghiêm trọng mới gây ra sự gián đoạn trong kinh doanh. Cứ mỗi 5 công ty thì có 1 công ty rơi vào tình huống gián đoạn hoạt động từ các sự cố vừa và nhỏ như bệnh tật, không tiếp cận được khu vực làm việc, mất mát công nghệ hay mất các nhà cung cấp chính…

Điều này cho thấy, việc đảm bảo có một hệ thống quản lý kinh doanh liên tục là vô cùng quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế thế giới đối mặt với thách thức do đại dịch toàn cầu, căng thẳng chính trị, khủng hoảng dầu mỏ, đứt gãy chuỗi cung ứng do thiếu hụt chip, linh kiện điện tử, tác động thảm khốc của biến đổi khí hậu hay gia tăng các cuộc tấn công mạng.

Việc thực hành đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh là rất cần thiết. Vì vậy, từ rất sớm đã có các tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng để giải quyết vấn đề này, trong đó có tiêu chuẩn của các nước như Úc, Singapore, Anh và Mỹ. Khi các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu, với mong muốn có tiêu chuẩn quốc tế chung, năm 2006, Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) đã khởi động những công việc đầu tiên liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn về đối tượng này với những nội dung đầu tiên liên quan đến khả năng sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp và quản lý tính liên tục cho hoạt động của tổ chức.

Nhằm cung cấp công cụ để quản lý tính liên tục trong kinh doanh, Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) đã ban hành Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục - ISO 22301. Đây là tiêu chuẩn đầu tiên trên thế gới cung cấp một công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp toàn cầu đảm bảo duy trì được khả năng hoạt động ổn định, liên tục; ứng phó, khôi phục một cách hiệu quả nhất là sau tác động từ dịch Covid-19 thời gian qua.

Đồng thời, Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục - ISO 22301 còn giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, giảm chi phí và thiệt hại tới con người, tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh; giúp nâng cao lòng tin của khách hàng, nhà cung cấp, duy trì hiệu quả chuỗi cung ứng và tối ưu hoá nguồn lực, nhất là trong các ngành nghề chế biến, chế tạo, công nghiệp hỗ trợ có hàm lượng trí tuệ cao.

Tại Việt Nam, từ năm 2021, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ) với sự hỗ trợ của Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) đã xây dựng nội dung phổ biến tiêu chuẩn ISO 22301:2019 cho các tổ chức, doanh nghiệp trong nước. Đây là công cụ hữu ích để các doanh nghiệp Việt nâng cao năng lực của mình, tiệm cận với các doanh nghiệp toàn cầu.

ISO 22301 là công cụ hữu hiệu giúp tổ chức đảm bảo duy trì khả năng hoạt động ổn định và liên tục. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho mọi tổ chức, không phân biệt quy mô, loại hình, lĩnh vực hay đặc thù hoạt động kinh doanh. Tiêu chuẩn cũng áp dụng chu trình cải tiến liên tục cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh của tổ chức; đồng thời xây dựng được các điều kiện theo cấu trúc cấp cao của các tiêu chuẩn của ISO về hệ thống quản lý, giúp thuận lợi cho việc áp dụng tích hợp tiêu chuẩn này với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khác của tổ chức như ISO 9001 (Tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng), ISO 14001 (Tiêu chuẩn về quản lý môi trường), ISO 27001 (Tiêu chuẩn về cách quản lý an ninh thông tin).

Việc gián đoạn có thể dẫn đến đình trệ toàn bộ hoạt động của một tổ chức cũng như khả năng của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh giúp tổ chức khôi phục hoạt động của mình trước khi xảy ra những tác động nghiêm trọng hơn trước khi sự cố gián đoạn xảy ra và ứng phó một cách thụ động và không có kế hoạch.

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh đòi hỏi cần nhận biết các sản phẩm và dịch vụ cũng như hoạt động liên quan đến việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đó; phân tích tác động của việc không khôi phục hoạt động này và những nguồn lực cần thiết; hiểu rõ rủi ro do sự cố gián đoạn gây ra; xác định mức độ ưu tiên, khung thời gian và chiến lược cho việc khôi phục hoạt động; có các giải pháp và phương án khôi phục hoạt động trong khung thời gian sau khi gián đoạn; sẵn có các sắp đặt thường xuyên được xem xét và cập nhật để đảm bảo hiệu lực trong mọi trường hợp.

Việc áp dụng ISO 22301 mang lại nhiều lợi ích, ở góc độ hoạt động kinh doanh, hệ thống mang lại những lợi ích hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức; tạo lợi thế cạnh tranh; bảo vệ và nâng cao uy tín, sự tin cậy cho tổ chức; xây dựng khả năng thích ứng của tổ chức. Ở góc độ tài chính, hệ thống giúp giảm hứng chịu rủi ro về pháp lý và tài chính; giảm chi phí trực tiếp và gián tiếp do việc gián đoạn.

Đối với các bên quan tâm, ISO 22301 bảo vệ sinh mạng, tài sản và môi trường; đáp ứng mong đợi của các bên quan tâm; mang lại lòng tin vào khả năng thành công của tổ chức. Đối với các quá trình nội bộ của tổ chức, hệ thống nâng cao khả năng duy trì hiệu lực trong quá trình gián đoạn; chứng tỏ việc kiểm soát chủ động các rủi ro một cách hiệu lực và hiệu quả; giải quyết những điểm yếu trong hoạt động của tổ chức.

Một tổ chức kiên cường, vững vàng là tổ chức có thể thích ứng với những thay đổi, nhận biết được yếu điểm và sẵn sàng các phương án, kế hoạch để ứng phó với bất trắc, sự cố gián đoạn, đặc biệt là trong giai đoạn đầy thử thách như hiện nay; ISO 22301 chính là công cụ hữu hiệu, là sự chắt lọc từ các thực hành tốt trên toàn cầu, giúp tổ chức hoạch định để đảm bảo duy trì liên tục hoạt động kinh doanh một cách nhất quán và vững vàng khi thảm họa hay sự cố xảy ra, đây cũng chính là một trong những cách bảo vệ tốt nhất cho tổ chức để đi xa hơn.