Đo lường bằng chỉ số hiệu suất (KPI) trên nền tảng số

Trong dòng chảy chuyển đổi số, câu chuyện đổi mới quản trị công không còn dừng lại ở cải cách thủ tục hay tinh giản quy trình, mà đang tiến tới một bước sâu hơn: thay đổi cách đo lường hiệu quả.

Từ chỗ dựa vào kinh nghiệm và cảm nhận, quản trị hiện đại ngày càng đòi hỏi phải dựa trên dữ liệu – minh bạch, định lượng và có thể kiểm chứng.Thực tiễn đó đang mở đường cho việc ứng dụng các công cụ quản trị theo mục tiêu và hiệu suất như OKR và KPI trong khu vực công. Không chỉ là một phương pháp kỹ thuật, đây là sự chuyển dịch về tư duy điều hành.

Theo bà Trần Thị Minh Hằng – Trưởng phòng Tiêu chuẩn và Đo lường (Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội), cốt lõi của quản trị hiện đại nằm ở khả năng lượng hóa kết quả công việc. Khi mỗi mục tiêu được xác lập rõ ràng và gắn với các chỉ số đo lường cụ thể, việc đánh giá không còn là câu chuyện cảm tính, mà trở thành quá trình đối chiếu dữ liệu.

Trong cách tiếp cận này, OKR đóng vai trò định hướng mục tiêu, còn KPI là công cụ phản ánh mức độ hoàn thành. Sự kết hợp giữa hai yếu tố giúp chuyển trọng tâm quản lý từ “làm bao nhiêu việc” sang “tạo ra giá trị gì”. Đây cũng là điểm khác biệt căn bản so với mô hình quản lý truyền thống vốn thiên về kiểm soát quy trình.

Khi được triển khai trong hệ thống hành chính, các mục tiêu không còn mang tính chung chung mà được phân rã thành từng lớp nhiệm vụ cụ thể, gắn với từng đơn vị, từng cá nhân. Mỗi công việc đều có đầu ra rõ ràng, thời hạn cụ thể và chỉ số đo lường đi kèm. Từ đó, nguyên tắc “6 rõ” – rõ việc, rõ người, rõ thẩm quyền, rõ quy trình, rõ thời gian và rõ kết quả – không chỉ là khẩu hiệu mà trở thành cơ chế vận hành thực chất.

Điểm đáng chú ý là, khi toàn bộ quá trình được số hóa và theo dõi theo thời gian thực, dữ liệu không chỉ phản ánh kết quả mà còn trở thành công cụ điều hành. Lãnh đạo có thể nắm bắt tiến độ, phát hiện điểm nghẽn và điều chỉnh kịp thời, thay vì chờ đợi báo cáo định kỳ. Điều này giúp hạn chế tình trạng “báo cáo đẹp” nhưng hiệu quả thực tế lại không tương xứng.

Tuy vậy, như bà Trần Thị Minh Hằng chia sẻ, thách thức lớn nhất không nằm ở công cụ, mà ở cách triển khai. Nếu OKR/KPI bị áp dụng một cách hình thức, chỉ để “chấm điểm” hoặc hoàn thành thủ tục, thì hệ thống sẽ khó phản ánh đúng bản chất công việc. Ngược lại, khi mục tiêu được xác định đúng trọng tâm, chỉ số được thiết kế phù hợp với thực tiễn, đây sẽ là nền tảng quan trọng để nâng cao hiệu suất và trách nhiệm trong toàn hệ thống.

Chuyển từ quản lý theo quy trình sang quản trị theo kết quả là một hành trình không đơn giản, bởi nó đòi hỏi sự thay đổi đồng thời về tư duy, cách làm và cả văn hóa công vụ. Nhưng trong bối cảnh yêu cầu về minh bạch và trách nhiệm giải trình ngày càng cao, đây là xu hướng không thể đảo ngược.

Khi mọi hoạt động được “đo đếm” bằng dữ liệu, mỗi quyết định điều hành không còn phụ thuộc vào cảm nhận cá nhân, mà được dẫn dắt bởi những con số cụ thể. Và đó cũng chính là nền tảng để xây dựng một nền hành chính hiện đại – nơi hiệu quả được nhìn thấy rõ ràng, trách nhiệm được xác lập minh bạch và niềm tin xã hội được củng cố bền vững.