Cải tiến chất lượng và gia tăng hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp nhờ các bước cơ bản

Có thế thấy rằng yếu tố chất lượng là một trong các chiến lược cấp thiết quyết định đến sự tồn tại và thành công của một doanh nghiệp. Việc cải tiến chất lượng là một quá trình liên tục và không ngừng nghỉ trong tổ chức, cho phép doanh nghiệp tiến hành cải thiện, kiểm soát và đảm bảo chất lượng dịch vụ và sản phẩm của mình. Bên cạnh đó yêu cầu sự cam kết và tham gia của tất cả các cấp bậc và nhân viên trong tổ chức để đảm bảo rằng chất lượng được nâng cao và duy trì theo thời gian, từ đó mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Cải tiến chất lượng và gia tăng hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp nhờ các bước cơ bản 

Thông qua quá trình cải tiến chất lượng, áp dụng công cụ có thể giúp doanh nghiệp tạo ra lợi ích kinh tế, nâng cao khả năng cạnh tranh, đồng thời tạo niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng, khẳng định được vị thế sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp trên thị trường.

Mỗi công cụ thường được doanh nghiệp áp dụng theo 8 bước cơ bản. Theo đó, với bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá sơ bộ công cụ NSCL. Mục đích của bước này là xem xét điều kiện hiện có của doanh nghiệp, hiện trạng về việc áp dụng công cụ NSCL, đội ngũ cán bộ công nhân viên hiện có, các vấn đề chưa giải quyết được. Ghi nhận lại các số liệu hiện tại để làm mức so sánh trước và sau khi áp dụng công cụ NSCL.

Các số liệu thu thập có thể bao gồm tỷ lệ phế phẩm, năng suất lao động, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, cách tiết kiệm chi phí sản xuất… và thông tin khác. Các thông tin này được ghi nhận trong phiếu đánh giá sơ bộ doanh nghiệp. Bước này cũng có thể tích hợp cùng đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp. Các kết quả đánh giá sẽ được ghi lại và làm cơ sở để lập báo cáo đánh giá sơ bộ doanh nghiệp.

Bước 2, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch áp dụng công cụ NSCL dựa vào hiện trạng của doanh nghiệp trong báo cáo đánh giá sơ bộ, lập kế hoạch áp dụng công cụ NSCL (tích hợp với kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý).

Các kế hoạch bao gồm nội dung cần thực hiện để áp dụng công cụ NSCL, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành cũng như các kết quả cần đạt được. Thành lập nhóm năng suất (hay nhóm cải tiến theo lựa chọn của doanh nghiệp). Nhóm này được thành lập theo quyết định thành lập Ban ISO Năng suất.

Bước 3, việc đào tạo nhóm có thể kết hợp lúc đang đào tạo hệ thống quản lý tích hợp hoặc sau khi đào tạo, điều này tùy thuộc vào năng lực của cán bộ, nhân viên và sắp xếp thời gian theo tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Nội dung đào tạo bao gồm: Các khái niệm về công cụ NSCL; nội dung công cụ NSCL; quy trình thực hành một công cụ; bài tập thực hành công cụ NSCL.

Bước 4, hướng dẫn áp dụng công cụ NSCL. Tại doanh nghiệp, cùng với nhóm năng suất chọn đề tài theo các tiêu chí đơn giản, dễ làm, ít tốn chi phí và mang lại hiệu quả cao. Có thể sử dụng ma trận chọn lựa để chọn đề tài sao cho ít mâu thuẫn nhất trong nhóm và có sự đồng thuận cao của thành viên. 

Phân tích hiện trạng, lấy số liệu trong đợt đánh giá sơ bộ, nếu chưa đủ, nhóm có thể đến bộ phận liên quan đề tài thu thập thêm để có đủ cơ sở biết được hiện trạng của vấn đề. Các số liệu thu thập liên quan đến nội dung trong phần đánh giá sơ bộ.

Đặt mục tiêu, các mục tiêu này cần có giá trị tốt hơn mức đang có; đánh giá lợi ích đạt được khi nhóm đạt được mục tiêu để nhóm có động lực thực hiện đề tài; phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp. Để giải quyết được một vấn đề, cần có giải pháp tương ứng. Tuy nhiên, để có được giải pháp khả thi, cần phân tích nguyên nhân làm cho vấn đề chưa đạt như mong muốn.

Bước 5, đào tạo đánh giá công cụ NSCL. Việc đào tạo đánh giá cũng như các kỹ năng thực hành đánh giá thường tích hợp trong khóa đào tạo đánh giá nội bộ và được người đứng đầu doanh nghiệp thực hiện một cách nghiêm túc, nghiêm khắc.

Bước 6, ban NSCL sẽ lập kế hoạch đánh giá nội bộ công cụ NSCL và hệ thống cùng lúc. Các đánh giá về quy trình thực hiện đề tài NSCL sẽ giúp nhóm năng suất điều chỉnh hoạt động thực hiện đề tài của nhóm theo đúng định hướng và mục tiêu của đề tài. Sau quá trình đánh giá nội bộ, kết quả đánh giá sẽ được trình cho ban NSCL xem xét hỗ trợ thêm nguồn lực thực hiện đề tài hoặc điều chỉnh hướng thực hiện.

Bước 7, nhóm năng suất so sánh mức độ thực hành công cụ NSCL trước và sau, đánh giá kết quả so với mục tiêu đặt ra ban đầu. Hiệu quả thực hiện đề tài được tính thông qua tỷ lệ phần trăm tăng hoặc giảm sau khi thực hiện đề tài. Các hình ảnh thể hiện trước và sau được đưa vào phần báo cáo để chứng minh sự thay đổi. Phần đánh giá này có thể kết hợp với việc đánh giá mục tiêu thực hiện trong hệ thống IMS.

Cuối cùng, cải tiến năng suất vòng tiếp theo. Sau khi thực hiện thành công một đề tài, có thể tiêu chuẩn hóa các tài liệu và tài liệu đó trở thành tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp. Nhóm năng suất không dừng ở đó mà tiếp tục thực hiện các đề tài tiếp theo nhằm giải quyết vấn đề còn tồn đọng trong quá trình sản xuất. Nhóm có thể tiếp tục thực hiện đề tài này với mục tiêu cao hơn. Một phiếu đề xuất thực hiện công cụ NSCL mới được phát hành để nhóm thực hiện đề tài mới.

Việc thực hiện công cụ cải tiến theo từng bước cơ bản đã giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong sản xuất, kinh doanh. Điển hình là Công ty Cổ phần Cơ khí Phổ Yên (FOMECO) chuyên cung cấp các loại vòng bi, phụ tùng xe máy - ô tô, con lăn băng tải… cho nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam và các nước trên thế giới.

Từ khi áp dụng các công cụ nâng cao năng suất chất lượng, doanh số bán hàng của Công ty có mức tăng trưởng bình quân đạt 14%/năm. Có được kết quả này là nhờ Công ty liên tục đẩy mạnh nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng và giảm giá thành, từ đó nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Công ty đã thành lập 4.050 nhóm cải tiến và áp dụng đồng thời các công cụ cải tiến và tiêu chuẩn quốc tế như 5S, Kaizen, TPM, ISO 9001, ISO 140001, ISO 50001…

Đặc biệt gia đoạn đầu khi triển khai áp dụng, FOMECO đã bắt tay triển khai thực hiện Nhóm cải tiến Nâng cao năng suất, chất lượng nhóm sản phẩm bi phốt. Theo Nhóm cải tiến, trước đây tại mỗi máy sản xuất là một công nhân đứng máy, cấp phôi thủ công bằng tay, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào thao tác của người thợ, mức độ an toàn lao động trong công việc thấp, rất thấp.

Kể từ khi triển khai Nhóm cải tiến, lỗi sản phẩm trong các công đoạn sản xuất giảm mạnh từ 3.212 sản phẩm/năm xuống chỉ còn 84 sản phẩm/năm (giảm 97,3%); số giờ làm thêm cũng giảm 100%, từ 2.688 giờ/năm xuống mức không phát sinh. Số giờ làm thêm giảm kéo theo thời gian gia công sản phẩm cũng giảm từ 38,5 giây/sản phẩm xuống còn (830 – 850 sản phẩm)/ca 08 tiếng.

Thời gian vừa qua, tại Quảng Ngãi, tỉnh đã hỗ trợ tích cực cho các doanh nghiệp đầu tư thiết bị, công nghệ mới thay thế các thiết bị, công nghệ cũ, còn nhiều hạn chế trong hoạt động sản xuất nhờ đó năng suất, chất lượng hàng hóa gia tăng, đem lại giá trị kinh tế cao cho doanh nghiệp.

Số lượng sản phẩm sản xuất tăng lên gấp nhiều lần, giúp doanh nghiệp cung ứng với cơ chế thị trường

Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ chế biến thủy sản Hưng Phong được biết tới là doanh nghiệp đi đầu về đầu tư đổi mới công nghệ, trang thiết bị phục vụ sản xuất, chế biến, cấp đông sản phẩm tại Nhà máy Chế biến thủy sản Hưng Phong.

Với hệ thống máy lạnh hầm đông gió, phần vỏ hầm đông, trong cùng một thời gian hoạt động của hệ thống là 80 giờ, hệ thống cũ cho ra 64 tấn sản phẩm, hệ thống mới cho ra 100 tấn sản phẩm; số lượng sản phẩm sản xuất tăng lên gấp 1,56 lần so với thiết bị cũ. 

Doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng 69% lượng điện năng sử dụng; rút ngắn thời gian cấp đông sản phẩm/mẻ từ 10 xuống 8 giờ, tăng vòng quay hầm (số mẻ/hầm), tăng sản lượng sản phẩm sản xuất từ 2.600 lên 3.600 tấn/năm; tăng lợi nhuận khoảng 30%/đơn vị sản phẩm so với công nghệ cũ với kế hoạch sản xuất của hệ thống thiết bị đầu tư mới 3.600 tấn sản phẩm/năm, ước tính lợi nhuận sau thuế đạt 3.451.503.600 đồng/năm. Chất lượng sản phẩm nâng lên, đem lại thuận lợi trong sản xuất, kinh doanh cho Công ty.