Áp dụng 5S - nâng cao năng suất chất lượng từ những thay đổi nhỏ nhất

5S giúp doanh nghiệp “bứt tốc”

5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (chuẩn hóa), Shitsuke (tự giác). Theo ông Lê Minh Tâm - Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia, đây là phương pháp xuất phát từ triết lý Kaizen - cải tiến liên tục nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, thuận tiện, an toàn và giảm thiểu lãng phí, từ đó tăng năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Theo đó, 5S không chỉ đơn thuần là việc dọn dẹp hay sắp xếp vật dụng, mà còn là cách thay đổi tư duy làm việc, thúc đẩy sự tự giác, kỷ luật và tinh thần tập thể. Khi thực hiện đúng, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được những vật dụng không cần thiết, tổ chức nơi làm việc khoa học, máy móc được bảo trì tốt hơn, môi trường sạch sẽ hơn, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành. Điểm quan trọng nhất của 5S là tính liên tục và sự tham gia của toàn thể cán bộ, nhân viên. Nếu chỉ triển khai theo phong trào, hình thức, không gắn với đánh giá định kỳ và cải tiến, hiệu quả sẽ không bền vững.

 Áp dụng 5S từ những điều nhỏ để có những thay đổi lớn. Ảnh minh họa

Đơn cử tại Công ty Nhiệt điện Duyên Hải (EVNGENCO1), 5S được xác định là nền tảng để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Ban lãnh đạo công ty đã chỉ đạo xây dựng kế hoạch triển khai quyết liệt trên toàn hệ thống, thành lập Ban chỉ đạo 5S, phân công cán bộ điều phối và thiết kế bảng tin, khẩu hiệu tuyên truyền tại các vị trí làm việc. Từ năm 2019, công ty đã được Viện Năng suất Việt Nam chứng nhận "Thực hành tốt 5S" và đến nay vẫn duy trì, cải tiến thường xuyên theo bộ tiêu chí này.

Ở lĩnh vực công nghệ cao, hiệu quả của 5S càng được thể hiện rõ. Tại nhà máy mà hình LG Display Hải Phòng, 5S được triển khai đồng bộ từ khu vực lắp ráp đến kho vận hành. Từng bước của 5S đều được thực hiện bài bản: từ việc kiểm tra linh kiện, loại bỏ vật tư lỗi (Seiri); sắp xếp thiết bị, công cụ theo mã màu, vị trí chuẩn hóa (Seiton); giữ gìn vệ sinh nghiêm ngặt đặc biệt tại khu vực kiểm định (Seiso); kiểm tra định kỳ và chuẩn hóa quy trình (Seiketsu); đến việc đào tạo nhận thức, thi đua nội bộ để duy trì văn hóa 5S (Shitsuke).

Kết quả, LG Display Hải Phòng đã tăng năng suất lên 15%, giảm tồn kho không cần thiết và hạn chế hư hỏng linh kiện tới 25%, tiết kiệm hàng triệu USD mỗi năm. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc chỉ từ những thay đổi nhỏ trong tổ chức lao động cũng có thể tạo ra đột phá lớn về hiệu quả kinh doanh.

Theo kỹ sư Nguyễn Ngọc - từng làm việc tại Tập đoàn Hitachi Nhật Bản, 5S tại Hitachi không chỉ là công cụ mà đã trở thành nề nếp hàng tuần. "Mỗi thứ Ba, Đội An toàn kiểm tra từng khu vực. Nếu chưa đạt chuẩn, bộ phận bị yêu cầu chấn chỉnh ngay. Đây là công việc diễn ra thường xuyên như cơm ăn nước uống", anh Ngọc chia sẻ. Đi kèm với 5S là Kaizen khi mọi thiết bị dù đang hoạt động tốt nhưng đã đến thời hạn bảo trì, thay thế theo hướng dẫn của nhà sản xuất thì sẽ được xử lý ngay để ngăn ngừa rủi ro sản xuất.

5S không chỉ là công cụ, mà là văn hóa doanh nghiệp

Theo TS Hà Minh Hiệp - Quyền Chủ tịch Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia: “Năng suất là một cuộc chạy đua marathon không có vạch đích”. Điều đó có nghĩa, các doanh nghiệp không thể chỉ dừng lại ở cải tiến bước đầu mà cần duy trì 5S như một phần văn hóa, như một cách tư duy.

Trên thực tế, một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp thất bại khi áp dụng 5S là “bệnh hình thức” tức là làm để đối phó, không duy trì thường xuyên, không kiểm tra, cải tiến. Các chuyên gia năng suất khuyến nghị, để 5S phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có người điều phối chuyên trách, có cơ chế khen thưởng, thi đua và lồng ghép vào các mục tiêu quản lý chất lượng, an toàn lao động và môi trường.

Không chỉ giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí, 5S còn tạo ra môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp - một yếu tố ngày càng quan trọng trong thu hút nhân sự, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất công nghệ cao. Đó là nền tảng vững chắc cho các chiến lược phát triển lâu dài, nhất là trong bối cảnh Việt Nam đang hướng tới nền sản xuất hiện đại, xanh và bền vững.