Các cơ quan, tổ chức, đơn vị như Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp, UBND các cấp, Hội Chữ thập đỏ các cấp, các cơ quan, ban ngành, các hiệp hội (được cơ quan Nhà nước cấp phép thành lập, công nhận điều lệ) có thể liên hệ trực tiếp với đường dây nóng khi có nhu cầu vận chuyển hàng cứu trợ.
Cụ thể, liên hệ ông Dũng (số điện thoại 0906 143 887 hoặc 0903 393 856) nếu vận chuyển hàng từ Hà Nội và ông Tuấn (số điện thoại 0977563665 hoặc 028.39140850) nếu vận chuyển hàng từ Sài Gòn.
Các đơn vị cần gửi công văn tới Công ty CP Vận tải đường sắt Hà Nội hoặc Công ty Vận tải đường sắt Sài Gòn, trong đó ghi cụ thể: Tên đơn vị đề nghị vận chuyển, địa chỉ; tên hàng hóa cứu trợ, số lượng kiện hàng, trọng lượng thực tế; ga gửi hàng đi và ga tiếp nhận hàng; điện thoại của người gửi, người nhận… để công ty sắp xếp kế hoạch vận chuyển phù hợp.
Ưu tiên vận chuyển trước hàng cứu trợ là các loại nhu yếu phẩm như lương thực, nước uống, áo phao...
Ngành đường sắt sẽ tiếp nhận hàng hóa cứu trợ và vận chuyển miễn phí số hàng hóa này tới miền Trung (từ ga Vinh đến ga Huế) trên các chuyến tàu chạy đến 31/10, riêng hàng chuyển từ miền Nam tiếp nhận đến hết ngày 15/11.
Theo Công ty CP Vận tải đường sắt Hà Nội, ngành đường sắt đã vận chuyển miễn phí hàng chục tấn hàng cứu trợ. Công ty không chỉ nhận vận chuyển miễn phí đến các ga Đồng Hới, Huế… mà còn có đội ngũ tình nguyện viên vận chuyển, phát đến bà con.
Ngoài ra, Công ty CP Vận tải đường sắt Hà Nội cũng bố trí nhà khách ga Đồng Hới phục vụ chỗ ở miễn phí cho các đoàn từ thiện.