TCVN 13274:2020 là tiêu chuẩn hướng dẫn định dạng các mã dùng cho truy vết sử dụng trong hệ thống truy xuất nguồn gốc vật phẩm, hàng hóa, bao gồm các mã truy vết sau: Mã truy vết tài sản; Mã truy vết vật phẩm; Mã truy vết địa điểm; Mã truy vết vận chuyển.
Trong đó, mã truy vết tài sản là dãy số hoặc số, chữ được dùng để định danh tài sản ở các công đoạn sản xuất, kinh doanh trong quá trình truy xuất nguồn gốc.
Mỗi công ty, tổ chức khi đã được cấp tiền tố mã doanh nghiệp có thể tự lập mã truy vết tài sản cho tài sản của mình. Mã truy vết tài sản sử dụng để phân định bất kỳ một tài sản nào. Việc sử dụng mã truy vết tài sản có thể hoàn trả, tài sản cố định hay tài sản riêng là tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.
Doanh nghiệp có thể tự lập mã truy vết tài sản trong truy xuất nguồn gốc khi được cấp tiền tố mã doanh nghiệp. (Ảnh minh họa)
Có thể sử dụng mã truy vết tài sản cho các ứng dụng đơn giản như tra cứu địa điểm và tình trạng sử dụng của một tài sản cố định đã biết (ví dụ như một máy tính cá nhân) hoặc cho các ứng dụng phức tạp như để ghi đặc tính về tài sản có thể hoàn trả (ví dụ như thùng bia có thể dùng lại), việc vận chuyển, lịch sử vòng đời của nó và mọi dữ liệu liên quan cho mục đích thanh toán.
Không được dùng mã truy vết tài sản cho bất kỳ mục đích nào khác và phải giữ nguyên tính đơn nhất cho giai đoạn ghi lại vòng đời của tài sản liên quan.
Nếu mã truy vết tài sản được gán cho thương phẩm để cung cấp cho khách hàng thì phải đảm bảo không bao giờ dùng lại mã truy vết tài sản đó nữa.
Về nguyên tắc cấp mã truy vết tài sản, mã truy vết tài sản không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác và phải có tính duy nhất trong một khoảng thời gian vượt quá thời hạn của các hồ sơ liên quan. Nếu tổ chức cấp mã truy vết tài sản cho các mặt hàng được cung cấp cho khách hàng của mình, tổ chức phải đảm bảo rằng mã truy vết tài sản không được sử dụng lại.
Chủ sở hữu tài sản hoặc người quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm cho việc sử dụng mã truy vết tài sản. Ngoài ra, nếu tổ chức bán một tài sản cho tổ chức khác thì mã truy vết tài sản cần được thay thế bằng một mã truy vết tài sản riêng hoặc mã truy vết tài sản có thể hoàn trả hoặc hủy bỏ.