5S là tập hợp 5 từ của tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke. Về bản chất, những từ này có nghĩa như sau: Seiri – phân biệt những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc rồi loại bỏ thứ không cần thiết; Seiton – sắp xếp những thứ còn lại sau khi seiri theo một trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho sử dụng; Seiso – vệ sinh và giữ gìn cho máy móc, môi trường làm việc sạch sẽ; Seiketsu – luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên 3 bước trên; Shitsuke – tạo cho mọi người thói quen tuân thủ quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S.
5S hiện trở thành thuật ngữ chung được phổ biến và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi đưa vào Việt Nam, 5S được dịch sang tiếng Việt với các cụm từ: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Hiểu đơn giản, 5S là cụm 5 từ tiếng Nhật thể hiện một triết lý, phương pháp làm việc nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí, đảm bảo an toàn, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Công cụ giúp doanh nghiệp cải tiến năng suất chất lượng 5S
Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.
Theo TS. Hà Minh Hiệp, Quyền Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng chia sẻ tầm quan trọng của vấn đề nâng cao năng suất chất lượng trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh quốc tế hiện nay. Trong đó, việc hiểu biết và áp dụng công cụ cải tiến năng suất chất lượng nói chung (Kaizen, Lean, TPM…) và 5S nói riêng đối với cá nhân và các tổ chức, doanh nghiệp chính là bước quan trọng đưa năng suất chất lượng vào thực tiễn.
Để triển khai 5S, doanh nghiệp cần tuân thủ theo PDCA và thực hiện từng bước một. 5S không phải chương trình ngắn hạn, càng không phải là một trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của mọi người với tinh thần không ngừng cải thiện và sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp.