Đòn bẩy chiến lược của năng suất

Trong dòng chảy phát triển của quản trị hiện đại, nhiều doanh nghiệp thường tìm đến các mô hình quản lý phức tạp, công nghệ cao hay các giải pháp chuyển đổi số toàn diện để nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, kinh nghiệm từ nhiều nền kinh tế phát triển cho thấy rằng, những cải tiến bền vững nhất lại thường bắt đầu từ những thay đổi rất căn bản, trong cách tổ chức môi trường làm việc và tư duy lao động.

5S giúp chuẩn hóa quy trình lao động

5S không chỉ là phương pháp dọn dẹp, sắp xếp nơi làm việc, mà là một hệ thống tư duy quản lý hướng đến việc loại bỏ lãng phí, chuẩn hóa quy trình và hình thành kỷ luật lao động. Khi được triển khai đúng bản chất, 5S tác động trực tiếp đến năng suất lao động thông qua việc giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế sai sót trong thao tác, nâng cao mức độ an toàn và tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho sự tập trung và sáng tạo. Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện nay phải liên tục tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, vai trò của 5S ngày càng trở nên rõ nét.

Trước hết, 5S giúp doanh nghiệp giải quyết một trong những “điểm nghẽn” phổ biến của năng suất lao động, đó là sự lãng phí vô hình trong quá trình làm việc hằng ngày. Những vật dụng không cần thiết, quy trình thiếu rõ ràng, không gian làm việc lộn xộn hay thói quen làm việc tùy tiện đều làm tiêu hao thời gian và năng lượng của người lao động. Khi 5S được thực hiện nghiêm túc, môi trường làm việc trở nên khoa học và trực quan hơn, mỗi công cụ, mỗi nguyên vật liệu đều có vị trí rõ ràng, mỗi thao tác đều được chuẩn hóa. Nhờ đó, người lao động có thể tập trung vào công việc tạo ra giá trị, thay vì bị phân tán bởi những yếu tố gây nhiễu.

Nền tảng quan trọng để nâng cao năng suất lao động một cách bền vững

Quan trọng hơn, 5S không chỉ tác động đến “phần cứng” của môi trường sản xuất mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến “phần mềm” của tổ chức, đó là kỷ luật và văn hóa làm việc. Việc duy trì các tiêu chuẩn 5S đòi hỏi sự tự giác, tinh thần trách nhiệm và ý thức tuân thủ của từng cá nhân. Khi những thói quen này được hình thành và củng cố theo thời gian, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một lực lượng lao động có tác phong chuyên nghiệp, làm việc có kế hoạch và tôn trọng quy trình. Đây chính là nền tảng quan trọng để nâng cao năng suất lao động một cách bền vững, thay vì chỉ dựa vào tăng cường độ làm việc hay đầu tư máy móc đơn thuần.

Trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp, 5S còn được xem là “bước khởi đầu” không thể thiếu cho việc triển khai các hệ thống quản lý tiên tiến hơn như Lean, Kaizen, Six Sigma hay các tiêu chuẩn ISO. Một môi trường làm việc thiếu ngăn nắp, quy trình thiếu chuẩn hóa sẽ khiến các công cụ cải tiến khác khó phát huy hiệu quả. Ngược lại, khi 5S được duy trì ổn định, doanh nghiệp sẽ có một nền móng vững chắc để tiếp tục cải tiến sâu hơn, từ tối ưu dòng chảy sản xuất đến kiểm soát chất lượng và đổi mới sáng tạo.

Theo chuyên gia Viện năng suất Việt Nam, doanh nghiệp khi áp dụng 5S cần đánh giá thực trạng, lập kế hoạch triển khai để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian đã đề ra. Doanh nghiệp cần nghiêm túc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai tới toàn thể bộ máy vận hành của mình. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn.

Thực tiễn tại Công ty CP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông

Những vai trò đó của 5S được thể hiện khá rõ nét trong thực tiễn tại Công ty CP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, một trong những doanh nghiệp sản xuất lâu đời và tiêu biểu của Việt Nam.

Thuận lợi

Trong quá trình tái cấu trúc và nâng cao năng lực cạnh tranh, Công ty CP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông đã xác định cải tiến năng suất là nhiệm vụ trọng tâm, trong đó 5S được lựa chọn như một công cụ nền tảng để tạo ra thay đổi từ gốc rễ.

Triển khai đồng bộ, nhất quán

Việc áp dụng 5S tại Rạng Đông diễn ra trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều yêu cầu mới, từ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa danh mục hàng hóa, đến thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và thị trường. Với quy mô sản xuất lớn, nhiều dây chuyền và lực lượng lao động đông đảo, việc chuẩn hóa môi trường làm việc và quy trình sản xuất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với năng suất và chất lượng.

Một trong những thuận lợi lớn nhất của Rạng Đông khi triển khai 5S là nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo. Việc coi 5S không phải là phong trào ngắn hạn mà là một phần trong chiến lược nâng cao năng suất đã tạo điều kiện để công cụ này được triển khai đồng bộ và nhất quán. Nhờ đó, 5S không chỉ dừng lại ở việc cải thiện hình ảnh nhà xưởng mà còn góp phần giảm lãng phí trong sản xuất, rút ngắn thời gian thao tác và nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị, máy móc.

Cùng với đó, môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và được chuẩn hóa đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm của Rạng Đông. Trong ngành sản xuất thiết bị chiếu sáng và phích nước, nơi yêu cầu về độ chính xác và độ bền sản phẩm rất cao, việc hạn chế sai sót trong quá trình sản xuất có ý nghĩa then chốt. 5S giúp giảm thiểu các lỗi phát sinh do nhầm lẫn, thiếu kiểm soát hay điều kiện làm việc không đảm bảo, từ đó nâng cao độ ổn định của chất lượng sản phẩm đầu ra.

Vượt khó trong bối cảnh hiện nay không đơn giản là giải bài toán tài chính, mà còn yêu cầu sức mạnh tổng hợp về quản trị, con người, công nghệ và văn hóa. Với Rạng Đông, khả năng thích ứng được thể hiện ở việc liên tục tối ưu vận hành, tranh thủ cơ hội chính sách, đổi mới sản phẩm phù hợp với biến động thị trường và tận dụng làn sóng công nghệ mới để tạo lợi thế cạnh tranh.

Tăng sức cạnh tranh với các sản phẩm 

Dòng sản phẩm nền phổ thông được Rạng Đông đầu tư cải tiến thiết kế, tăng hiệu suất, tích hợp thêm những tính năng nổi trội, khác biệt, từ đó tăng sức cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại giá rẻ trên thị trường. Các dòng sản phẩm LED tiết kiệm điện, chiếu sáng thông minh, giải pháp quản lý năng lượng tiếp tục được đẩy mạnh, đáp ứng xu hướng xanh hóa và số hóa.

 Nhiều giải pháp giúp khách hàng giảm từ 50 – 60% điện năng tiêu thụ so với hệ thống cũ, rút ngắn thời gian hoàn vốn, qua đó gia tăng sức thuyết phục ngay cả trong giai đoạn thắt chặt đầu tư. Đối với dịch vụ sau bán hàng, Rạng Đông tiếp tục phát huy lợi thế của một doanh nghiệp Việt Nam, đáp ứng nhanh, tại chỗ và cam kết bảo hành, bảo trì lâu dài. Đây chính là “vũ khí” quan trọng nhất để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường truyền thống và phát triển bền vững, đồng hành với đối tác kinh doanh, người tiêu dùng cả trong thuận lợi lẫn khó khăn.

Trong bối cảnh thị trường nội địa gặp khó, xuất khẩu trở thành điểm sáng quan trọng. Doanh số xuất khẩu của Rạng Đông duy trì mức tăng trưởng hai con số, đóng góp ngày càng lớn vào tổng doanh thu. Rạng Đông mở rộng thêm các thị trường mới tại Bắc Mỹ, Trung Đông và Nam Á, đồng thời thay đổi cơ cấu sản phẩm theo hướng tăng tỷ trọng các dòng có giá trị gia tăng cao, đáp ứng yêu cầu tiết kiệm năng lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt.

Khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi, quá trình áp dụng 5S tại Rạng Đông cũng bộc lộ không ít khó khăn, phản ánh những thách thức chung của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Một trong những khó khăn lớn nhất là việc duy trì kỷ luật 5S trong dài hạn. Thay đổi thói quen làm việc vốn đã hình thành trong nhiều năm không phải là điều dễ dàng, đặc biệt trong môi trường sản xuất có cường độ cao. Nếu thiếu cơ chế kiểm tra, đánh giá và động viên phù hợp, 5S rất dễ rơi vào tình trạng hình thức, làm tốt ở giai đoạn đầu nhưng dần mai một theo thời gian.

Doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể về thời gian và nguồn lực cho công tác đào tạo

Ngoài ra, việc triển khai 5S một cách bài bản cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể về thời gian và nguồn lực cho công tác đào tạo, truyền thông nội bộ và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn. Trong bối cảnh doanh nghiệp phải cân đối nhiều mục tiêu cùng lúc, từ sản xuất, kinh doanh đến đổi mới công nghệ, việc phân bổ nguồn lực cho 5S đôi khi gặp áp lực nhất định. Điều này đòi hỏi sự kiên trì và tầm nhìn dài hạn từ phía lãnh đạo doanh nghiệp.

Thực tiễn tại Rạng Đông cho thấy, 5S chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được gắn chặt với văn hóa doanh nghiệp và được xem là trách nhiệm chung của toàn bộ tổ chức, thay vì nhiệm vụ riêng của một bộ phận hay một phong trào thi đua ngắn hạn. Khi người lao động hiểu rõ lợi ích thiết thực của 5S đối với công việc hằng ngày và điều kiện làm việc của chính mình, họ sẽ chủ động tham gia và duy trì các tiêu chuẩn đã đặt ra.

Trong bối cảnh hiện nay, khi doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước yêu cầu nâng cao năng suất lao động để thu hẹp khoảng cách với các nền kinh tế phát triển, 5S tiếp tục khẳng định vai trò là một công cụ căn bản nhưng không thể thay thế. Trường hợp của Công ty CP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông cho thấy, dù còn nhiều thách thức, việc kiên trì áp dụng 5S một cách thực chất đã và đang tạo ra những chuyển biến tích cực về năng suất, chất lượng và văn hóa làm việc.

Có thể khẳng định rằng, 5S không phải là giải pháp “nhanh” hay “dễ”, nhưng lại là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp xây dựng năng lực cạnh tranh dài hạn. Khi được triển khai đúng cách và gắn với chiến lược phát triển bền vững, 5S sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc gọn gàng hơn, mà còn làm việc hiệu quả hơn, chất lượng hơn và nhân văn hơn trong kỷ nguyên cạnh tranh mới.